Solutions collaboratives : les bonnes pratiques à adopter pour former les salariés

Le télétravail a prouvé son efficacité au cours des derniers mois pour assurer la continuité d’activité des entreprises. Alors que les solutions collaboratives ont particulièrement facilité les échanges à distance, une formation à ces outils aidera les collaborateurs à en tirer le plein potentiel et les organisations à en rentabiliser les investissements.

Des solutions essentielles pour une appropriation inégale

Le déploiement massif du télétravail au début du confinement a accéléré l’adoption d’outils collaboratifs internes mais aussi de solutions plus grand public. Zoom a par exemple connu un pic d’utilisation record dès avril 2020 en passant de 10 à 200 millions d’utilisateurs.

« Si ces solutions étaient familières de certaines organisations, un grand nombre de travailleurs ont dû apprendre en marchant », explique Maxime Echene, Marketing Director Services B2B chez Orange Business Services.

« Nous avons par exemple été contactés par plusieurs collectivités qui ont dû organiser des votes à distance durant le confinement, ce qui posait de nombreuses questions en matière de cybersécurité et de risques liés au Shadow IT. »

Les enquêtes menées auprès de PME après plusieurs semaines de confinement révèlent une maîtrise très variable des outils selon les collaborateurs. Get App ( Outils de travail collaboratif à distance : quel bilan après la crise ? Get App, juin 2020) révèle notamment que près d’un tiers des salariés utilisant ces solutions durant le confinement n’y ont pas été formés, tandis que 44 % ont appris « sur le tas » grâce à des collègues aux connaissances plus avancées. Il est pourtant nécessaire de s’approprier ces solutions, sous peine de les voir délaissées.

« Une salle de téléprésence qu’un comité de direction n’arrive pas à faire fonctionner, c’est un investissement qui atterrit à la corbeille », illustre Maxime Echene.

Être accompagné pour utiliser le plein potentiel des outils

« Les salariés qui sont passés d’un logiciel d’appel de type Skype à une application de communication collaborative comme Teams ont basculé dans une nouvelle dimension », rappelle Maxime Echene.

« Ils disposent d’un espace projet avec un tchat permanent, une fonction de partage de documents... sans forcément en exploiter toutes les possibilités. »

Avec une formation adaptée, ils en appréhenderont les nombreuses fonctionnalités proposées et apprendre à s’en servir de manière efficace et sécurisée. En parallèle, un spécialiste pourra accompagner les managers dans l’analyse de l’impact des solutions sur l’organisation du travail et de leurs équipes. L’occasion de faire un état des lieux des solutions existantes pour ne pas multiplier les couches d’outils : est-il par exemple encore pertinent d’utiliser un intranet ou un réseau local pour partager ses documents ?

Les clés d’une bonne formation

Pour dresser le bilan des compétences acquises durant le confinement, il sera intéressant de réaliser des entretiens avec les collaborateurs ainsi que des sondages en ligne. Cela permettra à l’entreprise de mettre en place une formation ciblée selon les compétences de chacun, mais aussi en fonction des spécificités métier et du contexte de travail. Intégrée à un plan de communication global autour de la conduite du changement, la formation doit avant tout prouver l’intérêt d’adopter ces outils pour améliorer le quotidien. L’interaction est essentielle lors des cessions d’apprentissage.

« Le formateur à distance est encouragé à utiliser des artefacts comme les smileys ou les pouces levés pour compenser les signaux non verbaux et voir si les apprenants ont compris. Sans cela, on se coupe vite de la moitié de la communication », détaille Maxime Echene.

« L’aspect ludique des formations est un autre moyen efficace d’impliquer les collaborateurs, avec des étapes à passer ou des récompenses à obtenir. »

Afin de respecter les mesures de distanciation, certains dispositifs d’assistance devront être révisés : les « floor walkers », des formateurs habituellement présents dans les bureaux afin d’accompagner les collaborateurs sur un nouvel outil pourront par exemple être joignables au téléphone ou en visio.

Ces dispositifs de formation performants sont la garantie pour une organisation de voir son agilité renforcée avec des salariés capables de travailler efficacement sur site, à domicile ou depuis un tiers-lieu.

« Nous accompagnons plusieurs sociétés dans leur déménagement, un événement qui représente une opportunité de renouveler à la fois les locaux et les outils collaboratifs », conclut Maxime Echene. « Nous sommes à l’aune d’un nouveau cycle, dans lesquels les collaborateurs travailleront de manière hybride au sein d’espaces multiples. »

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