Télétravail : guide de survie si vous travaillez à distance

Vous devez soudainement travailler à distance et voulez être sûr de garder le contrôle ? Voici quelques astuces techniques et quelques conseils plus personnels pour vous aider à rester heureux et productifs lorsque vous travaillez à distance.

Les avis divergent à propos du télétravail. Pour certains, c'est très productif, libérateur et excellent pour l'équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Pour d'autres, le fait de travailler dans un bureau à domicile ou une cuisine est source d'incertitude et d'inquiétude par rapport aux aspects pratiques et sociaux. Une personne peut être productive tandis qu'une autre peut tomber dans la procrastination. Mais chaque personne est différente. Si c'est la première fois que vous travaillez à distance, voici mes conseils sur ce qui fonctionne le mieux. Du type de clavier à utiliser à la machine à café dont vous aurez besoin chez vous. Certains conseils ne vous correspondront pas forcément ou ne seront pas forcément adaptés à votre situation. Soyez donc prêts à déterminer ce qui vous convient le mieux, et choisissez les trucs et astuces qui contribuent le plus à votre productivité et à votre bien-être.

Ça reste du travail !

Travailler à distance ne veut pas dire : « ne pas travailler ». Vous avez la même charge de travail et les mêmes personnes dépendent toujours de vous. Et vous êtes toujours évalué sur ce que vous produisez. Pour certains, c'est facile. Ils n’ont aucune difficulté pour se concentrer et s'y mettre, où qu'ils soient. Même assis à la table d'un café, tant que le café servi est bon. Pour d'autres, le manque d'un vrai bureau est un handicap. Ils ont besoin d'une stratégie et d'habitudes leur donnant l'impression d'être au travail afin de rester concentrés.

Cette stratégie pourrait consister à se lever et à enfiler sa plus belle tenue de bureau et ses plus belles chaussures et à se mettre au travail chaque jour à la même heure. Vous pouvez travailler avec un ordinateur portable et un smartphone sur la table de la cuisine, avec le même sérieux et la même préparation que dans un bureau ordinaire. D'autres pourront passer leur journée de travail en pyjama ou dans leur t-shirt fétiche avec un bas de survêtement trop grand. Malgré leur look débraillé, ils n'auront aucun mal à être aussi professionnel qu’au bureau. Comme je l'ai dit plus haut, nous sommes tous différents.

Vous êtes plutôt du matin ou du soir ?

Si vous parlez à une douzaine de travailleurs à distance de leurs habitudes de travail, un seul d'entre eux vous dira probablement qu'il travaille de 9 heures à 17 heures. Cela ne veut pas dire que les autres ne font pas l'équivalent d'une journée complète de travail, mais ils choisissent simplement les horaires qui leur conviennent le mieux. Vous ne pourrez jamais décider entièrement de votre agenda, car les réunions et vos collaborateurs peuvent dicter en grande partie votre emploi du temps, mais la plupart des collaborateurs en télétravail arrivent tout de même à adapter leur emploi du temps à leur style de vie et à leur personnalité.

Certains travailleurs à distance aiment commencer très tôt. Ils s’assoient à leur bureau à l'aube et travaillant deux ou trois heures avant de prendre leur petit déjeuner. D'autres peuvent se mettre à leur bureau plus tard mais continuent à travailler le soir. C'est l'un des grands avantages du travail à distance. Votre emploi du temps professionnel peut être mieux adapté à votre horloge biologique, et vous permet de travailler lorsque vous vous sentez le plus opérationnel.

