Télétravail : 4 idées pour éviter la « surcharge digitale »

Une large part des entreprises dans le monde a simultanément adopté le travail à distance pendant la crise sanitaire. Une expérience qui nécessite une réflexion en matière d’organisation. Plusieurs pistes peuvent être explorées pour éviter une sensation de « surcharge digitale » à l’heure où chacun trouve progressivement de nouveaux repères.

#1 Un équilibre vie pro / vie perso à trouver

Dans une enquête menée en 2015, le professeur Nicholas Bloom de l’Université de Stanford (États-Unis) concluait que le travail à la maison améliore la santé mentale et physique des employés, réduit les émissions de carbone et, pour les entreprises, génère des économies mensuelles considérables. Cinq ans plus tard, en pleine période de confinement et de déconfinement, alors qu’une grande part du travail est effectuée dans des environnements digitaux, il est essentiel que les entreprises puissent anticiper les risques de « surcharge digitale » et ainsi récolter les fruits du travail à distance.

« Le premier risque réside dans la difficulté à s’arrêter lorsque l’on travaille depuis chez soi, car vies personnelle et professionnelle s’entremêlent », observe George Paiva, Responsable RH chez Orange Business Services en Amérique Latine.« Il est fréquent que les employés finissent par dépasser les horaires prévus ou manquent l’heure du déjeuner. »

Le contrat de travail devra donc être respecté quelles que soient les circonstances, qu’il s’agisse du droit à la déconnexion des salariés ou de la prise en compte des heures supplémentaires.

#2 Des réponses automatiques pour indiquer ses plages de travail

Comme un ordinateur, le cerveau a une capacité limitée à stocker les informations et les stimuli. Plus il est sollicité, plus sa concentration et sa productivité diminuent. Les réponses automatiques par mail permettent d’indiquer aux clients et aux responsables les plages horaires durant lesquelles chacun est disponible pour traiter des questions liées au travail. Il est en effet essentiel qu’un collaborateur puisse se consacrer à d’autres tâches pendant ses pauses en évitant d’être submergé d’informations liées au travail. Ces réponses automatiques participent également à l’équilibre vie pro / privée, car les collaborateurs ne se sentent pas obligés de consulter leur boîte mail en dehors des heures de travail.

#3 Moins de mail, plus de plateformes sociales

Selon le rapport 2020 « State of Mobile » d’App Annie, les utilisateurs de smartphones passent en moyenne 3,7 heures par jour sur leur appareil. Une enquête de Harvard Business montre de son côté que les salariés reçoivent 350 messages pertinents par semaine et près de 300 par jour pour les cadres. Le télétravail, concentré sur les outils numériques, fait naturellement croître le volume d’informations reçu.

« L’échange excessif de mails, avec de longs fils de discussion pour traiter de questions courantes, entrave la productivité et peut provoquer des malentendus », souligne George Paiva. « L’idéal est donc d’utiliser les réseaux sociaux de l’entreprise afin de communiquer de manière plus fluide et plus rapide. » En l’absence du traditionnel déjeuner de groupe ou de la pause-café de l’après-midi, ces réseaux deviennent l’environnement sur lequel les employés interagissent non seulement à propos de questions liées au travail, mais partagent également leurs expériences et leurs ressentis.

#4 Le recours à la technologie pour améliorer productivité et bien-être ?

La technologie peut être une alliée dans la lutte contre la surcharge digitale : l’intelligence artificielle et l’automatisation des processus robotisés (RPA) peuvent par exemple aider les collaborateurs à gérer plus efficacement leur routine en identifiant leurs mails prioritaires.

Pour George Paiva, rien ne vaut néanmoins la communication au sein des équipes pour entretenir le bien-être au travail lorsque les collaborateurs sont dispersés.

« Une certaine sensibilité au niveau du management sera nécessaire pour ressentir les limites de chacun et être présent pour écouter doutes et difficultés durant cette période si atypique. »