le pilotage d'un programme de transformation

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Avec la crise, pratiquement tous les DSI entendent le même son du Comex «faire plus avec moins». Rendre plus de services aux métiers avec moins de budget.  C'est limpide comme message.  
Mais concrêtement faut-il d'abord réduire le budget de fonctionnement (OPEX) puis ensuite satisfaire les métiers en développant de nouvelles applications (CAPEX) ? Ou stopper tout nouveau développement pour éviter de sortir du CAPEX, puis réduire de manière drastique le coût opérationnel ? En réalité, le schéma n'est pas aussi simple. Si l'entreprise veut survivre, les deux opérations doivent être menées en parallèle : investir pour maintenir le revenu et réduire le coût de production pour maintenir la marge, en prévision d'une baisse de revenu. Toute la difficulté est là.

Parlons d'abord de la réduction des coûts opérationnels.
Euh ... par quel bout faut-il le prendre ?
Réduire d'abord les serveurs ? Oui ... mais les quels ? Comment savoir ceux qui sont éligibles à la réduction ? Prenons la problématique par l'autre bout, faut-il réduire le nombre d'applications ?  Oui ... mais les quelles ? Ou alors diminuer de niveau de SLA pour faire baisser le coût de la maintenance ? D'accord ... mais baisser jusqu'à quel niveau de SLA ? Ou alors il faut dé-commissionner les applications non-stratégiques. OK mais ... il faut dé-commissionner combien d'application ? Comment savoir si une application est stratégique ou non ? Quels sont les critères ? ...
Le DSI doit se poser des centaines de questions comme celles-ci. Soyons clair, il ne peut résoudre ces questions tout seul. La concertation avec les métiers est rédhibitoire. Il faut avoir une vision globale du changement. Pour cela, il est important de « remonter » d'un cran pour identifier tous les chantiers structurants, cela s'appelle un programme de transformation. D'où l'existence des programmes de transformation qu'on entend régulièrement dans la presse spécialisée.

Un programme est décliné par plusieurs chantiers. Ci-après un exemple de programme avec plusieurs chantiers :
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Selon la taille de l'entreprise, mais pour celles qu'on appelle des grands comptes, un programme dure généralement entre 2 et 4 ans. Plus court, c'est impossible de tenir les objectifs donnés. Plus long, cela risque de s'éterniser et de démotiver les équipes. Souvent on voit des programmes de 3 ans.

Une transformation n'est réussie que si tous les acteurs de l'entreprise se sont mobilisés. Pour cela, toute l'entreprise a besoin d'un message fort et fédérateur.

Un autre point important à ne pas négliger afin de garder la motivation des collaborateurs pendant toute la phase de transformation qui est la visibilité du résultat obtenu par l'effort fourni. Prévoir donc des quick wins aux différents jalons du changement. Ces quick wins doivent être visibles et « sentis » par tous. Par exemple : si on dit que l'entreprise a économisé tant de millions d'euros sur la bureautique... Cela n'a pas le même effet que si l'on dit que l'entreprise a réussi à réduire le coût de la bureautique et que, en même temps, les utilisateurs puissent le constater réellement l'amélioration via l'utilisation de leur poste de travail au quotidien. Cela veut dire qu'il faut prévoir de résultats tangibles sur tout le long du plan de transformation. C'est un peu comme le déploiement d'une solution d'ERP au sein d'une entreprise. Le projet dure en moyenne entre 3 et 5 ans selon la taille de l'entreprise et les fonctions du progiciel déployées. Rien de plus démotivant que de ne rien voir sortir pendant toute cette période pour les utilisateurs! On finit par demander si le projet se terminera un jour !

Dans le prochain article, je partagerai avec vous un autre axe de la transformation, qui est la réduction du coût opérationnel par le décommissionnement des applications. D'ici là, j'aurai le plaisir d'échanger avec vous, chers bloggueurs, sur vos remarques, suggestions ou questions sur cet article.

Dinh Hoang Nguyen
 

Dinh Hoang Nguyen

Senior Business Developer au sein de la Direction de Grands Clients d’Orange Business Services, dans le domaine de l’infogérance IT et du Cloud, j'accompagne nos clients pour comprendre leurs besoins, leurs problématiques, les enjeux … afin de leur apporter les solutions les plus adéquates : c’est juste passionnant ! En contact permanent avec nos clients, nos partenaires, nos compétiteurs, dans les séminaires et les conférences,  je ressens comment ce monde de l’IT bouge. Et ce, à une sacré vitesse ! C’est de cela que je voudrais partager avec vous à travers ce blog.