5 bonnes pratiques pour des réunions à distance efficaces

Le déploiement massif du télétravail a multiplié les interactions à distance. Pourtant, échanger par écran interposé ne s’improvise pas. Pour animer ces réunions, voici quelques bonnes pratiques à adopter.

#1 Identifiez les dysfonctionnements de vos réunions

L’Ifop est formel : nous passons autant de temps en réunion qu’en congés ! 27 jours par an en moyenne qui ne font pourtant pas de nous des experts en animation de brainstormings et autres visioconférences. (Baromètre Wisembly / Ifop 2018)

49 % des personnes interrogées éprouvent en effet des difficultés à s’exprimer dans ce cadre. Certains participants ont tendance à monopoliser la parole, d’autres ne se sentent pas légitimes pour intervenir et craignent même d’être jugés ou que leur avis ne soit pas pris en compte.

La multiplication des réunions à distance a par ailleurs révélé de nouvelles difficultés liées à l’utilisation des outils digitaux.

« La réunion à distance favorise une meilleure concentration sur la voix et le contenu, mais l’animateur ne perçoit pas ou peu les signaux non verbaux et identifie tardivement la baisse de concentration des participants », souligne Jean-Michel Menant, Directeur Transformation Digitale Collaborateur & Nouvelles façons de travailler chez Orange Business Services. « D’où l’importance d’acquérir les bonnes méthodes et les bons outils d’orchestration. »

#2 Définissez le pourquoi et le comment de votre réunion

42% des salariés interrogés par l’Ifop constatent que les réunions auxquelles ils assistent sont rarement préparées en amont. Comment y remédier ?

« L’animateur peut d’abord réfléchir au format de la réunion, selon l’objectif et le niveau d’interaction recherchés pour déterminer sa préparation et le type d’outils nécessaires », explique Jean-Michel Menant.

Vous souhaitez transmettre une information ou faciliter une prise de décision ? Optez pour une réunion avec support partagé. Vous cherchez plutôt à récolter des renseignements sur le retour d’expérience des participants ou à susciter leur réflexion ? Misez plutôt sur des entretiens collectifs ou des ateliers.

Vous souhaitez transmettre une information ou faciliter une prise de décision ? Optez pour une réunion avec support partagé. Vous cherchez plutôt à récolter des renseignements sur le retour d’expérience des participants ou à susciter leur réflexion ? Misez plutôt sur des entretiens collectifs ou des ateliers.

Limitez ensuite le nombre de participants : chacun doit être là pour une bonne raison. 22 % des salariés interrogés par l’Ifop confient en effet que les participants des réunions auxquelles ils prennent part connaissent rarement la raison de leur présence. Pensez à envoyer aux participants une invitation détaillée en amont de la réunion, avec un ordre du jour précis (sujets prioritaires, décisions à acter, etc.). Ils pourront ainsi mieux s’y préparer et être plus actifs.

#3 Choisissez des outils adaptés aux objectifs

Le choix de votre outil de réunion dépend surtout des fonctionnalités recherchées : la visio et le partage de documents sont particulièrement pertinents pour vos présentations, les tableaux virtuels pour vos travaux en coconstruction, les quiz et les sondages pour obtenir des réactions, etc.

« Disposer d’une infrastructure capable de prendre en charge les conversations audios, la visio, la vidéo et le partage de documents est essentiel », complète Jean-Michel Menant.

L’offre de solutions pour les réunions virtuelles est aujourd’hui pléthorique : misez sur la simplicité, la fluidité et l’ergonomie pour faciliter l’adoption de l’outil. Dernier détail : un animateur averti en vaut deux. Mieux vaut vérifier votre matériel quelques minutes avant la réunion pour anticiper les dysfonctionnements techniques et préparer un dispositif de secours de type pont audio.

#4 Misez sur l’interactivité pour dynamiser l’échange

C’est un fait, la concentration baisse plus rapidement lors des réunions à distance. Si l’objet de votre réunion le permet, préférez des sessions de 30 minutes à une heure et demie selon le format de réunion choisi.

La caméra allumée est toujours à privilégier : en voyant les participants, vous êtes à même de décrypter leurs signaux non verbaux et de percevoir leur désengagement, voire leur décrochage. Un phrasé clair et dynamique, au débit régulier, favorise la concentration. Synthèse et absence de digression sont vos alliés pour tenir le délai imparti ! Mais votre défi principal est de créer l’interaction entre les participants pour maintenir leur concentration.

« Davantage qu’en réunion physique, il faut s'assurer de faire intervenir chaque participant à temps de parole égal, en leur posant des questions et en les faisant réagir », observe Jean-Michel Menant.

L'alternance de moments productifs et de repos cognitifs (pause, exercice physique type yoga, etc.) vous aidera également à gérer la dynamique de la réunion et à entretenir l’attention sur un temps prolongé.

#5 Pensez au « SAV » de la réunion

En fin de session, après l’annonce des prochaines étapes, prévoyez un rapide temps d’échange avec les participants. Cela vous permettra à la fois de vérifier si la réunion a répondu aux attentes et d’améliorer son déroulement. Ce « SAV » n’est pas non plus à négliger une fois la réunion terminée : les dysfonctionnements techniques peuvent être remontés à la DSI, tandis que la restitution (compte-rendu, présentation, enregistrement) sera partagée avec l’équipe. Une évidence sans doute mais rappelons tout de même que pour la moitié de nos échanges, nous ne prenons pas le temps de rédiger de compte-rendu. Faute de trace écrite, les éléments clés sont oubliés… il faut alors les rappeler à la prochaine rencontre, voire organiser une nouvelle réunion !

« À distance ou sur site, la préparation des collaborateurs est un enjeu majeur », conclut Jean-Michel Menant. « La capacité à gérer un maximum d’interactions dans des cadres variés est une preuve de résilience à l’heure où le fonctionnement de l’entreprise devient de plus en plus hybride. »