Restez organisés et disciplinés

Que vous soyez plutôt du matin ou du soir, il est important d'avoir une routine de travail. Faites-vous un emploi du temps, dressez une liste des choses à faire et restez organisé. Soyez discipliné. Ne laissez pas vos amis et votre famille partir du principe que le fait de travailler à domicile signifie ne pas travailler. C'est peut-être l'un des aspects les plus difficiles du travail à distance : expliquer aux personnes qui vous entourent que, bien que vous soyez à la maison, vous n'êtes pas disponible pour papoter et prendre un café. De même, soyez ferme si on vous demande de conduire quelque part un membre de la famille, même si vous êtes bien présent à la maison. Bien sûr, vous pouvez être un peu plus flexible lorsque vous travaillez à distance, mais si vous laissez les autres profiter de cette flexibilité, votre productivité pourrait en pâtir.

Le problème de la procrastination ne concerne pas seulement les travailleurs à distance. Les employés de bureau ont la fontaine à eau ou une machine à café pour les aider à éviter leurs prochaines tâches. Mais on ne peut pas nier que le fait de travailler à la maison peut offrir de nombreuses opportunités pour éviter de travailler. Il y a ce réfrigérateur qui a besoin d'être nettoyé en profondeur ou cette lampe de bureau parfaite à dénicher en ligne.

Une bonne stratégie pour faire face à la procrastination : dresser une liste des choses à faire, avec des délais. Notez clairement ce que vous devez faire et dans quel délai. Soyez réaliste et ne faites pas preuve d'un optimisme aveugle, cela ne ferait que vous stresser si vous n'arrivez pas à satisfaire vos attentes irréalistes. Relâchez la pression en vous accordant une pause-café au fur et à mesure que vous accomplissez les tâches de votre liste.

Évitez toute distraction en vous déconnectant des réseaux sociaux personnels et en désactivant leurs notifications sur votre téléphone. Laissez le téléviseur éteint et écoutez plutôt la radio, ou utilisez un lecteur audio. Mais veillez à les éteindre pour les conférences téléphoniques !

Etes-vous confortablement installés ?

Certaines personnes aiment travailler de manière informelle sur une tablette dans un café, tandis que d'autres aiment reproduire leur environnement de travail chez eux. Quelle que soit votre préférence, l'endroit où vous travaillez est important, et une bonne installation est essentielle pour vous aider à bien vivre le travail à distance.

Si travailler à distance signifie que vous travaillez régulièrement depuis votre domicile, l'installation d'un poste de travail permanent est une bonne idée, si vous avez la place suffisante. Par exemple, il est peu probable que les citadins aient une pièce qu'ils peuvent consacrer au travail. Si vous n'avez pas beaucoup d'espace, essayez au moins de vous installer là où il n'y a pas de source de distraction. Vous ne pourrez pas vous concentrer sur cette présentation que vous devez terminer en vous installant sur le canapé à côté de vos enfants lorsqu'ils regardent des dessins animés à la télévision.

Vous pouvez peut-être utiliser un coin de la chambre à coucher durant la journée ; les personnes ayant l'habitude de travailler dans des cafés s'installeront volontiers sur la table de la cuisine. Il est particulièrement important d'avoir un lieu calme et tranquille pour travailler si vous devez utiliser la visioconférence.

Quel que soit le siège que vous choisissez, faites attention à votre posture. L'ergonomie d'un bureau moderne est soigneusement pensée afin de veiller au confort sur votre lieu de travail. Vous devez être tout aussi attentif à votre confort lorsque vous travaillez à la maison. Réglez votre écran à la bonne hauteur et utilisez un bon fauteuil de bureau avec un soutien lombaire approprié et pouvant être réglé de plusieurs façons.

Connexion

Le système informatique de votre entreprise est configuré pour vous permettre de vous connecter au réseau sécurisé de votre entreprise et pour protéger vos données, tout en vous donnant accès, à la demande, à une palette d'outils généralement basés dans le Cloud. Le fait de vous éloigner de cet environnement peut être source de nombreuses difficultés. Mais heureusement, ce n'est pas le cas pour se connecter à distance, de manière sécurisée et fiable au réseau de votre entreprise. La technologie de travail nomade est maintenant tellement au point qu'il est généralement facile d'accéder au réseau et aux applications de votre entreprise.

