La Fédération Française de Karaté dématérialise ses licences adhérents via une application web

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Enjeux

La Fédération Française de Karaté (FFK) souhaitait disposer d’un outil centralisé capable de gérer en autonomie les différentes structures (Fédération, clubs, ligues, comités départementaux) et métiers (comptabilité, licences, sportifs) via un espace personnalisé pour les licenciés et dirigeants sur le web et le mobile. Cela devait lui permettre de communiquer en temps réel des informations aux utilisateurs et de réduire les impressions papiers en dématérialisant les licences et cartes des adhérents dans les smartphones.

La FFK avait besoin d’une base de données fiable et évolutive vers des e-solutions (prise de licences en ligne, affiliation des Clubs en ligne, …) afin de simplifier les processus en digitalisant des opérations gérées sous forme papier, donner l’accès au paiement des licences par prélèvement automatique ou par carte bancaire.

« Nous avons commencé par développer un portail extranet sur mesure « Mon Portail Associatif » pour optimiser la gestion des licences par la Fédération et ses structures déconcentrées. Nous avons ainsi une base de données de nos adhérents, fiable et actualisée en permanence. Puis, nous avons poursuivi notre transformation digitale avec une application web mobile qui simplifie le quotidien des adhérents en dématérialisant les licences et cartes dans leurs smartphones. »

Yves Bui-Xuan, Vice-président, Fédération Française de Karaté

Solution

La Fédération Française de Karaté a choisi Orange Business Services pour réaliser son portail extranet et son application web mobile :

  • Conception sur mesure d’un portail extranet « Mon Portail Associatif », composé de différents modules de gestion : sportif, formation, administratif et financier
  • Création de comptes en ligne avec un accès sécurisé, espace personnel, calendrier, paiement en ligne
  • Reporting via des tableaux de bord
  • Portail extranet mutualisé avec 8 autres fédérations
  • Développement d’une web application progressive (disponible à partir d’une url), adossée au portail extranet pour dématérialiser les cartes des adhérents dans les smartphones
  • Ergonomie, développement, tests, livraison, prestations de formation aux outils digitaux
  • Evolutions, accompagnement de la Fédération Française de Karaté dans la durée

Bénéfices

Accessibilité et fluidité
Le portail extranet permet à la fédération et à l’ensemble des structures déconcentrées d’avoir un outil de gestion commun, disponible 24/7 avec une base de données fiable et une connaissance instantanée des licenciés et de leurs dirigeants par discipline, par zone géographique …

Optimisation de la gestion
L’ensemble des utilisateurs ont adhéré à l’outil digital. 93% des clubs prennent et payent leurs licences en ligne. Le portail extranet offre de nombreuses fonctionnalités : intervention des clubs pour modifier certaines informations (changements des instances dirigeantes, modifications des coordonnées, etc..), communication instantanée avec les adhérents (mails, SMS), outils statistiques/ reporting à jour en permanence

Réduction des coûts
La mutualisation du portail extranet avec d’autres fédérations sportives contribue à réduire les coûts de développement digitaux. De même, la dématérialisation des cartes et licences dans les smartphones a permis de réduire de 150 000 euros/an les coûts liés à l’impression et la gestion des cartes papier/plastique

Résultats

  • Une forte satisfaction client
  • 93% des clubs prennent et payent leurs licences en ligne
  • Economie de 150 000 €/an sur l’impression/gestion des cartes adhérents
Voir le site FFK

Association en charge de l’organisation, du contrôle et du développement du karaté et des disciplines associées en France (arts martiaux vietnamiens, karaté jutsu, krav maga, arts martiaux du sud-est asiatique, yoseikan budo, wushu, para-karaté)

  • 255 000 licenciés, répartis dans près de 5 000 clubs
  • 14ème fédération Française en nombre de licenciés