5 bonnes pratiques pour alléger vos boîtes mail

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Vous avez « 0 mail » dans votre messagerie ? Impossible !  Et pourtant, qui n’a pas rêvé un jour d’une messagerie vide ? Qu’elle soit professionnelle ou personnelle, une lutte quotidienne se livre sur nos ordinateurs, smartphones ou tablettes.

Comment vaincre l’angoisse de la boîte pleine ?

Les capacités de stockage deviennent quasi- illimitées avec l’avènement du Cloud: plus de 50 Go/ utilisateur sur la messagerie Office 365 ou 1To avec la messagerie Yahoo. L’époque où l’on devait trier ses emails et alléger sa boite aux lettres est révolue. Et pourtant, une messagerie allégée reste un gage d’efficacité, d’organisation et peut-être plus encore, de bien-être au travail.

Devant ce tsunami de données (plus de 200 millions d’emails sont envoyés chaque minute dans le monde), il existe plusieurs techniques pour garder la tête hors de l’eau. D’ailleurs, le coaching pour apprendre à bien gérer ses emails connaît un engouement croissant. Pour preuve, le succès de l'article de la très sérieuse Harvard Business Review qui nous présente 5 bonnes tactiques pour gérer sa boite mail.  

Tour d’horizon des bonnes pratiques

Qui sait, peut-être vous reconnaitrez-vous ?

  • Le combattant : qui jamais ne s’arrête. « Vingt fois sur le métier remettre son ouvrage » est sa maxime. Il n’abandonnera pas : supprimer, trier, ranger, et chaque jour recommencer.
  • Le  radical : il archive tout. S’astreignant à une rigueur proche de la vie monacale, préfère nettoyer sa boite aux lettres que boire un café avec ses collègues. Il utilise les moteurs de recherche de plus en plus performants (ex : UCS d’Oracle). Chaque soir, il respire, heureux d’avoir atteint son objectif (inbox Zéro). Il est vrai que ce type est rare.
  • Le connecté : gère tout de son portable. Pour répondre, c’est simple, bref et efficace.  Il va droit au but et personne ne se vexe puisqu'en lisant le mail, on découvre en signature : « Envoyé de mon téléphone ». 
  • Le tactique : No mail No pain. Ne plus envoyer d’emails diminue fortement le nombre de messages reçus. L’inconvénient de cette technique demande du temps, les résultats n’étant pas immédiat et au bout du chemin, le risque d’exclusion de son réseau peut se pointer.
  • Le rusé : bascule sur d’autres outils pour mieux travailler avec ses collaborateurs, fluidifier ses échanges et limiter drastiquement le nombre d’emails dans sa messagerie. En fonction des situations, il choisit la messagerie instantanée, le réseau social d’entreprise, les sites d’équipe pour communiquer, échanger des documents et s’informer.

Qui remportera la bataille ?

Probablement le rusé ! En tout cas, cette dernière tactique semble la plus prometteuse car elle participe d’un effort de rationalisation bénéfique à tous. Déjà sur les réseaux sociaux, la messagerie disparait peu à peu au profit des messages instantanés, outil idéal pour des communications synchrones et efficaces. Reste que pour les communications formelles, extérieures et asynchrones, l’email perdurera sans aucun doute.

Le défi aujourd’hui : renforcer les passerelles entre tous ces outils pour faciliter tous les échanges électroniques et alternatifs. L’outil Lync, développé par Microsoft, fait sans doute office aujourd’hui de solution de communication universelle la plus avancée. Il fédère tous les moyens de communication sur une seule et unique interface, permettant plus de simplicité et d’efficacité pour les entreprises.

Juliette

Crédit photo : © Jonathan Stutz - Fotolia.com

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Juliette Didon

Responsable marketing opérationnel des solutions de communication unifiée et de collaboration au sein d’Orange Business Services. Hier dans les contenus numériques, aujourd’hui dans les outils collaboratifs. Mon leitmotive : décrypter les nouveaux usages et promouvoir les nouvelles technologies qui améliorent le quotidien et tissent des liens entre les gens…