Déployer et accompagner la mise en place d'outils collaboratifs : mode d'emploi

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Si les managers reconnaissent unanimement les atouts des outils collaboratifs, seulement 25 % d’entre eux les utilisent(1). Dès lors, comment favoriser leur adoption par tous les collaborateurs ? La réponse en trois points clés.

Favorisant la collaboration autour des projets, optimisant la réactivité, fédérant les énergies sur des projets communs… les réseaux sociaux d’entreprise (RSE) constituent un levier de productivité : selon une étude du cabinet McKinsey, ils permettent des gains de 20 à 25 %.

Néanmoins, lorsqu’une solution RSE/Intranet est déployée dans l’entreprise, les outils sociaux sont utilisés régulièrement dans seulement 7 % des cas(2). Le manque d’adhésion, ou la réticence à utiliser de nouveaux outils figurent parmi les explications. La solution ? Mettre en place un véritable accompagnement, pour favoriser l’adoption des outils et changer les habitudes de travail !

#1 Bien choisir sa boîte à outils
Une véritable collaboration ne pourra s’épanouir qu’avec des outils bien choisis :

  • des outils ergonomiques, intuitifs, qui ne freinent pas le travail en suscitant des interrogations mais s’intègrent au contraire naturellement dans les tâches de chacun,
  • des outils accessibles à tous, et depuis tous les terminaux utilisés, y compris en mobilité,
  • des outils rapides, réactifs : ils ne doivent pas ralentir le travail par des temps d’accès, d’authentification ou de chargement rédhibitoires,
  • des outils évolutifs, pour accueillir de nouveaux utilisateurs, mais aussi de nouvelles fonctionnalités.

Un déploiement progressif en adéquation avec les attentes des utilisateurs peut également favoriser l’adoption. Si de trop nombreuses fonctionnalités sont offertes d’un seul tenant, certaines d’entre elles ne seront pas connues et maîtrisées, donc pas utilisées. Ajouter les nouvelles fonctionnalités selon la demande et la maturité des utilisateurs est au contraire un gage d’adhésion.
 

#2 Décrypter la collaboration
La collaboration naît de la réunion de 3 composantes, ou « 3 C » :

  • communiquer : une personne interagit avec d’autres ciblées pour les informer et/ou émettre une requête,
  • coopérer : les personnes contactées produisent une action qui va dans le même sens que les attentes de l’initiateur de l’échange,
  • coordonner : les actions produites sont également parfaitement en phase avec les actions de l’initiateur de la collaboration et s’y ajustent au mieux.

Ces composantes doivent pouvoir se retrouver dans le travail collaboratif : les aspects humains, organisationnels et techniques doivent trouver un support dans les outils mis en place au sein de l’entreprise.

Une ultime condition est indispensable à la collaboration : la confiance. Au sein de l’équipe, dans le management, dans l’outil proposé, et dans le diptyque « j’aide, je suis aidé ».
 

#3 Jamais sans un plan de com’
Le déploiement d’un outil de collaboration doit être annoncé en amont du projet. Avant cela, impliquer des collaborateurs dans le choix des outils et dans l’inventaire des besoins réels en matière de collaboration est un gage de réussite. Tout comme l’est le déploiement progressif de nouvelles solutions auprès d’une communauté de bêta testeurs. Un outil validé par les utilisateurs a plus de chance d’être accepté et utilisé.
Une fois les outils mis en place, une communication constante et continue est indispensable. De la part du management qui doit les promouvoir. De la part des RH qui doivent instaurer une nouvelle organisation. Puis, au quotidien, par le community manager qui a pour tâche de faire vivre ces outils :

  • en proposant une aide pour structurer et accompagner les projets des collaborateurs (création d’un groupe d’utilisateurs sous la forme d’une communauté de projet, d’un espace métier, d’une communauté de pratiques, etc.),
  • en valorisant les premières collaborations et les premiers projets menés avec ces outils,
  • en incitant les utilisateurs à s’approprier ces outils de collaboration pour en rendre l’usage plus systématique,
  • en suggérant de nouveaux usages,
  • en faisant découvrir leurs atouts et leur valeur ajoutée.

(1) Source : Seulement 25 % des managers utilisent quotidiennement leur réseau social d’entreprise, Cadreo, 2016.
(2) Source : Etude : l’usage des réseaux sociaux d’entreprise en 2015, Le blog du modérateur, 2015.

 

Pour aller plus loin
>> Le collaboratif, colonne vertébrale de l’entreprise agile ?
>> Intranet collaboratif vs réseau social d’entreprise : quelle solution pour favoriser la collaboration en interne ?