Adapter ses sites aux nouveaux modes de travail : comment maîtriser l'incertitude ?

L’évolution des modes de travail pose un double défi pour les gestionnaires des sites, les directeurs immobiliers et les services généraux. D’une part, comment intégrer le télétravail et investir dans des espaces assez attractifs pour garder le lien avec les collaborateurs ? D'autre part, comment rationnaliser les coûts face à un taux d'occupation en baisse et des frais énergétiques en forte hausse ?

« Il ne faut pas hésiter à tester des concepts, et s'autoriser le droit à l'erreur, afin de s'assurer que les nouveaux services créés donnent du sens aux salariés »
Romain Brignon, VP Communications & Corporate Affaires chez Daher

Améliorer l'attractivité du site avec des services aux utilisateurs

Avec la généralisation d'un rythme de télétravail de deux à trois jours par semaine, les collaborateurs tendent à modifier la manière dont ils consomment l’immobilier. Les interactions physiques entre collègues, les échanges formels et informels, la collaboration ou les prestations personnalisées sont encouragés par les entreprises pour favoriser le retour sur site, sans user de la contrainte managériale. L’adaptabilité des solutions technologiques et du mobilier en fonction des populations (nomade ou sédentaire, ouverte ou réfractaire au changement) est également un moyen de faire apprécier par tous l’usage des locaux.

« Il est primordial de définir les besoins des collaborateurs et les traduire en cas d’usages avant de se lancer dans un projet immobilier, afin d’apporter des transformations utiles aux salariés »

Romain Brignon, VP Communications & Corporate Affaires chez Daher

Les projets que nous menons depuis la sortie des premières vagues de confinement confirment une demande croissante de services personnalisés : organiser ses venues sur site (notamment avec la mise en place du flex-office), réserver les ressources nécessaires à sa journée de travail ou encore identifier les collègues présents.

Répondre aux besoins évolutifs des occupants, mais aussi aux contraintes sécuritaires, économiques et environnementales

Les nouveaux modes de travail amènent l'ensemble des directions à évoluer quant à leurs relations aux espaces physiques :

  • Les directions immobilières, face aux exigences de rentabilisation des surfaces louées ou détenues du fait des taux d'occupation en déclin (exploitation, maintenance et performance énergétique)
  • Les services généraux, face à l'évolution de l’usage de l'immobilier par les collaborateurs et aux optimisations à prévoir (plateaux fantômes, salles peu utilisées, planning de nettoyage, services tiers attractifs)
  • Les directions des ressources humaines, face à l'impact social des transformations induites et au besoin d'animation des locaux pour conserver l'implication des salariés (accompagnement au changement)
  • Les directions juridiques et RSE, face au renforcement des obligations environnementales qui doivent amener les propriétaires et occupants à réduire de 40% leur consommation d'énergie d'ici à 2030 (décret tertiaire)
  • Les directions informatiques, face à la nécessité de centraliser l'offre de service digitale en vue d'une expérience utilisateur unifiée et simplifiée (interopérabilité des solutions, support utilisateurs) tout en maintenant la cybersécurité de l’ensemble.
« Nous avions besoin de données pour suivre l’usage des espaces. Nous avons donc installé des capteurs afin de pouvoir maitriser nos usages et savoir les objectiver »

Romain Brignon, VP Communications & Corporate Affaires chez Daher

Choisir des solutions éprouvées et pérennes pour répondre aux attentes

Face à l'évolution des usages, le marché offre aux directions la possibilité de transformer en profondeur les services aux utilisateurs et à l'administration des sites :

  • Adapter le bâtiment au travail hybride par la dotation de moyens audiovisuels qualitatifs (projection, vidéo, son) dans les espaces collaboratifs
  • Gérer finement les ressources disponibles (salles de réunion, positions de travail) par l’utilisation de capteurs de présence (capteurs dédiés, mutualisation avec la GTB du bâtiment) ou encore les systèmes tierces du bâtiment (accès, connexion réseau)
« Les outils mis en place nous permettent de piloter la consommation des espaces. Nous avons aujourd’hui un taux d’utilisation des salles de réunion d’environ 80% et nous avons réduit les no-show de 50% »

Romain Brignon, VP Communications & Corporate Affaires chez Daher

  • Faciliter la mobilité des utilisateurs grâce à une application mobile dédiée (badges dématérialisés, services dédiés au bâtiment), à la téléphonie mobile (softphonie ou dotation de Smartphone) ou encore aux écrans interactifs (plan du bâtiment, géolocalisation, point d’intérêt)
  • Piloter et administrer le site avec des outils interopérables et gérer l’abondance des données (GTB, IoT, accès, etc.) avec des outils dédiés (hyperviseur, BOS)
  • Définir l’infrastructure réseaux pour supporter ces nouveaux services tout en apportant davantage de flexibilité (POL-GPON), de couverture radio (WiFi/4G/5G) pour une connectivité globale ; de protocoles de communication sécurisés et universels pour plus d’interopérabilité.

Gérer le projet dans sa globalité

Que vous soyez en phase d'APD/APS (4-5ans avant l'emménagement), en phase de DCE (3 ans avant), en phase d'exécution ou lors de l'emménagement, Orange Business Services vous accompagne de bout en bout et vous permet de :

  • Bénéficier de nos retours d'expérience sur les projets immobiliers que nous menons
  • Comprendre et élargir votre vision des enjeux d'un bâtiment intelligent et innovant
  • Profiter de notre écosystème d'experts et de fournisseurs dans chacune des technologies d'un projet Smart Building
  • Tirer profit de notre savoir-faire d’innovation pour anticiper les technologies d'avenir
« Orange Business Services nous a accompagné tout du long du projet pour comprendre les besoins des collaborateurs, définir les cas d’usages et implémenter les solutions utiles »

Romain Brignon, VP Communications & Corporate Affaires chez Daher

 
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Jonathan STRAUSS KAHN

Manager chez Orange Consulting, j’accompagne les entreprises de tout secteur dans le cadrage et la mise en place de leurs projets innovants, en particulier dans le domaine du Smart building. Je mets mes expertises en Data et Digital Workplace au service des ambitions digitales de nos clients.

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