Ces nouvelles messageries qui révolutionnent notre façon de travailler (Partie 1)

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Derrière le terme banalisé de messagerie, les nouvelles messageries cloud du marché vont bien plus loin que la simple boîte mail ou le tchat ;
Elles proposent quantités de nouvelles fonctionnalités qui, connues et bien utilisées par les collaborateurs, peuvent devenir de puissants moteurs de transformation dans les entreprises. Elles changent également la vie des administrateurs, comme nous le verrons dans un prochain billet.

3 heures après la fin du CODIR, Catherine était déjà en train de contempler deux beaux graphiques montrant une tendance claire :

  • 53% des collaborateurs du site en faveur de l’aménagement d’une vraie cuisine de maison type IKEA dans l’ancien bureau de M. Michot parti à la retraite.
  • Moins de 20% pour la proposition de salon contemporain avec console de jeux.

Le secret de l’efficacité de Catherine : sa nouvelle messagerie qui inclut une application de sondages, et plein d’autres outils très utiles dans son quotidien.

Le poste de travail se transforme, deux écoles en concurrence

Dans nombre d’entreprises, le client de messagerie (Outlook, Thunderbird ou Lotus) trône au centre du poste de travail, souvent accompagné d’une suite bureautique (Microsoft Office, Open Office..).

Ce poste de travail est en plein transformation, sur la base deux approches : le drive et le tchat de groupe.

Le Drive fournit à chaque collaborateur un espace de travail centré sur ses documents

Accessible via le navigateur, il intègre nativement les outils pour les stocker, les rechercher, les éditer et les partager. Il s’utilise seul ou en mode collaboratif lors d’une réunion de travail sur le même site ou à distance.

Le collaborateur dispose d’une large palette d’applications directement intégrées, qui répondent de manière plus pointue à ses besoins :

  • une version modernisée de la boîte mail et de la suite bureautique,
  • des espaces de stockage pour les travaux d’équipes qui sont ouvrables à l’externe,
  • des outils de création de sites intra/internet,
  • des formulaires pour collecter et traiter des informations,
  • du réseau social ou encore des forums de discussions.

Et la liste peut encore s’allonger via des marketplaces d'applications qui sont intégrées ou par connexion d’API avec des outils externes comme Trello.

Initié par Slack, le tchat de groupe correspond à l’autre école du nouveau poste de travail.

On retrouve son approche conversationnelle chez ses équivalents Google Chat et Microsoft Teams, ainsi que dans Facebook Workplace.

Centré sur les projets, il offre des salons de conversations thématiques et inclut parfois des fonctionnalités de gestion de projet. Pour disposer d’autres fonctionnalités, l’utilisateur active des connecteurs qui lui permettent d’accéder à ses documents et autres ressources (drive, webconférence, chabots etc.) depuis son interface de conversation.

Les deux approches visent à offrir à l’utilisateur une interface principale -voire unique- qui doit lui faire gagner du temps grâce à une ergonomie mieux pensée et l’accès centralisé à toutes ses ressources.

Ainsi elles réduisent “le travail autour du travail” : toutes les tâches fastidieuses et sans valeur ajoutée telles que les bascules et copier/coller entre applications, ou encore les manipulations de fichiers comme les rattachements de pièces jointes, zip, transferts de fichiers etc. disparaissent.

Des fonctionnalités innovantes, qui font gagner beaucoup de temps aux collaborateurs

Avec le cloud, l'intelligence artificielle arrive dans la boîte mail pour faire gagner du temps à l’utilisateur.

Ainsi Google annonce que déjà 10% des réponses par mail dans G Suite utilisent la fonction Smart Response : la messagerie propose 3 réponses et l’utilisateur n’a plus qu'à valider la suggestion au lieu d’avoir à la rédiger (source : Principled Technologies Study, 2016. A series of 1,500+ head-to-head tests between G Suite and Office 365).

Mieux encore, Google est actuellement en train de déployer Smart Compose : l’utilisateur commence son mail et le système termine automatiquement sa rédaction en tenant compte du ton et du contexte.

