Plus de 20% des Français télétravaillent plus d’une journée par semaine et
96 % d’entre eux pensent que ce mode de travail améliore le bien-être des salariés.
– source Commissariat Général à l’Egalité des Territoires
Il est vrai que nous pourrions croire qu’au 21è siècle, disposer d'un bâtiment moderne, accueillant et digitalisé ne constituerait pas un pôle d'investissement nécessaire pour l’avenir. Et pourtant, la transformation des espaces de travail (ou "workspace") offre aux organisations un certain nombre d'avantages : concurrentiel, financier, de productivité ou encore collaboratif
Le taux de rétention des collaborateurs est accru de 87 % dans les entreprises qui ont adopté une approche Digital Workplace
– source étude Deloitte « The digital workplace: Thin, share, do »
Cette transformation se traite à tous les niveaux d’une entreprise
- Ressources Humaines pour attirer des nouveaux talents ou favoriser le bien-être des collaborateurs
- Système d’Information pour mettre à disposition des collaborateurs des outils performants
- Immobilier pour optimiser l’allocation des espaces et mieux répondre aux transformations
- Communication pour rayonner en interne et en externe avec une image de marque forte
- Managérial pour accompagner les nouvelles méthodes de travail et assurer une meilleure collaboration et un meilleur engagement des collaborateurs
1. L'immobilier pour définir les nouvelles tendances d'aménagement
La transformation de l’immobilier consiste à repenser la manière dont les espaces sont organisés et de les confronter aux tendances actuelles du marché :
- Offrir une variété d'environnements aux employés pour améliorer leur confort et leur laisser le choix dans l’espace qui leur convient le mieux (espace de travail, de convivialité, de tranquillité, collaboratif, etc.)
- Imaginer des espaces amovibles permettant de créer, de déplacer, de reconstruire la salle selon ses souhaits en fonction des besoins du moment (hackaton, présentation, plénière, co-working, ...) et pour permettre de s’adapter aux transformations futures
- Repenser l’assignation des places pour laisser la possibilité aux équipes de s'asseoir ensemble et collaborer ou pour bousculer les silos entre départements et favoriser le mélange et les échanges
- Retrouver l’ADN et les valeurs de l’entreprise dans les murs de ces nouveaux espaces de travail pour faciliter l’appropriation des lieux et le sentiment d’appartenance à l’entreprise (écologie, transparence, confiance, autonomie, etc.)
Cette partie du projet comporte plusieurs avantages : libérer la créativité des collaborateurs, maximiser l'occupation des espaces du bâtiment, adapter les environnements aux projets ou encore renforcer les liens entre chaque membre de l’entreprise.
2. Le digital pour faciliter l'appropriation des nouveaux espaces
La dimension digitale dans un projet de transformation des espaces de travail intervient en amont, pendant et après le projet :
- En amont, en identifiant dès le départ les choix en infrastructure pour la connectivité (WiFi, 4G/5G, Ethernet, etc.) et l’alimentation électrique nécessaires aux nouveaux équipements afin d’éviter les surcoûts non prévus et l’inadéquation des solutions retenues avec les espaces
- Pendant, afin de provisionner les budgets suffisants pour atteindre les ambitions digitales souhaitées en se projetant vers l’avenir et non pas en regardant la situation IT actuelle
- Après, en pensant BUILD mais également RUN pour accompagner l’adoption des nouveaux outils une fois déployés et éviter leurs rejets par les collaborateurs ou les effets déceptifs ainsi que la maintenance de ces équipements.
La transformation technologique doit donc coïncider avec le planning de la transformation immobilière. Les deux composantes sont à considérer au même moment pour éviter des complications dans le projet de transformation des environnements de travail.
Enfin, la brique technologique doit répondre aux attentes des collaborateurs en leur offrant des solutions digitales adaptées à leurs besoins : accéder aux données n’importe quand et n’importe où, communiquer et collaborer simplement, interagir avec le bâtiment, faciliter les déplacements, etc. La notion de besoin a toute son importance ici car plutôt que de partir sur les tendances technologiques du marché (reconnaissance faciale, badge dématérialisé, détecteur de présence, …) et de fournir à tout le monde les mêmes outils, l’objectif est d’adapter la solution en fonction de l’usage et du profil de l’utilisateur. Ces usages et ces besoins sont définis grâce à l’implication des collaborateurs dans le processus de transformation des espaces de travail.
3. L'humain au coeur de la transformation d'entreprise
En effet, un projet de transformation des environnements de travail ne peut être réussi que si les collaborateurs sont impliqués dans ce changement dès le départ. Co-construire cette transformation avec eux permet de les engager dans ce changement et d’identifier les difficultés qu’ils rencontrent au quotidien puis de mettre en place les solutions digitales et les espaces adaptés à leurs besoins.
Libérer la parole des collaborateurs peut se faire au travers d’ateliers immersifs ou de type « innovation game » qui permettent de faire émerger les idées innovantes et de se projeter dans le futur afin d’imaginer l’environnement de travail rêvé et idéal. L’utilisation de persona (résident, itinérant, sédentaire, etc.) permet d’associer une solution / un usage à un profil type et de faire converger les besoins vers une trajectoire lisible.
Par ailleurs, la transformation des espaces de travail doit s’accompagner de modifications dans les méthodes de management. Dessiner de nouveaux environnements avec des solutions collaboratives ne peut fonctionner que si les modes de travail s’alignent avec ces changements : repenser la place du collectif, fluidifier les échanges en bousculant les frontières de l’entreprise et les barrières hiérarchiques, repenser la relation temps/travail, sortir d'un état d'esprit où la supervision en visibilité directe prime sur les objectifs et les résultats des collaborateurs.
De nombreuses transformations n'atteignent pas les résultats souhaités parce que les employés ne sont pas engagés au bon moment, sur les bons sujets ou parce que les organisations n’effectuent pas les changements nécessaires dans leurs méthodes de management.
Plus de 60% des projets de transformation de l’expérience numérique des entreprises échouent
– source étude de Forrester Consulting
Pour atteindre les objectifs fixés, la transformation des espaces de travail doit donc lier le triptyque immobilier, technologie et humain et permettre aux entreprises de dégager plusieurs avantages :
- productivité : les employés sont plus heureux car le confort au quotidien a été amélioré
- concurrentiel : l’entreprise est plus attractif et il est plus facile d'embaucher les meilleurs talents
- renommé : cette transformation a clairement amélioré l’image de l’entreprise en interne et en externe
- financier : les espaces de travail sont optimisés grâce à la mobilité et le réaménagement à souhait
- collaboratif : les lieux créés sont conviviaux et favorisent le lien entre les collaborateurs
- culturel : ces nouveaux espaces sont le reflet des valeurs de l’entreprise (innovation, créativité, collaboratif, vert et digital)
Maintenant que vous avez la recette pour réussir, êtes-vous prêt pour la transformation de vos espaces de travail ?
Pour aller plus loin :
Consultant en transformation digitale depuis 7 ans, j’accompagne les entreprises de tout secteur dans le cadrage et la mise en place de leurs projets innovants en particulier dans le domaine du Smartbuilding. Je tire parti de mon expertise sur les enjeux du numérique pour la mettre au service de nos clients dans le choix de leurs ambitions digitales.