Les nouveaux usages collaboratifs impliquent de repenser l'organisation interne des entreprises

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La transformation digitale des entreprises contribue à améliorer l'expérience utilisateur en créant de la valeur : agilité, fluidité, rupture des silos… Mais cette valeur, bien que capitale, ne permet pas à elle seule de faire face au risque d'ubérisation qui pèse aujourd'hui sur toutes les entreprises. La réponse : Innover en permanence !

La Transformation Digitale impacte concrètement le monde de l’entreprise

Toutes les grandes entreprises françaises se disent aujourd’hui engagées dans la transformation digitale. Selon Gartner, 75% des entreprises d'ici 2020 deviendront ou s'apprêteront à devenir des entreprises "numériques" et toutes travaillent sur ce que l'on appelle leur expérience client. Bien évidemment, c'est un aspect majeur de la transformation digitale. Les nouveaux outils digitaux modifient en profondeur la relation de l'entreprise avec ses clients et la mise à disposition d'applications mobiles participe à un rapprochement avec les clients et leurs partenaires externes. Cette transformation digitale implique de repenser en profondeur le fonctionnement interne des entreprises, elle doit pousser les dirigeants, les employés à créer les nouveaux "Business Model" en rupture avec leur marché, en rupture avec aussi leurs habitudes et c'est certainement là le plus gros challenge. C'est assez paradoxal, mais pour moi le frein numéro 1 n'est pas la compétition, n'est pas la technologie, mais les freins internes et le manque d'agilité des entreprises.

Le rôle du management est décisif dans la réussite d'une telle mutation, et il faut infuser les nouvelles idées à tous les niveaux, des comités de direction, à l’ensemble des équipes opérationnelles. 

Le rôle de la technologie dans cette mutation des modes de management

Les méthodes de travail doivent évoluer pour aller vers plus de souplesse et vers une plus grande agilité dans le management des équipes. Il faut permettre le management par projets et la technologie a un rôle clé à jouer dans cette mutation. Il est crucial de fournir les outils qui vont rendre ce mode de travail collaboratif possible car il ne s'agit pas seulement d'améliorer la fluidité des échanges en interne, mais permettre aux équipes de travailler dans un véritable écosystème qui englobe les partenaires de l'entreprise, et ses clients. Etre joignable à tout moment quel que soit le device est un prérequis, mais pour stimuler les échanges, il faut aller au-delà des outils de communication comme on a pu les connaître il y a une dizaine d'année. La collaboration en entreprise replace le collaborateur au centre de son organisation et libère son potentiel. L’entreprise doit se mettre en capacité de stimuler la créativité de chacun.

Les nouvelles opportunités qui s’offrent aux entreprises

Toutes les entreprises ont aujourd'hui peur de voir leur activité être concurrencée par un acteur nouveau venu du digital. Une récente étude MIT Sloan Management Review / Deloitte montre que 9 dirigeants sur 10 considèrent être dans une industrie qui peut être potentiellement "uberisée". Or, seulement 44% d'entre eux s'y préparent. Il est impératif pour ces managers de se demander ce que le digital va apporter à leur cœur de métier, et comment l'intégrer. Mais attention à ne pas se livrer à cet exercice dans une posture uniquement défensive ! Il faut réfléchir aux secteurs connexes où l'entreprise pourra trouver de nouvelles opportunités et des relais de croissance. C'est le cas d'Airbus par exemple, qui reprend à son compte la technologie des drones afin d'imaginer Vahana, un concept de voiture volante qui tranche radicalement avec les gros porteurs qui ont fait le succès de l'entreprise. Plus proche de nous, la SNCF qui, plutôt que d'entrer en concurrence frontale avec Blablacar, a repris à son compte le principe du covoiturage afin de proposer IDVROOM, son propre service de covoiturage pour les courtes distances. C'est aussi notre cas avec le lancement prochain d'Orange Bank. La transformation digitale, ce n'est pas uniquement transformer ce que l'on fait déjà, mais c'est bien aller chercher des innovations et les opportunités business autour de soi. Il ne faut pas aborder son marché comme une compétition mais comme un challenge permanent. Avec le digital, les frontières s'abolissent mais il faut aussi faire tomber les barrières que l'on se fixe à soi-même.

