Как заставить офис поумнеть

Все так или иначе слышали про умный офис, но не все четко понимают, что под этим подразумевается. Может быть, роботы вместо сотрудников? Или когда пиццу на обед доставляют дроны? Неудивительно, что многие успешные компании еще не приобщились ко всем современным возможностям умного офиса, считая их излишествами. Попробую на примерах объяснить, как умный офис по-настоящему меняет жизнь.

Умный офис может включать различные системы контроля доступа в помещение. Например, вместо пропуска сотрудники могут использовать мобильный телефон, который забывают дома куда реже. Даже лицо может работать в качестве пропуска, если компания внедрит систему распознавания лиц.

Управлять всеми процессами в переговорной комнате можно с помощью одного планшета: передать сообщение о неисправности специалистам техподдержки, вызвать сотрудника клининговой службы или кофе-леди, отрегулировать климат и уровень освещения в помещении, а также забронировать его на нужное время.

Управление всем офисом также подразумевает много возможностей, таких как зонирование климата или использование систем энергосбережения. В офисе устанавливаются различные датчики для измерения уровня углекислого газа, уровня шума, температуры, освещенности. На основании полученных с их помощью данных можно использовать сценарии: открывать окна, включать систему подавления шума и кондиционеры, менять уровень освещенности.

Система Quick response включает в себя планшеты или QR-коды в различных офисных локациях. С их помощью можно вызвать нужного специалиста. Например, сообщить, что на кухне что-то закончилось. Можно настроить систему так, чтобы по завершении уборки или другого необходимого действия исполнитель мог отчитаться.

Благодаря системе умной печати можно исключить ситуации, когда документ отправлен на принтер по ошибке. У всех сотрудников настроен доступ к одному виртуальному принтеру, а необходимые документы они могут распечатать, подойдя к ближайшему удобному устройству и приложив к нему специальную карточку. Такая система поможет избежать ситуаций, когда конфиденциальные бумаги отправляются в другое подразделение. Также она дает возможность просматривать данные аналитики по печати документов в организации, чтобы оптимизировать затраты на бумагу и расположение принтеров.

Любую локацию можно оснастить системой распознавания местоположения и последующего отслеживания объектов в рамках этой зоны с помощью мобильного телефона. Если сотрудник или посетитель офиса включит на своем мобильном Bluetooth, датчики в помещении будут отслеживать его местоположение, а на экране телефона через приложение пользователь увидит, где находятся различные локации и как туда добраться. По схожему принципу система может работать через Wi-Fi, используя офисные точки доступа.

Рационально использовать рабочие места помогает система Hot desking, через которую можно забронировать временно пустующий стол. Она актуальна, например, в отделе продавцов, где сотрудники имеют разъездной характер работы и используют свое место примерно в течение 20% всего рабочего времени. Умный офис упрощает жизнь бизнесу: создает комфортную среду для работы и творчества и сохраняет ресурсы сотрудников. В зависимости от потребностей компании, он может включать базовые решения, такие как система бронирования переговорок и видеонаблюдение, а может подразумевать полную автоматизацию всех процессов.

Почитайте про умный офис Orange у нас, в башне «Меркурий». А если у вас есть свои примеры проблемных или неудобных ситуаций, напишите мне, и мы подумаем, как их решить с помощью умного офиса.