G Suite vs Office 365 : quelle plateforme pour se transformer ?

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Demain, les interactions de l’entreprise avec son écosystème (clients, employés, partenaires, produits devenus objets connectés...) seront beaucoup plus nombreuses et majoritairement numériques. Avec leurs nouvelles fonctionnalités, les deux suites de messagerie cloud majeures du marché -Microsoft Office 365 et Google G Suite- peuvent-elles les aider à se transformer ?

Comment se traduit la transformation digitale pour les collaborateurs ?

Pour les collaborateurs, la transformation digitale revêt deux aspects : des outils de collaboration plus riches et des outils d’échanges de données plus automatisés.

Les outils de collaborations plus riches répondent à la généralisation du travail d’équipe en permettant les échanges rapides entre deux personnes ou un groupe, la co-construction de contenus, l’animation de réunions à distance avec vidéo et partage d’écran, ou encore les projets en mode agile.

En parallèle, les volumes de données collectés croissent dans l’entreprise, requièrent des outils qui permettent de systématiser l’approche et de structurer nativement l’information. Il s’agit en effet de mieux appuyer les décisions, faciliter l'analyse des résultats et déclencher des actions automatisées, comme par exemple faire des suggestions d’utilisation ou proposer des promotions en fonction de l’usage du consommateur, de ses préférences ou de sa localisation.

Faciliter et enrichir le travail en équipe

Avec Office 365, Microsoft complète ses valeurs sûres Outlook et Office avec les possibilités offertes par le cloud comme Skype et Yammer. Arrivé récemment, Teams améliore la collaboration en temps réel autour des projets grâce à une interface plus unifiée qui simplifie l’accès aux applications historiques, à l’exception notable du mail. Le tableau interactif SurfaceHub facilite l’idéation.

A côté de GMail, Google G Suite offre une approche centrée sur le document avec Drive, espace de travail web qui inclut notamment la messagerie temps réel (Chat), webconference (Meet), Jamboard (tableau interactif) réseau social (Google+). Drive se focalise sur l'efficacité : les fonctions utiles, accessibles rapidement avec grande fluidité d’interface et fonctions innovantes grâce à l’IA (suggestions de graphiques, composition de mail assistée etc.)

Ainsi Office 365 offre à chaque utilisateur l’expérience qu’il désire en améliorant les usages classiques. En revanche, choisir G Suite implique de perdre quelques fonctionnalités de mise en page avancée pour changer drastiquement de pratiques et de choisir un prestataire capable d'accompagner les collaborateurs dans le changement.

Digitaliser les interactions avec son écosystème

En parallèle des interactions humaines, l’entreprise va voir ses interactions avec son écosystème croître de manière exponentielle, comme par exemple le partage de prévisions en interne et en externe, la synchronisation d’actions opérationnelles dans une chaîne, la remontée de données d’usage depuis des objets connectés etc. Ces échanges d’informations impliquent une ouverture sur l'extérieur et une capacité à communiquer de plus en plus systématiquement, donc de manière digitale.

Sur ce plan Office 365 se démarque par sa richesse avec SharePoint (stockage de données), Forms (collecte), Flow (connecteurs) et Power Bi (mise en forme de données).

L’approche G Suite est moins sophistiquée qu’Office 365 mais accessible pour n’importe quel collaborateur : elle permet à l’utilisateur de tirer parti directement du stockage en ligne de Drive pour collecter des données avec Forms ou connecter ses données et celles d’autres utilisateurs (internes ou externes) via de simples fonctions de tableur ou collage avec liaison. L’utilisateur dispose également d’un magasin d’applications complémentaire, d’API et du langage Apps Script (forme de Java Script enrichi de fonctionnalités spécifiques à G Suite) pour connecter des sources, application et objets externes.

Deux écoles pour des besoins spécifiques

Au plan de la transformation, les approches de G Suite et d’Office 365 semblent opposées : alors qu’Office 365 promet d’augmenter sa productivité en exploitant au maximum sa zone de confort, G Suite impose de se transformer radicalement pour augmenter énormément son efficacité.

Au-delà de la liste des fonctionnalités, la transformation est le critère qui devrait orienter le choix d’une organisation entre ces deux outils, car toutes les organisations n’ont pas le même besoin, la même urgence ou le même intérêt à se transformer. Et quitte à se transformer, si l’outil est une base puissante, bien choisir son prestataire d'accompagnement est crucial pour transformer l’essai.

Pour aller plus loin :

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Louis Verdie

« Spécialisé dans le marketing digital et les solutions de collaboration cloud, j’ai rejoint l’équipe marketing produit Universal Communications & Collaboration d’Orange Business Services. Mon rôle est d’assurer un parcours digital simple et une expérience client optimale pour administrer au mieux nos solutions. »