Quand dématérialiser rime avec zéro papier… mais pas seulement
Les entreprises et les administrations sont de plus en plus nombreuses à opter pour la dématérialisation, un marché qui croît de 6 à 7 % par an. Le principe est simple : basculer d’un support matériel vers un support numérique. Dans l’entreprise, les cas les plus courants de dématérialisation portent sur les factures, les bulletins de paie ou encore les formulaires de demandes de congés et de télétravail.
« Parmi nos clients, le fabricant d'appareils électroménagers Smeg a mis en place un système de traitement de factures via un coffre-fort électronique », illustre David Buis, Responsable du pôle Mobile Business Apps chez Orange Business.
Pour autant, il ne s’agit pas uniquement de mettre en place des politiques zéro papier dans le cadre de politiques RSE. La dématérialisation peut également concerner des processus de travail afin d’accélérer des circuits de validation en réduisant les délais de traitement.
« Corak, créateur de solutions d’exposition et de systèmes antivol, a optimisé les processus d’intervention des techniciens afin de mutualiser les déplacements et de faciliter la transmission des rapports et des notes de frais. »
Des bénéfices rapidement observables
Au-delà du gain de temps et des économies de papier (impliquant également un gain d’espace sur site), le ROI d’une démarche de dématérialisation est quasi-immédiat pour l’entreprise, grâce à des solutions de stockage dans le cloud qui demandent peu d’investissement.
Les coûts de traitement peuvent être divisés par trois et générer des centaines de milliers d’euros d’économies après trois ou quatre ans. La productivité des salariés augmente par ailleurs grâce à des tâches simplifiées : fini les ressaisies de facturation sur un tableur ! Il suffit par exemple de prendre en photo une note de frais à partir d’une application pour qu’elle soit envoyée en validation au manager puis traitée par les services de comptabilité.
Cet accès et cette transmission facilités de l’information contribuent à rendre le télétravail plus fluide. La dématérialisation permet aussi d’accroître la sécurité des informations grâce à des systèmes d’authentification et d’accès personnalisés.
Des solutions particulièrement adaptées au contexte sanitaire
Quand l’activité des services postaux a connu un ralentissement pendant le confinement du printemps 2020, l’émission de factures dématérialisées a permis aux entreprises d’éviter des retards de paiement et de préserver la trésorerie. De même, la numérisation des documents et la signature électronique ont facilité la continuité d’activité pour des équipes présentes en alternance sur site et à distance. Certains secteurs ont même dématérialisé une partie de leurs processus, alors que leur cœur de métier nécessitait des déplacements physiques.
« En cas de dégât des eaux chez un particulier, un expert en assurances n’a plus nécessairement besoin de se déplacer », explique David Buis. « Il peut réaliser un premier diagnostic grâce à un outil de visio-assistance puis remplir un dossier de constat numérisé. Pendant le confinement, plus de 80 % de l’expertise sur site était réalisée à distance. »
Une politique des petits pas pour faciliter l’adhésion
« Mieux vaut commencer par des processus simples qui répondent à un besoin précis et suscitent l’adhésion, tels que la dématérialisation des factures clients ou des bulletins de paie, que l’on peut mettre en place en quelques jours, et à distance, avant d’évoluer vers la facturation fournisseur ou la dématérialisation des commandes », recommande David Buis.
Autre processus prioritaire et rapidement déployable, la dématérialisation de la prise de rendez-vous devenu un must have en quelques mois dans le retail comme dans les collectivités territoriales.
« Il s’agit aussi de rassurer avec des solutions normées, comme une plateforme Cloud SaaS hébergée en France garantissant la souveraineté des données. » Pour faciliter l’adoption et la prise en main, mener des tests auprès d’un panel restreint d’utilisateurs sera très utile pour vérifier que la solution est en phase avec les usages, avant de la déployer auprès des différents métiers.
Dans un second temps, l’entreprise peut s’intéresser aux différentes applications et logiciels proposant de dématérialiser les processus d’interventions de terrain, les catalogues produits en lien avec l’ERP, les thématiques clés des ressources humaines (développement des compétences, employabilité, recrutement, etc.).
« La dématérialisation est de plus en plus présente dans notre quotidien à travers les billets de train, les démarches administratives ou les rendez-vous chez le médecin», conclut David Buis.
« Tout est réuni pour qu’elle se déroule bien en milieu professionnel, sans compter que les collaborateurs sont aussi demandeurs pour faciliter leurs tâches du quotidien. Orange Business joue pour cela un rôle de tiers de confiance en proposant les meilleurs outils à ses clients grâce à un processus de sélection rigoureux. »
Certains besoins spécifiques à l’entreprise nécessiteront un aménagement sur mesure des solutions existantes « sur étagère ». Par exemple, si un groupe international souhaite s’assurer que ses fournisseurs respectent bien les principes de sa charte éthique, un outil de dématérialisation des process de validation, sur la base de plusieurs critères (respect des droits humains, préservation de l’environnement, etc.), pourra être conçu en tenant compte des spécificités de l’entreprise. Les possibilités sont multiples et la loi va dans le sens de la dématérialisation puisque d’ici à 2025, la facturation électronique interentreprises deviendra obligatoire.