dématérialisation des factures: vers la gestion électronique des documents en entreprise

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​La dématérialisation des factures est un enjeu majeur de productivité pour l’entreprise. Si cette solution innovante est encore peu répandue, elle ne manque pas d’arguments : réduction des coûts (frais de traitement), compression du cycle d’exploitation (délais de facturation), gain de temps (productivité) et pilotage (traçabilité, contrôle).

qu’entend-on par dématérialisation des factures ?


Le passage du format papier au format numérique peut se faire sous deux formes. Les solutions de dématérialisation sont :

  •  La dématérialisation simple ; la facture entrante est envoyée au format papier puis numérisée par le destinataire, qui garde l’obligation d’archiver la facture papier. Elle est aujourd’hui la forme de dématérialisation la plus répandue (près de 80 % des factures électroniques pour les PME)
  •  La dématérialisation fiscale ; la facture est envoyée au format électronique par EDI (Echange de Données Informatisées) ou avec signature électronique. Encore rare, cette seule forme de dématérialisation permet de s’affranchir des documents papier originaux.

la dématérialisation des factures : pourquoi ?


Ce procédé est un élément stratégique d’amélioration des performances et de réduction des coûts pour les entreprises.
Tout d’abord, il permet de gagner en productivité en évitant de mobiliser les salariés sur des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée : moins de
saisies, archivage des documents électroniques plus rapide et recherche plus facile. Le gain de productivité observé sur la saisie des factures est de l’ordre de 50 %. À cette productivité accrue s’ajoutent de réels gains financiers : l’échange par voie électronique permet d’économiser les coûts non négligeables de mise sous pli, les frais d’impression et de timbres. Le coût moyen associé à la facture s’en voit divisé par 5 ; estimé à 20 € pour une facture papier (saisie, impression, papier, enveloppe, archivage), il n’est que de 4 € pour une e-facture.

Par ailleurs, l’administration numérique des factures est gage de fiabilité ; elle permet la traçabilité (suivi de l’envoi, accusé de réception), la sécurité des échanges électroniques (signature par certificat électronique) et l’intégrité des données (en supprimant le risque d’erreurs liées à la saisie manuelle).

gestion électronique des documents : l’automatisation des processus comptables


La productivité dégagée peut être davantage renforcée en mettant en place la lecture automatique des factures, intégrée dans l’ERP des entreprises. Cette intégration permet la dématérialisation des procédures grâce à une lecture automatique et transversale de l’information (information pivot type numéro de commande). Tous les processus d’Achats (cycle achat-règlement fournisseur) peuvent être automatisés:

  • Suppression des tâches chronophages en doublon : saisies des factures et des réceptions
  • Automatisation du rapprochement commande/facture/réception.
     

Les résultats observés sont sans appel : une réduction de 90 % du coût de traitement des factures et un temps de traitement divisé par 2. De quoi booster la compétitivité des entreprises !

​Joel

​crédit photo : © leszekglasner - Fotolia.com

Joel Aouizerate

j'ai travaillé en tant que monteur, journaliste reporter d'images et aussi réalisateur multimédia dans une start-up spécialisée dans la production audiovisuelles sur internet au début des années 2000. Puis j'ai intégré Orange Business Services et lancé sa WebTV d'entreprise.

Aujourd'hui j'ai en charge les productions audiovisuelles et multimédia au sein de l'équipe digitale, mes nouveaux terrains de jeu sont Dailymotion, Youtube et les réseaux sociaux.

Photographe, passionné d'image, je m'intéresse aux nouveaux formats de contenus et au web documentaire.