Collaboration : le télétravail vit un test à l'échelle mondiale

Le hashtag #workfromhome a vu sa courbe de popularité exploser sur twitter et LinkedIn ces dernières semaines. Avec le COVID-19, en France comme ailleurs, le télétravail est désormais considéré comme la solution la plus efficace pour assurer une continuité d’activité.

Dans un tel contexte à quoi devons-nous nous préparer pour l’avenir ? Comment accompagner les entreprises pour mettre en place rapidement des solutions de travail alternatives ? Quelles solutions proposer aux collaborateurs éloignés de leurs lieux de travail pour qu’ils gardent le contact avec leurs collègues et leurs clients ?

Le télétravail avait déjà connu un coup d’accélérateur en France avec les grèves du mois de décembre (il s’établissait à environ 30% des salariés des entreprises de plus de 10 salariés selon une étude de Malakoff Mederic en 2019). A l’avenir ce sera la succession d’évènements majeurs comme par exemple les intempéries provoquées par le changement climatique ou d’autres crises sanitaires qui rendront plus que nécessaire l’adaptation des entreprises. Ainsi, nombreuses sont-elles à profiter des solutions de télétravail comme moyen de ne pas stopper leur activité. Ce que nous vivons actuellement est la plus grande expérimentation mondiale de ce type.

Nous avons récemment assisté à un étonnant challenge lancé sur le Linkedin Asiatique et qui s’est peu à peu propagé de par le monde : le #Workfromhomechallenge, consistant à poster les photos de son nouvel espace de travail personnel, avec son chat sur le clavier, ses chaussons aux pieds, et ses intermèdes sportifs au milieu du salon… Pour un grand nombre de ces salariés, cette situation est nouvelle et cette étonnante initiative s’explique par le besoin de fraterniser autour d’un vécu commun pour dédramatiser la situation.

L’adoption de ces nouveaux usages s’est donc accélérée, notamment car il n’y avait pas d’autre alternative. Le télétravail est désormais fortement recommandé, mais pour être efficace il nécessite les bons outils.

Au premier rang la visioconférence

La visioconférence est l’outil idéal pour garder le contact. Grâce aux solutions de réunion en ligne il est possible de maintenir les réunions de suivi de projets mais aussi les séminaires ou les conférences à large audience qui ne peuvent plus avoir lieu dans des lieux fermés en recourant aux outils de webcast. D’autres outils d’engagement pour animer les workshops ou réunions de créativité comme Klaxoon existent et font des merveilles, à condition que les organisateurs aient été formés à la bonne utilisation de ces outils. Les salles de chat persistant ou les messageries d’équipes comme Microsoft Teams ou Cisco Webex Teams sont autant de lieux facilitant les échanges autour des projets communs , historisant les discussions, les comptes-rendus de réunion, et les supports de travail.

Côté DSI, les délais de mise à disposition comme enjeu majeur

En s’orientant vers des solutions hébergées dans le cloud, les DSI bénéficient de solutions immédiatement disponibles. Elles sont également plus flexibles et peuvent du jour au lendemain répondre à une demande massive de nouvelles licences si le contexte l’exige. Il est donc important d’anticiper ce besoin lors du choix du fournisseur. En effet, toutes les offres as a service ne sont pas équivalentes en la matière. Il faut privilégier les offres qui permettent une véritable flexibilité à la hausse, mais aussi - et surtout - à la baisse.

Une facturation au prorata temporis est également bienvenue pour ne pas faire exploser son budget. Enfin, les conditions d’engagement doivent être étudiées en fonction des besoins (éviter un engagement sur une période maximale pour un besoin ponctuel). C’est dans la capacité de la DSI à mettre ces solutions à la disposition des utilisateurs rapidement que seront jugées leur performance et la satisfaction des clients internes.

L’aspect ergonomique de la solution ne doit pas être négligé

Car c’est de l’ergonomie  que dépend la rapidité d’adoption de ces outils. Lorsqu’une nouvelle solution nécessite un changement d’habitude pour les utilisateurs, il est important de réduire les efforts de prise en main, de manière à éviter de trop solliciter les équipes support.  La DSI peut profiter des offres try&buy du marché pour tester au préalable ces solutions et choisir la plus pertinente pour leur entreprise.

A l’heure où je conclus ces lignes, je suis moi-même passée du statut de télétravailleuse occasionnelle à régulière et cela a changé ma manière de travailler et d’échanger avec mes collègues.  Je sens bien qu’une séparation trop longue me coupera de tout ce qui fait la vie de l’entreprise, de l’informel, et bien évidemment de mes équipes. Je dois donc entretenir un contact régulier, et si possible visuel qui maintiendra un sentiment d’inclusion.

En tout état de cause les nouveaux comportements naissent souvent de grandes ruptures.  Et l’on se souviendra à posteriori de ce monde où « on ne travaillait pas comme cela, mais comment faisait-on ? »  Nous sommes probablement à un moment charnière de l’évolution des modes de travail en entreprise.

Juliette Didon

Responsable marketing opérationnel des solutions de communication unifiée et de collaboration au sein d’Orange Business Services. Hier dans les contenus numériques, aujourd’hui dans les outils collaboratifs. Mon leitmotive : décrypter les nouveaux usages et promouvoir les nouvelles technologies qui améliorent le quotidien et tissent des liens entre les gens…