Gestion des factures et des notes de frais, accès à distance à de lourds documents techniques... Des entreprises de toute taille peuvent tirer d’importants bénéfices de l’adoption de solutions digitales sécurisées. C’est le constat qu’a pu faire Soilmec France qui, pour améliorer sa performance, a opté pour deux applications du catalogue des Mobile Business Apps d’Orange : Expensya et Open Bee.

Les inévitables contraintes de gestion d’une PME

Présent en France depuis les années 1960, Soilmec est spécialisé dans la conception, la production et la commercialisation de matériels nécessaires à la réalisation de fondations de bâtiments et d’ouvrages d’art (ponts, autoroutes, viaducs, métros). Au sein de son siège implanté à Saint-Aubin sur Gaillon, la société emploie 15 collaborateurs qualifiés. Un nombre restreint de salariés qui crée logiquement des contraintes spécifiques, comme en témoigne son Directeur, Sébastien Canac : « dans une PME telle que la nôtre, nous ne disposons pas forcément de toutes les ressources en interne. Il est donc très important pour nous d’être accompagné dans la digitalisation par des partenaires capables de nous soutenir. »

Expensya et OpenBee : les opportunités offertes par le Cloud

Soilmec France a bénéficié des solutions proposées par Orange dans des domaines particulièrement chronophages. La gestion des notes de frais de l’entreprise, d’abord, a été révolutionnée par l’usage d’Expensya. Principal atout de l’application ? Son algorithme capable de lire automatiquement les données. Il suffit ainsi aux collaborateurs en déplacement de photographier leurs notes de frais à l’aide de leur smartphone pour transmettre directement les informations nécessaires à la direction et au service de comptabilité.

L’application Open Bee a, quant à elle, été pensée pour optimiser la gestion des documents et le traitement de la facturation fournisseurs. Où qu’ils se trouvent, les salariés ont notamment la possibilité d’accéder via le Cloud à la documentation technique des quelque 350 machines qui forment le parc du groupe. « En plus d’être accessibles, les documents peuvent être facilement mis à jour, souligne Sébastien Canac. Cela permet aux équipes d’être beaucoup plus performantes que par le passé sur les sujets concernés. » Autre atout d’Open Bee : un système de workflow hautement performant capable de traiter les informations de l’ensemble des dossiers, mais également de toutes les facturations de l’entreprise.



Dans une PME telle que la nôtre, nous ne disposons pas forcément de toutes les ressources en interne. Il est donc très important pour nous d’être accompagné dans la digitalisation par des partenaires capables de nous soutenir.

 

Sébastien Canac, Directeur général délégué de Soilmec

Simplicité d’usage et gain de temps décisif

L’usage des applications ne nécessite qu’une journée de formation, ludique, dispensée par les équipes d’Orange Business Services. Les bénéfices sont immédiats. Ainsi, alors qu’avant les notes de frais devaient être vérifiées manuellement, les collaborateurs les adressent désormais via Expensya au directeur au moyen d’une simple photo. Une fois validées par ses soins, celles-ci sont transmises au service comptabilité. Le traitement se fait alors en un clic : c’est l’application elle-même qui se charge de catégoriser les informations et d’indiquer les montants. De même, le contenu des factures, une fois scannées, apparaît immédiatement sur Open Bee. « L’application reconnaît les factures, les classe automatiquement par numéro de facture, date, le hors taxe ou encore la TVA », témoigne Alexandra Andoussamy, comptable chez Soilmec.

Sébastien Canac souhaite désormais franchir une nouvelle étape : utiliser Open Bee pour implémenter une solution de signature électronique. A la clé, une limitation supplémentaire des échanges papiers, synonyme de gain de temps en interne et d’une réactivité accrue auprès des clients.

350 documentations techniques accessibles directement via le Cloud

 

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