Le groupe coopératif laitier Ingredia a fait appel à Orange Business Services pour digitaliser des processus internes de validation sur Microsoft Office 365. À la clé, un gain de performance indéniable.

Le besoin d’optimiser des processus métiers clés

Pour assurer le fonctionnement efficace des métiers, Ingredia, leader mondial des protéines laitières, utilise depuis une quinzaine d’années les solutions de télécommunication d’Orange Business Services. Un lien bien établi qui s’est enrichi de services plus récents tels que la cybersécurité et l’accompagnement à la transformation digitale.

« Sur nos derniers projets, nous avons été confrontés à des problématiques de validation et de circulation de l’information », indique David Bojczuk, Directeur des systèmes d’information d’Ingredia. En cause, deux types de dérogations concernant l’expédition, fréquemment utilisées et jusqu’alors octroyées manuellement : l’une concernait le contrôle qualité du produit et l’autre le dépassement de plafond d’assurance-crédit. « Les dispositifs n’étaient plus adaptés, rapporte le DSI. Des informations se perdaient dans les échanges de mails entre les différents services, des autorisations étaient oubliées dans des parapheurs… Résultat, des retards de livraison plus ou moins importants ». Une situation intenable pour Ingredia, qui a décidé de digitaliser sur une même plateforme l’ensemble des flux liés à ces dérogations. Avec une contrainte : concevoir des applications sur-mesure, intégrées au pack Office 365 de Microsoft, un univers familier à l’ensemble des collaborateurs.



On observe une nette amélioration des processus et des délais considérablement raccourcis.

 

David Bojczuk, DSI d’Ingredia

Un déploiement concerté et agile

Les nouvelles fonctionnalités ont été développées de manière agile, avec l’appui des experts Orange Business Services : ces derniers ont conçu des formulaires Power Apps, accessibles depuis un site SharePoint avec un processus d’approbation Power Automate. « Nous avons procédé par itération, en alternant des phases de tests utilisateurs, via des ateliers thématiques, et des phases de développement jusqu’à l’obtention de la solution adaptée. Les échanges avec les équipes Orange Business Services ont bien fonctionné. Tout a été très fluide, ce qui n’est pas toujours le cas sur ce type de projet. Malgré l’éloignement lié au contexte sanitaire, les équipes métiers ont été très satisfaites de la qualité des échanges, de l’accompagnement et de l’aide à la prise en main proposés », se félicite David Bojczuk. Menés de manière indépendante, les deux déploiements se sont étalés sur six mois. La transition vers ces nouvelles fonctionnalités s’est faite en douceur, sans perturber l’exécution du flux.

Des outils plus simples, plus rapides et plus fiables

Ces nouveaux dispositifs simplifient considérablement les deux workflows : le traitement de chaque demande est assuré rapidement, l’émetteur peut suivre l’avancée de son dossier et obtient une réponse en quelques heures. L’historique est également sauvegardé. « Avec six mois de recul, on observe une nette amélioration des processus, des délais considérablement raccourcis, et une meilleure traçabilité de l’information », affirme David Bojczuk.

Une expérience positive donc qui pourrait bien, à court ou moyen terme, faire des émules au sein de l’entreprise.

Validation passée de quelques semaines à quelques jours

 

 

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