Si semblables
Les deux suites de collaboration offrent tout ce dont un employé a besoin aujourd'hui : email, agenda partagé, tâche et suivi de projet, messagerie (instantanée) d'équipe, édition, présentation, calculs, conférences, stockages, espaces partagés, réseau social, téléphonie, sites intranet et internet, formulaires et quantité d’autres fonctionnalités incluses ou accessibles via une marketplace.
Les deux éditeurs fournissent aussi des consoles de sécurité permettant de lutter contre les cybermenaces telles que les virus, vols de données, phishing ou ransomwares, réduisant ainsi le besoin de recourir à des systèmes de sécurisation complémentaires.
Nous n’irons pas plus loin dans l'énumération car un comparatif fonctionnel sur papier ne révèle pas la vraie différence entre ces deux suites.
Tellement différentes
Pour révéler la vraie différence entre ces deux suites nous avons choisi de les analyser au regard de 5 critères : l’exhaustivité fonctionnelle, la flexibilité de l’offre, l'intégration dans le système d'information, la sécurité des données et la productivité des utilisateurs.
Exhaustivité
Chaque suite couvre l’ensemble des besoins en collaboration et bureautique. Les licences Office 365 E3 et E5 de Microsoft offrent par défaut la plus grande palette d’outils.
Il est possible de s’en rapprocher avec Google Workspace en utilisant les extensions disponibles dans la marketplace.
Flexibilité
Office 365 offre une large palette de licences combinables à la carte ou via des packs autour d’un socle de messagerie/calendrier (Exchange Online), qu’on peut ensuite enrichir d’un module de collaboration (conférence Teams et partage de fichiers OneDrive/Sharepoint) puis du module bureautique (Office).
La gamme Google Workspace se résume à 7 packs qui se différencient sur la capacité de stockage, les drives d’équipe, la recherche universelle et les outils de supervision, conformité et sécurisation.
Intégration
L’intégration très poussée d’Office 365 avec Azure et l'environnement Windows Server permet de migrer au rythme choisi depuis un environnement Active Directory/Exchange Server, avec un temps de prise en main réduit et la possibilité d’enrichir son système avec d’autres produits Microsoft.
Google Workspace est de son côté compatible avec Active Directory, alors que Google fournit des outils de migration depuis les environnements Exchange, Outlook, Lotus Notes et Groupwise.
Sécurité
La conception centralisée de Google Workspace offre nativement une grande protection et une traçabilité complète pour les données contre les cybermenaces (virus, vol, phishing, ransomware etc.) ce qui réduit le besoin de recourir à des systèmes de sécurisation complémentaires.
Avec les licences Business Premium et Microsoft E3 et E5, Microsoft offre une palette d’outils (EMS, ATP, Azure Information Protection, Windows Defender…) permettant d’améliorer la sécurité des échanges et des postes de travail Windows 10.
Productivité
Orientée sur l'efficacité (ergonomie, simplicité), Google Workspace homogénéise et rationalise les méthodes de travail par viralité ce qui améliore très sensiblement la productivité des collaborateurs dans les 6 à 12 mois.
Office 365 de son côté, utilise le cloud pour augmenter les possibilités offertes aux utilisateurs Office sans changer leurs habitudes.
Nous avions à choisir entre des outils de bureautique enrichis d’applications de collaboration ou des outils de collaboration qui intègrent des fonctionnalités de bureautique
Ainsi, Office 365 est la solution qui offre la meilleure continuité avec l’environnement utilisateur et technique historique, tandis que Google Workspace est une solution de collaboration 100% cloud visant la plus grande efficacité au quotidien via une nouvelle approche de la collaboration En résumé, celui qui veut se transformer rapidement devra choisir Google Workspace tandis que celui qui veut se transformer en douceur devra privilégier Office 365.
Marketeur engagé depuis 15 ans dans la définition et la gestion de solutions B-to-B du Groupe, je suis aujourd’hui Responsable marketing produit de solutions de Collaboration Cloud. Alors qu’historiquement les solutions étaient très focalisées sur des architectures techniques et des stratégies d’industriels, le schéma s’est inversé et j’évolue désormais dans un environnement passionnant, ultra-réactif et où l’expérience utilisateur est au cœur du service et de la différenciation.