Sans prétention à l’exhaustif, on peut encore citer la traduction automatique de mail qui supprime la barrière de la langue, la possibilité de rappeler avec succès un mail envoyé par erreur ou encore la mise en attente d’un mail pour qu’il s’affiche à un moment plus propice.

Le Cloud offre également de nouvelles possibilités inaccessibles aux logiciels traditionnels.

La coédition en temps réel permet à plusieurs collaborateurs de travailler en même temps sur une proposition commerciale, par exemple. Plus besoin d'attendre que les autres contributeurs aient fini, et il n’y a plus de conflit de versions.

Les liaisons entre feuilles de calcul ne sont plus dépendantes d’un PC. On peut maintenant synchroniser des prévisions de ventes entre partenaires externes ou consolider un budget sans intervention humaine ni macros.

Il est également possible de lier des présentations entre elles afin de les maintenir à jour automatiquement. Collecter des données est aujourd’hui beaucoup plus simple et les outils de formulaires génèrent les rapports en temps réel.

Autre gain notable pour les utilisateurs : fini le travail perdu par un plantage ou une fausse manipulation. Tous les documents sont automatiquement sauvegardés en temps réel, y compris la traçabilité depuis leur création (auteurs, accès, nature et contenu de la modification etc.)

L’ergonomie est également au service du gain de temps.

Les meilleurs outils permettent par exemple de créer une webconférence en moins d’1 minute, en moins de 3 clics. L’objectif est de fournir de la simplicité et de l’efficacité pour faciliter l’adoption par les utilisateurs. Autre exemple : Pouvoir créer une tâche sur un document et l’attribuer à un collaborateur sans avoir à ouvrir un logiciel de gestion de tâches, et qu’il puisse y accéder instantanément par simple clic sur la notification qu’il a reçue. On peut également citer la publication web, rendue accessible à n’importe quel utilisateur et sans avoir à passer par une agence de communication.

Des bénéfices d’usage et financiers aussi impressionnants qu'inattendus

Nouvelles fonctionnalités et ergonomie améliorée ont un impact sur l’expérience utilisateur qui se traduit par une meilleure adoption et des gains de temps -et donc financiers- substantiels.

Au plan quantitatif, on compte dans certains cas 74 % de temps d’attente en moins pour ouvrir des documents sur un appareil mobile. Les utilisateurs reçoivent et envoient désormais des pièces jointes 38% plus rapidement. Ils peuvent même se partager des gros fichiers comme des vidéos ou des bases de données jusqu'à 5 To, sans avoir à passer par des services ou applications intermédiaires de transfert de fichiers (source : Wall Street Journal, Sept. 18, 2018, very interesting awesome love it gmail users confront chipper smart reply).

Au plan financier, on totalise rapidement d’importants gains :

Au coût horaire moyen du travail en France (37€/heure), on gagne facilement 167€ par personne chaque mois grâce à, entre autres le tri automatique des mails entrants, la suppression des tâches d’attachement/détachement de pièce jointe ou d’archivage, la suppression des coûts de stockage des fichiers en doublons etc.

De même, l’entreprise peut gagner jusqu'à 500€ par mois par collaborateur sur les réunions grâce à l’agenda intelligent, la webconférence, l’accès confortable par smartphone et la coédition.

Comme on peut le voir, beaucoup des gains identifiés comme du confort à l’usage ont des transcriptions financières impressionnantes en termes de productivité à court terme. A moyen et long terme, c’est toute l’entreprise qui devient plus agile et plus compétitive via les nouvelles méthodes de travail qui brisent les silos.

Et les bénéfices ne s’arrêtent pas qu’aux utilisateurs, les administrateurs gagnent beaucoup avec ces nouvelles messageries, comme nous le verrons dans la deuxième partie de ce billet.

Pour aller plus loin

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Louis Verdie

« Spécialisé dans le marketing digital et les solutions de collaboration cloud, j’ai rejoint l’équipe marketing produit Universal Communications & Collaboration d’Orange Business Services. Mon rôle est d’assurer un parcours digital simple et une expérience client optimale pour administrer au mieux nos solutions. »