Le futur digital de l’entreprise

Désormais, l’entreprise doit faire preuve d'agilité interne mais aussi mettre en place des connecteurs vers l'extérieur afin de travailler en écosystème avec les acteurs du marché, ouvrir son système d’information aux clients. De nouveaux outils digitaux de collaboration adaptés aux besoins des métiers sont apparus, que ce soient des outils mobiles pour les commerciaux et équipes nomades, des services de Web et Video Conferencing pour les équipes qui doivent mener des réunions à distances, des outils pour les centres de contact. Une tendance importante va s'amplifier dans les années à venir : l'intégration de ces briques collaboratives directement dans les applications métier, notamment les applications commerciales, les logiciels de gestion des ressources humaines ou des applicatifs métiers.

C'est ce que nous avons fait sur notre application de gestion commerciale grands comptes Salsa. Nos commerciaux ont cette application sur leur tablette numérique lorsqu'ils vont sur le terrain et celle-ci leur offre des fonctions de notre réseau social, affiche des alertes d'information, etc. C’est un espace de travail qui a été totalement créé afin de répondre à leurs besoins. C’est une personnalisation particulièrement importante car tous les utilisateurs n'ont pas les mêmes besoins.

Au-delà des outils de téléphonie et de messaging, il faut privilégier des outils de collaboration qui facilitent le travail en mode projet et privilégier ce que l'on appelle les "Meeting Room" virtuelles. Il s’agit de salles de réunion virtuelles où l'on peut à la fois organiser des réunions à distance, mais aussi stocker et partager des documents, conserver des historiques des échanges avec une capacité d'intégrer de l'audio, de la vidéo. En parallèle à ce volet purement digital, il faut repenser les espaces de travail mis à la disposition des employés. L'ère où chacun était isolé dans son bureau est passée, tout comme celle où tous les collaborateurs devaient partager un même "Open Space" bruyant.

Ces modèles ont vécu et font aujourd'hui place à une nouvelle vision des espaces de travail. Il est indispensable de mener un gros travail de design sur l'aménagement des espaces qui sont mis à disposition des collaborateurs, intégrer une notion de qualité sonore qui fait souvent défaut, stimuler la création et favoriser les interactions entres les membres des équipes projet. Selon le cabinet Schole, 78% des collaborateurs font partie d'équipes virtuelles travaillant en mode projet. Non seulement le digital doit être totalement intégré à l’organisation des lieux, mais l'ameublement lui-même doit être conçu afin d'aider les collaborateurs à partager, à échanger. Il faut réfléchir à des espaces de travail différenciés avec des espaces dédiés à la créativité, d'autres destinés aux réunions mais aussi réserver des endroits dédiés à l'isolement et à la réflexion.

5 points clés pour réussir sa transformation digitale en interne

1. Cassez les codes : la transformation digitale n'est pas une simple modernisation de vos processus actuels, vous devez penser autrement, sortir du cadre.

2. Impliquez tous les collaborateurs de votre entreprise : La transformation digitale doit être impulsée par la direction générale, mais les idées et la mise en application de cette transformation ne peut se faire sans l'implication des collaborateurs à tous les échelons.

3. Dotez-vous des technologies de l'agilité : Les outils de mobilité et de collaboration ont un rôle clé dans l'accélération de la performance ; il faut donner les moyens à vos équipes de mieux collaborer en interne et vers tout l’écosystème de l’entreprise.

4. Intégrer des fonctions d'échange à vos applications métiers : C'est une tendance qui commence à émerger : toutes les applications métiers vont peu à peu intégrer des fonctions de communication et d'échanges. L'idée est bien de rendre tous les processus d'entreprise collaboratifs.

5. Repensez vos locaux : Les outils collaboratifs sont indispensables dans une transformation digitale, mais la façon même dont sont conçus les espaces de travail doit refléter cette nouvelle approche du travail, et pousser les collaborateurs vers l'échange et la collaboration.

 

Guillaume Boudin, Vice-Président de la Business Unit Universal Communication & Collaboration chez ‎Orange Business Services

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Guillaume Boudin

Je dirige la Business Unit Communication & Collaboration d’Orange Business Services. Dans un marché en pleine effervescence, ma mission est d’offrir aux entreprises les meilleurs services de communication et de collaboration, pour améliorer la productivité de leurs équipes, et renforcer leurs performances. Je suis également président de la société OCWs, et administrateur d’Orange Business Services Russie.

A travers mes expériences professionnelles, j’aime particulièrement le travail en équipe et le développement de nouveaux territoires business. Par-delà la France, j’ai vécu au Vietnam, à Madagascar, en Iran, et apprécie toujours autant la découverte de nouvelles cultures.