En raison de la crise COVID-19, et plus particulièrement des mesures de distanciation sociale, des interdictions de voyager et du risque de contamination, il est presque impossible pour les entreprises de tenir leurs assemblées générales annuelles (AGA). Mais, même en pleine pandémie et dans la mesure du raisonnable, les actionnaires doivent avoir la possibilité de participer à ces réunions.

Une Assemblée Générale Annuelle (AGA) est l’une des rares occasions où les actionnaires peuvent discuter de divers sujets avec le conseil d’administration et dialoguer directement avec la direction. À l’approche de son AGA, une entreprise minière internationale a rapidement constaté qu’il était nécessaire de repenser le format traditionnel de cette réunion afin de l’adapter au contexte actuel. Elle a donc demandé conseil à Orange Business Services.

Cliente de longue date d’Orange, cette entreprise minière, dotée d’une équipe IT réduite, a vite compris que la meilleure option consistait à organiser une AGA virtuelle. Au lieu de rediriger ses ressources informatiques internes critiques, elle a choisi de faire appel à Orange pour bénéficier d’une expérience entièrement managée.

Une AGA virtuelle organisée sous la forme d’un événement managé

Avant la pandémie, la société organisait ses AGA dans des locaux situés à Hong Kong. Ces locaux pouvaient accueillir 150 actionnaires. La crise COVID-19 a rendu tout cela impossible. L’équipe d’Orange et la direction de la société se sont réunies en conférence téléphonique afin de trouver une solution et ont convenu d’organiser une AGA virtuelle sous la forme d’un événement managé ponctuel.

L’équipe informatique de la société avait déjà examiné plusieurs offres de visioconférence mais n’avait pas trouvé de solution répondant à ses exigences. Elle avait besoin d’un service managé adapté au streaming audio double canal, beaucoup plus complexe. Un numéro d’appel distinct devait permettre aux participants d’obtenir une traduction en temps réel en mandarin de l’AGA, diffusée en anglais.

En outre, la société souhaitait bénéficier d’une solution déjà commercialisée permettant aux parties prenantes d’assister virtuellement à l’AGA, de manière simple et sécurisée, sans qu’il leur soit nécessaire de se connecter via une connexion VPN.

Orange a donc suggéré à la société d’utiliser GlobalMeet Webcast, une plate-forme audio et vidéo évolutive basée sur le cloud, conçue pour diffuser des événements en direct en vidéo HD depuis n’importe quel appareil et n’importe quel navigateur. Cette solution permet aux organisateurs, aux présentateurs et aux participants de rejoindre l’événement en un clic. De plus, le nombre d’utilisateurs peut facilement être augmenté sans perturbation du réseau et les prises de parole du public peuvent être contrôlées de manière rigoureuse. Un système d’authentification avancée des utilisateurs garantit la sécurité du système.

Les invitations ont dû être envoyées en seulement quatre jours. Orange a donc rapidement créé une page de renvoi personnalisée pour permettre aux actionnaires de s’inscrire. Tous les participants préinscrits ont reçu des mots de passe personnalisés avant l’événement. L’équipe technique d’Orange a organisé une répétition générale une semaine avant l’événement avec des intervenants situés dans différents pays, puis à nouveau trois heures avant avec des traducteurs.

Transmettre son message virtuellement

L’AGA virtuelle s’est très bien déroulée, et l’entreprise minière et ses actionnaires ont été impressionnés par la qualité et la facilité d’utilisation de l’événement. Grâce à ce service managé ponctuel, Orange a proposé à son client bien plus qu’une simple plate-forme : elle lui a offert des résultats technologiques positifs dans une période sans précédent.

L’entreprise minière envisage désormais d’utiliser la solution GlobalMeet Webcast Orange comme plate-forme virtuelle pour d’autres événements importants.

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