Objectif 2018 : respecter l'environnement pour booster sa productivité

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En 2018 serez-vous un modèle d’organisation éco-responsable ? Je sais, votre fibre écolo est mobilisée depuis longtemps : vous avez déjà inséré le classique "Pensez à l'environnement, n'imprimez que si nécessaire" au bas de votre signature, et chaque fois que vous voyez du papier traîner, vous le placez illico dans la bonne poubelle. Et si on allait plus loin ? Promis, pas question de prendre des résolutions que nous ne tiendrons pas. Fixons plutôt des objectifs à notre portée.

Objectif 1 : réduire sa pollution mentale

“La technologie de l’interruption a dépassé la technologie de la concentration”

David Coleman, Collegeboard

C'était quand la dernière fois que vous avez été réellement concentré à 100% sur une tâche ? Laissez-moi deviner. C'était sur les chiffres de ce fameux rapport… ah oui, et puis il y a eu cette pop-up "Nouvel email" sur votre ordinateur. C'était Andrea, pour vous informer d'un sujet qui ne vous concernait pas directement, mais qui pouvait vous intéresser. Vous avez fait une recherche rapide à ce sujet. Et puis vous vous êtes repenché sur ce rapport, en essayant de reprendre le fil de vos pensées là où vous l'aviez arrêté.
40 à 60 secondes : c'est le temps que vous mettez à vous reconcentrer sur un sujet après avoir été interrompu. A raison de 33 emails reçus par jour, cela fait plus de 20 minutes perdues quotidiennement, uniquement à cause de ces pop-ups "Nouvel email". Ajoutez à cela les notifications de SMS (perso ou pro), les collègues qui se déplacent à votre bureau pour des petites demandes, les push info des applications de journaux sur votre portable alors que vous êtes en réunion…

Deux idées pour reprendre le contrôle
1. Désactivez les notifications de nouvel email sur votre PC : consultez votre boîte mail et vos applications en des temps dédiés.
2. Lors des réunions, accordez à vos interlocuteurs toute l'attention qu'ils méritent : fermez votre boîte mail et mettez votre téléphone en mode avion. Qui sait ? Cela vous obligera peut-être à faire des meetings moins longs et plus efficaces !

Objectif 2 : diminuer la pollution digitale

"Pour chaque e-mail stocké, dix grammes de CO2 sont générés par an."

- Edouard Nattée, cofondateur de Cleanfox

Rappelez-vous, la dernière version de proposition commerciale écrite à 4 mains :

  • des aller-retour incessants par e-mail : "avec la pièce jointe, c'est mieux",
  • du travail en double "tu as aussi fait la partie 2 ? ",
  • des interrogations perpétuelles du type "suis-je bien en train de modifier la dernière version ?",
  • et des phrases anti-culpabilisantes "de toutes façons, c'est Camille qui harmonisera"…

Résultat : un niveau de stress anormalement haut, des tensions dans l'équipe "je t'avais bien dit que ce n'était pas encore la version finale !", des boîtes mail qui explosent avec le poids des pièces jointes - pièces jointes consommant inutilement l'énergie des serveurs ! - et un travail qui aurait pu être fait en deux fois moins de temps si tout le monde avait pu travailler sur une seule version du document.

Deux idées pour faire respirer les boîtes mail
1. Privilégier le stockage des documents sur des espaces partagés, et l'envoi de liens plutôt que de pièces jointes
2. Privilégier les fils de discussion des réseaux sociaux d'entreprise plutôt que les emails à la terre entière et les réponses qui se perdent : à bas les silos, vive la transparence !

Objectif 3 : réduire sa pollution atmosphérique

« La plus coûteuse des dépenses, c’est la perte de temps. »

- Théophraste

Souvenez-vous de cette réunion. Vous étiez arrivé avec 9 minutes de retard en raison d'une grève, puis vous avez dû courir pour attraper votre train retour. 4h35 de trajet pour 2h de réunion, au cours desquelles vous avez eu la parole pendant 10 minutes, et vous avez traité vos emails pendant 30 minutes (cf objectif 1).
Honnêtement : le produit de cette réunion aurait-il été radicalement différent si vous l'aviez faite à distance ? Un pont audio, un partage d'écran, éventuellement une visio pour mettre un visage sur Dominique, qui vient de rejoindre l'équipe. Oui, le résultat de la réunion aurait été sensiblement le même. En revanche, votre niveau de stress et votre anxiété liée à la gestion de votre temps aurait été bien moindre.

Deux idées pour optimiser ses temps de trajet
1. Autant que possible, prévoir systématiquement la possibilité pour vos interlocuteurs de se connecter à distance aux réunions
2. Limiter les longs trajets en ne se déplaçant qu'une fois sur deux pour les réunions récurrentes n'ayant pas lieu sur votre site
Vous n’aviez peut-être pas attendu la nouvelle année pour mettre en œuvre ces propositions ! En aviez-vous déjà testé, voire adopté certaines ? Quel bilan en avez-vous fait ? Seriez-vous prêt à aller plus loin ?

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Safiyah Cajee

Passionnée par l’impact du digital sur nos comportements, j’accompagne les entreprises, tous secteurs, dans la conception, la mise en œuvre et l’adoption des nouveaux modes de travail collaboratifs, avec un angle d’approche éprouvé  penser usages. Depuis 2016, j’ai rejoint la communauté Transformation Digitale des Collaborateurs d’Orange Consulting en tant que Consultante Senior.