Deux mots clés s’imposent : simplicité et rapidité d’accès à l’information.
1. Faites simple pour la connexion
Le collaborateur à distance doit pouvoir se connecter aisément, sans avoir à lire 30 pages (cas réel). Evitez les « dans le cas 1, dans le cas 2, dans le cas 3 … ».
- S’il est possible pour l’entreprise de télédistribuer l’application, faites-le, c’est un gain pour le collaborateur
- Et bien sûr, ne pas oublier de mettre en visibilité le guide d’utilisation sur l’intranet : évitez d’envoyer un mail avec : « sur l’intranet, cliquez dans cette section, puis ici, puis ici, … ». Plus il y aura de clics, plus vous perdrez vos collaborateurs.
2. Concentrez-vous sur l’essentiel
La règle des 80/20 sera votre leitmotiv. Il faut réagir vite, il n’y a pas besoin d’expliquer tous les usages et toutes les fonctionnalités. Concentrez- vous sur les fonctionnalités de base qui permettront à tout un chacun de comprendre comment faire ce qu’il veut faire.
3. Plus de visuels
Accompagner le support que vous envoyez avec des copies d’écrans claires qui expliquent l’usage.
4. Fractionnez
Le support doit davantage correspondra à des fiches pratiques qu’à un manuel. Un cas d’usages sera une fiche qui comprendra :
- l’usage
- le parcours utilisateur pour réaliser l’usage
- une bonne pratique
5. Utilisez la formation à distance
La formation à distance est une aide précieuse pour faciliter la prise en main des usages. Vous pouvez mixer 2 types :
- La formation à distance qui sera avant tout une présentation avec démonstration. De nombreuses personnes pourront se connecter et la suivre,
- La formation à distance avec aide et interactions où un nombre réduit de collaborateurs pourront se connecter (10 au maximum).
Dans les 2 cas, ces sessions devront être plutôt courtes. Prévoir 45 minutes maximum. Il vaut mieux 2 formations de 45 minutes niveau 1 et 2, qu’une seule de 1h30.
6. Misez sur la vidéo
Vous n’avez pas le temps de créer des tutoriaux vidéo ? Enregistrez les formations (point 4) et diffusez-les à la demande.
7. Proposez une FAQ collaborative
Créez un espace de FAQ où les collaborateurs pourront poser leurs questions et obtenir des réponses.
Evitez d’envoyer les questions vers une seule adresse mail qui risquerait de déborder.
8. Allez au contact des utilisateurs pour les usages plus complexes
Appréhender les usages collaboratifs peut s’envisager de deux manières, simplement en s’auto-formant ou bien en assistant à des formations à distance comme la réunion à distance, le chat ou les appels audio.
C’est souvent plus compliqué lorsque l’on parle d’espaces collaboratifs pour gérer un projet ou animer un service. Allez au contact des utilisateurs pour les accompagner lors de la mise en place de leur premier espace (vous pouvez utiliser une réunion avec le partage d’écran pour cela). C’est un usage plus complexe à appréhender et qui met souvent plus de temps à se structurer. C’est pour ce type d’usages qu’on peut être amené à créer des réseaux de référents ou champions.
Passionné par les liens entre Homme et Technologie, j’accompagne les entreprises depuis plus de dix ans sur les thématiques de collaboration et de la transformation numérique interne. Au sein de la communauté Transformation Digitale Collab d'Orange Consulting, j’accompagne les organisations dans l’adoption des usages collaboratifs et sociaux et sur les postures humaines liées à ces usages.