La mairie de Fontenay-aux-Roses a mis en place une solution de visioconférence pour tenir son conseil municipal à distance et ainsi répondre au mieux aux besoins des administrés en période de confinement. Diffusée en direct sur internet, la vidéo a également été publiée en replay. Une première dans le département des Hauts-de-Seine.

Poursuivre le dialogue entre élus malgré la crise sanitaire

Au moment du confinement dans le département des Hauts-de-Seine, les élus de Fontenay-aux-Roses ont souhaité réunir le conseil municipal et informer les administrés du contenu de leurs échanges. La Mairie était déjà dotée d’un outil de collaboration, mais sa DSI a cherché à se doter d’une solution proposant davantage de fonctionnalités pour permettre un dialogue plus fluide entre les élus. Les équipes d’Orange Business Services l’ont accompagnée dans ce projet.



Cette solution permet d’afficher l’ensemble des participants en simultané, mais aussi d’avoir une gestion technique pour activer ou désactiver les micros de chacun de manière simplifiée

 

Simon Bigay, DSI de la mairie de Fontenay-aux-Roses

Un jour J minutieusement préparé

La DSI a opté pour la plateforme de collaboration cloud sécurisée Cisco Webex. « Cette solution permet d’afficher l’ensemble des participants en simultané, mais aussi d’avoir une gestion technique pour activer ou désactiver les micros de chacun de manière simplifiée », détaille Simon Bigay, DSI de la mairie de Fontenay-aux-Roses. D’autres fonctionnalités comme la présentation de documents ou le partage de vidéos sont aussi à disposition. La sécurité offerte par la solution était un point important dans le choix de cette solution car elle garantit la confidentialité des informations échangées. Dans les 24 heures suivant la demande de la mairie, Orange Business Services a mis la plateforme à disposition de la DSI qui a pu effectuer ses premiers tests. Les deux partenaires ont échangé au fil de l’eau pour que la DSI soit autonome rapidement. En 7 jours, la plateforme était opérationnelle pour une première réunion. La DSI a également accompagné chaque membre du conseil municipal dans la prise en main de l’outil et pour installer le module nécessaire au bon fonctionnement de la conférence sur leur équipement (ordinateur, tablette et smartphone).

La réunion dématérialisée, nouvelle composante de la vie municipale

50 personnes dont 29 élus ont participé à la première réunion dématérialisée du conseil municipal le jeudi 23 avril 2020. Après l’appel du maire, chaque participant lève la main pour signaler sa présence et demander la parole. Avec la direction générale, la DSI, assure la partie technique en activant les micros des élus et en vérifiant la qualité sonore. Diffusée en direct sur YouTube et Facebook, la réunion est disponible en « replay » pour celles et ceux qui n'ont pas pu y assister en direct. À ce jour, la vidéo a été consultée plus de 1 200 fois. Après ce premier succès, la mairie envisage de tenir son prochain conseil municipal en visioconférence.

« D’autres communes nous ont contactés pour avoir des informations sur notre dispositif », confie Simon Bigay. Une réflexion sur le long terme pourrait même être menée autour de la tenue de conseils municipaux « hybrides » mêlant réunion physique et intervention d’élus en visioconférence. Une digitalisation qui nécessitera la mise en place de nouvelles fonctionnalités (sondages, votes…) ainsi qu’un accompagnement pédagogique des utilisateurs.

29 élus communiquent en visioconférence

 

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