Un réseau privé virtuel, ou VPN, sera votre outil principal pour créer une connexion sécurisée aux systèmes et aux données de votre entreprise. Un VPN est facile à utiliser, sécurisé et fiable. Il vous suffit de connecter votre ordinateur à votre service Internet, puis de vous connecter au VPN de votre entreprise, utilisant généralement une authentification forte. Une fois connecté, vous avez accès aux mêmes outils et données que ceux que vous utilisez au bureau.

L'accès aux systèmes de votre entreprise peut également être disponible via une tablette ou un téléphone mobile, car les entreprises s'assurent que leurs outils les plus populaires puissent fonctionner sur des systèmes d'exploitation mobiles.

N'oubliez pas de rester en contact avec vos collègues

Se connecter au réseau fait partie intégrante de votre travail, mais il est également essentiel de se connecter aux personnes. Les travailleurs à distance doivent collaborer avec leurs équipes pour s'assurer que le travail est fait, mais aussi pour maintenir les contacts humains.

Aujourd'hui, il existe tout un éventail d'applications de collaboration qui nous aident à travailler ensemble, telles que le chat Web, la vidéoconférence, la collaboration et le partage de documents. Des solutions telles que Microsoft Teams rassemblent ces outils et applications pour offrir une connectivité et une collaboration continues au sein des équipes. Cependant, même avec ces outils de collaboration sophistiqués, il est important de continuer à décrocher le téléphone pour un appel vocal. Parfois, un problème que vous n'arrivez pas à résoudre avec une multitude d'e-mails est réglé en quelques minutes en parlant de vive voix à une personne au téléphone.

Faites une pause

Lorsque vous travaillez à la maison, il est facile de devenir sédentaire et vous pouvez vous retrouver à être assis sans bouger pendant des heures. Faites régulièrement des pauses et intégrez-les à votre routine. Allez faire une petite promenade ou même un tour à vélo. Changez de décor et dégourdissez-vous les jambes.

Ce n'est pas seulement votre corps mais aussi vos yeux qui ont besoin de voir autre chose. Rester concentré sur un écran pendant de longues périodes sans repos ou changement peut entraîner une fatigue oculaire et même des maux de tête. Les yeux ont besoin d’effectuer une mise au point à des distances différentes. Il est recommandé de quitter régulièrement votre écran du regard et d’observer un objet qui se trouve plus loin. Regarder par la fenêtre pendant les cours n'est peut-être pas une si mauvaise habitude, contrairement à ce que disent les professeurs.

Votre routine quotidienne doit également inclure une heure à laquelle vous arrêtez de travailler. Définissez la vôtre et respectez-la, en fermant les outils à cette heure précise à chaque fois que c'est possible pour éviter d'empiéter sur votre temps libre. Dans le cas contraire, vous vous retrouverez à répondre à des e-mails et à travailler sur cette présentation jusqu'à très tard dans la soirée.

Détendez-vous et prenez plaisir à travailler

Quel que soit votre style de télétravailleur, que vous aimiez travailler dans les cafés ou à la maison dans votre bureau, il est important de trouver ce qui vous convient le mieux et ce qui vous permet d'apprécier le travail à distance.

Le cadre dans lequel vous travaillez, les technologies que vous utilisez, les personnes avec lesquelles vous interagissez, le planning que vous tenez, tout cela aura un impact sur votre productivité et votre bien-être. Si vous avez bien compris tous les éléments, vous pourrez vous détendre et apprécier l'expérience du travail à distance.

Lire la version anglaise de cet article : A useful survival guide for remote workers

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Glenn Le Santo

Rédacteur en chef, chez Orange Business Services. Je suis en charge de notre site Internet International et des blogs en anglais. Pendant mon temps libre, je suis littéralement capitaine de mon propre navire, passant mon temps sur les magnifiques rivières et canaux d'Angleterre.