Le flex-office constitue une source d’économie financière substantielle pour les organisations, les bureaux attribués étant non occupés 45% du temps selon l’étude de référence menée par Regus et Unwired au début de la décennie. Ce mode d’organisation peine cependant à fédérer de nouveaux adeptes parmi les collaborateurs : seuls 14% des salariés français choisiraient d’y travailler s’ils étaient amenés à se prononcer (voir le « Baromètre Actineo – Sociovision 2019 »).
Positions de travail : adapter les équipements au public-cible
Le besoin de renforcer l’attractivité du flex-office s’appuie en partie sur la dotation pertinente d’équipements digitaux dans ces espaces. En ce sens, le passage à un aménagement libre entraîne régulièrement le nivellement par le bas des outils de travail digitaux mis à disposition des équipes. L’ordinateur portable et le smartphone professionnels donnent accès à un ensemble croissant de services web, tandis que la dotation en hardware décroît paradoxalement.
Notre expérience auprès de structures mélangeant des populations techniques et des équipes commerciales souligne le besoin d’adapter finement la politique de dotation aux profils des collaborateurs. Le passage d’un bureau individuel à une position libre peut générer d’importantes appréhensions s’il apparaît signifier la perte d’attributs professionnels essentiels pour les salariés. On peut citer pour exemple le recours au double-écran sur le poste de travail, à des dispositifs de communication par équipe pour le management visuel ou encore à la capacité d’organiser aisément ses télécommunications.
La co-construction des espaces de travail avec les collaborateurs concernés consomme un temps certain vis-à-vis de la durée de vie d’un projet immobilier. Elle constitue toutefois la première étape clé pour développer efficacement l’aspect digital du passage au flex-office et adapter les espaces aux spécificités de votre activité.
Changer le rapport aux espaces collaboratifs
La transition du bureau individuel ou partagé vers des espaces sans cloisons implique de changer le rapport aux outils numériques. La confidentialité et l’acoustique représentent en ce domaine deux éléments clés à adresser au-delà des bonnes pratiques classiques : filtre de confidentialité, casque anti-bruit, etc. Les solutions de signalisation dynamique, associant des détecteurs de présence à des voyants lumineux et des fonctionnalités de réservation sur application mobile génèrent un gain substantiel sur le plan de l’expérience utilisateur. Ces solutions sont à même de renforcer l’usage de vos espaces clos, pour les communications à distance comme pour les réunions brèves. Elles amènent ainsi une réduction globale du bruit ambiant sur les plateaux.
La digitalisation des espaces a vocation à s’étendre à l’ensemble de l’expérience utilisateur dans le bâtiment : plusieurs solutions ouvrent le champ des possibles quant à la capacité pour les gestionnaires de sites d’adapter l’équipement des espaces aux spécificités de leurs occupants. On peut notamment évoquer :
- la géolocalisation des points d’intérêt ;
- le suivi statistique de l’occupation des espaces ;
- la mise à disposition via un hub unifié des services associés à l’occupation d’un site, comme la restauration, les animations ou encore le suivi des demandes de maintenance.
Décloisonner les populations
Le passage au flex-office interroge enfin la notion de sédentarité : les salariés d’un grand groupe peuvent-ils travailler uniquement sur leur site propre ou à travers l’ensemble de leur réseau immobilier ? Quelle politique d’accueil adopter vis-à-vis des partenaires extérieurs, notamment dans le cas d’équipes projets à constituer ponctuellement ?
Les solutions digitales liées au suivi de l’occupation des salles et des positions de travail engendrent de nouvelles potentialités. Mises en œuvre de manière adaptées, elles peuvent notamment amener les organisations à améliorer l’expérience utilisateur des salariés à travers l’ensemble de leurs espaces. Elles permettent également de décloisonner les différentes populations pour relever les défis liés à l’accroissement de la mobilité des équipes.
Pour aller plus loin
Consultant en transformation digitale collaborateur, je travaille sur la transformation de l’espace de travail à travers des projets orientés immobiliers et social collaboration.