Quelles solutions digitales pour la gestion de vos espaces collaboratifs ?

Partager

Salles de réunion, espaces de créativité, flex-office… la gestion des espaces collaboratifs d'une organisation tient à la fois de la bonne intendance des ressources et de l'amélioration de la qualité de vie au travail. Le marché offre une large palette de solutions digitales pour optimiser la gestion de vos espaces et unifier par le haut l'expérience utilisateur.

11% seulement des collaborateurs déclarent être pleinement satisfaits de leur espace de travail, selon une étude réalisée par le cabinet Gartner sur un panel international en 2017. Près d’un sondé sur trois déclare également souhaiter avoir le choix entre plusieurs positions de travail au bureau, sans en avoir la possibilité actuellement.

Un outil orienté expérience utilisateur pour accéder à l'ensemble des espaces de travail

Les gestionnaires de bâtiments font ainsi face à une volonté croissante de la part des salariés d’évoluer au sein d’un environnement de travail souple, offrant une large palette de zones dédiées à la collaboration. La montée en puissance d’une nouvelle génération d’outils digitaux (capteurs de présence, Cloud computing, tablettes tactiles) a permis dès le milieu de la décennie 2010 l’émergence de fournisseurs spécialisés dans les outils numériques de gestion des espaces. Ils prennent désormais en charge une large palette de services, fournissant notamment un système unifié de réservation des espaces, accessibles via ordinateur et mobile.

Les solutions que nous avons pu étudier proposent aujourd’hui aux utilisateurs un socle de fonctionnalités communes, telles que détaillées ci-dessous :

  • 1. la consultation de la disponibilité des espaces et leur réservation via un portail web responsive associé à un plug-in intégré à l’outil de messagerie (Outlook, Gmail,…), tous deux connectés à un répertoire de ressources commun à l'ensemble du système. La différence entre les solutions tient alors à la présence ou non dans le pack fourni d'une application mobile ;
  • 2. la réservation à la volée des espaces de travail. Il s'agit de proposer à l'utilisateur de consulter sur place la disponibilité d'une salle ou d'une position de travail en flex-office. Il peut alors la réserver en s'identifiant avec son badge ou son mobile via un écran tactile disposé devant la salle ou sur le bureau. Les options liées à la réservation des positions en flex-office (système de préemption ou réservation formelle, affichage de l'identité de l'occupant) varient selon les fournisseurs, de même que l'intégration de détecteurs de présence pouvant dispenser d'une action humaine ;
  • 3. la visualisation rapide des positions disponibles en flex-office dans chaque espace dédié du bâtiment, via une interface web responsive ou une application, associées à une solution d'affichage dynamique ;
  • 4. l'orientation sur le site pour se rendre à un espace. Si l'ensemble des solutions étudiées propose un plan de l'étage où est situé la salle, la plus-value de certains dispositifs tient ici à la possibilité de fournir aux utilisateurs un outil de guidage interactif au sein du bâtiment ;
  • 5. la commande de services tiers associés à une réservation comme la fourniture d'équipements de visioconférence spécifiques, une intervention des services de maintenance ou la commande de collations et de plateau-repas. Cette fonctionnalité, intégrée au système de réservation, doit pouvoir se connecter aux services associés en interne (maintenance, facturation) et aux prestataires externes, ce que ne sont pas encore capables de faire toutes les solutions du marché.

Quels outils pour le gestionnaire de site ?

Les administrateurs et gestionnaires de site sont les premiers utilisateurs du backoffice des solutions de gestion d’espace. Les fournisseurs offrent à ce public cible un outil de gestion centralisée avec une vue en temps réel de l'occupation des salles et des positions de travail. Le facteur différenciant entre les offres tient à la qualité des vues statistiques et au système de gestion des droits pour le travail d'équipe.

Les organisations qui étudient le déploiement d’une telle suite logiciel peuvent ajouter aux cas d’usage collaborateurs la prise en compte de l’expérience utilisateurs de leurs services immobiliers. La compatibilité des différentes solutions – comprenant régulièrement des équipements et des licences propriétaires du fournisseur – avec le système informatique de l’organisation hôte doit également être prise en compte dans la durée. L’ensemble des équipes impliquées dans la gestion du bâtiment et des systèmes informatiques doit donc pouvoir s’impliquer dans la conduite de projet pour assurer un déploiement efficace.

300x300_theo-verdier.png
Théo Verdier

Consultant en transformation digitale collaborateur, je travaille sur la transformation de l’espace de travail à travers des projets orientés immobiliers et social collaboration.