Finies les astreintes
Le premier bénéfice des nouvelles suites de collaboration est d’offrir à l'administrateur un ensemble complet et cohérent d’outils de collaboration et de production de documents sans avoir à gérer plusieurs fournisseurs et l’intégration des outils entre eux.
La tranquillité de gestion vient immédiatement ensuite. Finies les astreintes, l’administrateur offre sans effort à ses utilisateurs une fiabilité de très haut niveau grâce à des SLA allant jusqu’à 99,98%. De plus, moult fonctionnalités viennent améliorer son quotidien par rapport aux systèmes sur serveurs. Le MDM (Mobile Device Management) inclus lui permet de gérer et sécuriser les utilisations sur mobiles. La possibilité d’utiliser les outils par navigateur supprime les inconvénients du client lourd (prérequis système et matériel, mises à jour, plantages...), soit autant d’interventions et de support en moins sur le poste de travail lors du déploiement de nouvelles applications.
Un simple navigateur pour fonctionner, ce qui évite à l’entreprise d’avoir à remplacer le parc des PC
Au-delà des déploiements, ces nouvelles suites de collaboration sont également facteur de réduction des coûts cachés à moyen et long terme.
Certaines licences Microsoft Office 365 incluent nativement Windows 10. Ainsi l’administrateur est à la fois déchargé de la mise à jour de toutes les applications de collaboration et de la mise à jour du système d’exploitation des PC. Du correctif de sécurité à la nouvelle version, tout ce qui lui est demandé, c’est de choisir entre laisser faire le système, profiter en avance des nouvelles fonctionnalités ou bien définir des utilisateurs pilotes. Tout le reste est automatique.
Et les gains peuvent aller plus loin, en diminuant les coûts liés au système d’exploitation et à la partie matérielle. Ainsi, étant 100% web, G Suite n’exige qu’un navigateur à jour pour fonctionner, ce qui évite à l’entreprise d’avoir à remplacer les PC qui fonctionnent mais ne sont pas assez performants pour supporter une nouvelle version de Windows. Un bon moyen de marier TCO (Total Cost of Ownership) et Green IT.
Permettre au collaborateur de choisir le type d'ordinateur qu’il préfère
La réduction des coûts ne se fait pas aux dépens du service aux utilisateurs : au contraire, les nouvelles messageries améliorent le quotidien des collaborateurs et répondent aux nouveaux besoins de flexibilité des entreprises.
Ainsi lors du départ d’un collaborateur, qu’il soit commercial ou stagiaire, l’administrateur peut d’un clic et sans brèche de sécurité transférer ses documents à son successeur ou à son groupe de collègues.
Elles fournissent également des solutions aux organisations qui optimisent leurs locaux ou qui veulent réduire les coûts de gestion du poste de travail, avec la possibilité de généraliser des ordinateurs sans disque dur et en libre service (“Grab'n'go”) : ses identifiants suffisent à un utilisateur, interne ou invité, pour y retrouver l'ensemble de son environnement de travail, paramètres, raccourcis, mails, documents etc.
Elle permettent aussi de mieux répondre aux demandes croissantes de personnalisation des utilisateurs et des métiers : il est possible et en toute sécurité d’offrir au collaborateur le choix d’un type d'ordinateur plus conforme à ses habitudes (Windows, Mac, Chrome OS…) voire le laisser utiliser son propre ordinateur comme c’est le cas parfois avec le smartphone (Bring Your Own Device).
Mieux se protéger contre les fuites de données
La sécurité un atout souvent mal connu des nouvelles messageries. Là encore, c’est la centralisation des données qui permet de mieux se protéger contre les fuites : dans ce domaine, le drive fait mieux que les mentions “interne”, “confidentiel” sur toutes ces présentations dont on perd le contrôle dès le premier attachement à un mail.
Qu’il s’agisse d’un mail ou d’un document, l'administrateur dispose d’une palette d'outils très développée :
- Une traçabilité complète (activités, intervenants, actions),
- Des alertes paramétrables vers lui-même ou vers l’utilisateur en cas d’activités suspectes ou non conformes aux règles internes,
- Le blocage automatique du partage d’informations confidentielles (Data Loss Prevention).
Côté conformité, c’est également un atout vis à vis du RGPD et son obligation souvent ignorée de fiabilité des données personnelles en possession de l’entreprise. Plutôt que de dupliquer les fichiers et les données, ce qui en complexifie la maintenance, il suffit aux utilisateurs de synchroniser leurs documents entre eux (feuilles de calculs, présentations, sites etc…) pour qu’ils soient toujours à jour sans effort.
Ainsi, plus qu’une évolution technique ou financière, les nouvelles messageries cloud offrent à l’administrateur un cadre de travail entièrement renouvelé, adapté aussi bien aux besoins de ses utilisateurs qu’à ses propres enjeux actuels d’exploitation.
Pour aller plus loin :
Marketeur engagé depuis 15 ans dans la définition et la gestion de solutions B-to-B du Groupe, je suis aujourd’hui Responsable marketing produit de solutions de Collaboration Cloud. Alors qu’historiquement les solutions étaient très focalisées sur des architectures techniques et des stratégies d’industriels, le schéma s’est inversé et j’évolue désormais dans un environnement passionnant, ultra-réactif et où l’expérience utilisateur est au cœur du service et de la différenciation.