1. Savoir ce que l’on achète
Cherchez, testez, renseignez-vous ! Personne n’achète une voiture sans l’essayer ! Alors comment acheter les yeux fermés un outil devant lequel on va passer plus de 50% de son temps de travail ? De nos jours, la messagerie, ce n’est plus juste du mail mais avant tout des fonctionnalités. Il faut voir le produit à l’œuvre lors de démonstrations car une liste de fonctionnalités ne permet pas de savoir si un produit est intuitif, accessible et répond aux besoins d’usages. Cette démarche permet de se forger un avis objectif sur ce que l’on achète et d'éviter les mauvaises surprises à l’installation.
2. Penser à l’interaction avec les autres outils de communication
Consulter son agenda et ses mails sur son smartphone, passer un appel sur son téléphone de bureau en cliquant sur un lien sur son ordinateur, avoir un débit internet qui permet la visioconférence, connecter les imprimantes/fax à la messagerie, etc. Il est essentiel de s’adresser à un professionnel expérimenté pour être sûr que toutes les promesses sont respectées et que l’outil fonctionne pleinement.
3. Ne pas oublier les utilisateurs
Il est nécessaire de proposer des formations aux utilisateurs lors de l'acquisition de nouveaux outils de messagerie, car ceux du cloud sont souvent présentés avec un périmètre fonctionnel plus large (chat, webconférence ou encore accès par smartphone).
Un éditeur peut également changer l’interface de son produit selon les versions et compromettre une utilisation satisfaisante aussi bien au niveau du confort d’utilisation que de la productivité. Enfin, un fournisseur peut prétendre que les nouvelles versions épurées sont plus simples à utiliser, ce qui n’est pas toujours vrai pour chaque utilisateur.
Un accompagnement au changement est nécessaire car l'outil en lui-même s’insère dans des méthodes de travail et de (bons) réflexes doivent être pris : un destinataire par e-mail, travailler directement dans le drive plutôt que d’envoyer des PJ et multiplier ainsi les versions …
4. Prendre en compte tous les coûts
Acquérir un outil de ce type implique de prendre conscience des différents coûts et surcoûts qu’il peut engendrer : logiciel et installation, migration, récupération des historiques techniques, formations et accompagnement au changement, double abonnement par période de couverture des deux systèmes, surdimensionnement des licences bureautiques,…
Pour une PME, un groupe ou une collectivité, changer de messagerie engage aujourd’hui l’entreprise au-delà du renouvellement technique. L’e-mail n’est plus qu’une fonctionnalité parmi la palette d’outils de communication et de collaboration qui l’accompagnent. Si certains d’entre eux sont déjà familiers à nombre d'utilisateurs qui en sont parfois très demandeurs, ce n’est pas le cas de tous ceux-ci, d’autant que l’usage en entreprise diffère de l’usage à titre personnel. Aussi, la clé du succès de ce changement - c’est-à-dire des outils connus, acceptés, utilisés et bien utilisés - tient plus dans l'accompagnement des utilisateurs que dans l’évolution technique elle-même.
Pour aller plus loin
Marketeur engagé depuis 15 ans dans la définition et la gestion de solutions B-to-B du Groupe, je suis aujourd’hui Responsable marketing produit de solutions de Collaboration Cloud. Alors qu’historiquement les solutions étaient très focalisées sur des architectures techniques et des stratégies d’industriels, le schéma s’est inversé et j’évolue désormais dans un environnement passionnant, ultra-réactif et où l’expérience utilisateur est au cœur du service et de la différenciation.