1. Donner du sens
Poser les enjeux au départ pour mieux les partager ensuite, c’est l’assurance d’avoir des contributions de meilleure qualité. La démarche d’idéation s’inscrit généralement dans un projet plus vaste et les collaborateurs veulent connaître les raisons de leur mobilisation sur telle ou telle problématique.
Il sera donc nécessaire de répondre au préalable à quelques questions :
- Quels sont les enjeux d’une telle consultation ?
- Quels messages souhaite-t-on faire passer à travers la question posée ?
- Quels collaborateurs sont concernés ?
- Quel type de contribution ou d’interaction souhaite-t-on obtenir ?
Ces réponses nourriront la communication qui sera déployée tout au long de la démarche et permettront de mieux engager les collaborateurs. Un plan d’animation et d’engagement des cibles devra également être formalisé.
2. Penser mise en œuvre
Le challenge est de faire émerger et sélectionner les idées afin de les mettre en œuvre par la suite. En effet, un brainstorming débouchant seulement sur de vagues promesses est très décevant. Toutes les conditions doivent être réunies dès le départ pour permettre la transformation en actes concrets.
La gestion de projets innovants qui découlent de ces démarches d’idéation demande une implication sans faille, sous peine de retomber dans une certaine routine. Un sponsor de haut niveau devra être nommé pour garantir les moyens et incarner l’importance de la transformation à opérer. Les ressources (en temps, en homme et en budget) devront être anticipées et une organisation, agile et pragmatique, doit être mise en place tout au long de la mise en œuvre. Chaque projet pourra faire l’objet d’une méthodologie ad hoc car tous se ne ressemblent pas.
3. Etablir des règles claires, transparentes et accessibles à tous
Demander de l’engagement nécessite de créer un climat de confiance et exige donc une certaine transparence dans le processus de l’idéation.
Il est ainsi primordial de communiquer d’entrée de jeu sur quelques règles simples :
- Quelles sont les étapes du processus ?
- Quels sont les critères de sélection des contributions ?
- Combien seront retenues ?
- Qui décide ?
- Comment seront-elles mises en œuvre ?
Ces règles doivent être bien posées en amont, accessibles par tous et rappelées à chaque occasion de communication.
4. Eviter l’effet « Liste au Père Noël »
Libérer la parole c’est bien, la canaliser c’est mieux. Pour certains, la tentation peut être grande de se contenter de généralités, d’émettre des demandes sous forme de vœux, ou encore des idées en nombre en espérant que l’une d’elles soit retenue. Quelques précautions permettent de limiter cet écueil :
- bien structurer le dépôt de la contribution. D’une part, cela va permettre une sélection pertinente des idées en fonction des objectifs poursuivis (utiles pour les experts qui auront à dépouiller et valider ces idées). D’autre part, s’assurer que le contributeur se projette suffisamment dans son idée, en demandant, par exemple, un premier niveau de précision sur la mise en œuvre du projet s’il est retenu.
- demander à s’engager. Il s’agit là d’une contrepartie importante (« je t’accorde les moyens si toi-même tu t’engages à participer à la mise en œuvre de ton idée ») qui permet à la fois de s’assurer d’un réel engagement du contributeur et de filtrer les contributions.
5. Créer un équilibre entre popularité et expertise
Les démarches d’idéation reposent aujourd’hui sur des plateformes qui révolutionnent la boîte à idées d’antan. Ouverture, partages, likes, commentaires, votes, obtention de points, permettent une collaboration et un classement en temps réel. Dès lors, comment arbitrer entre les idées qui apparaissent les plus populaires et la nécessaire expertise qui permet d’en valider la faisabilité ?
Il faut ici faire le pari de l’intelligence collective : les idées les plus « populaires » sont autant de thèmes qui trouvent une résonance et qui doivent être traitées. Sélectionnez les idées à forte popularité dans un premiers temps, n’éliminez qu’à la marge et réservez les comités d’experts pour la décision finale.
6. Communiquer par la preuve
Le collaborateur demande des preuves ! Il met à disposition son temps, son énergie, parfois hors temps de travail et exige un ROI sur l’utilité de l’opération. Ce ROI, c’est l’assurance que sa proposition sera correctement évaluée mais surtout que les idées retenues seront bien mises en œuvre.
Ouvrez un espace sur l’intranet ou le réseau social interne pour donner de la visibilité sur la vie des projets en train de se faire : ateliers, hackathons, séances de tests, design du produit ou service, déploiement... Communiquez à chaque grande étape des projets et célébrez les succès, de préférence en image et son.
7. Valoriser les contributeurs
Reconnaître l’apport des contributeurs est la condition essentielle au succès des futures idéations. Leur satisfaction vient essentiellement de leur capacité à démontrer qu’ils sont utiles et forces de proposition pour l’entreprise. L’argument financier n’est pas le facteur déclenchant d’une bonne idée, même si un cadeau fait toujours plaisir.
L’individu doit donc être mis en avant et les idées starifiées. Mettez en place des cérémonies pour annoncer les initiatives gagnantes, relayez-les dans les supports internes, recueillez le pitch vidéo des contributeurs pour le partager en interne ou en externe (pensez marque employeur), offrez-leur du temps avec le top management, invitez-les aux événements importants de l’entreprise.
Pour aller plus loin
Au sein d’Orange Consulting, j’imagine des solutions innovantes de collaboration et de communication pour accompagner nos clients dans leur transformation digitale. J’interviens sur des problématiques de digital workplace, réseaux sociaux d’entreprise et plateforme d’innovation, en plaçant l’humain au centre de la démarche.