Social collaboration : réussir la transformation des outils de la décennie 2010

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Au fil de son engagement auprès de grandes entreprises françaises engagées dans le développement de leurs réseau social d’entreprise (RSE), Orange Consulting relève que les organisations entrent dans une phase de remise en question des solutions existantes,  pensées et développées depuis le début des années 2010 , pour aller vers des outils plus mobiles et transverses, en conformité avec les attentes de leurs équipes.

Maturité digitale et collaboration : pré-requis à l’attractivité et à l’efficacité des organisations

La nouvelle vague des outils collaboratifs obéit en premier lieu à un besoin de mobilité croissant. 52% des collaborateurs en entreprise travaillent désormais depuis l’extérieur au moins un jour par semaine. En parallèle, 20% des équipes de terrain - dans le secteur de la construction ou encore dans les équipes commerciales - ont vocation d'ici à 2023 à utiliser quotidiennement des outils collaboratifs pour améliorer leur productivité selon une récente étude du cabinet Gartner. Une donnée clé à intégrer dans la stratégie de certains groupes où une part conséquente des effectifs ne bénéficie toujours pas d'identité numérique ou d'accès au SI.

Les directions Communication, Informatique et RH font ainsi face au défi de faire collaborer l'ensemble des salariés, indépendamment de leur profil et de leurs fonctions, au sein d'un même outil. Et ce, tout en renforçant le sentiment d'appartenance à un collectif et la reconnaissance individuelle des efforts produits.

L'investissement dans les outils collaboratifs relève également d'une stratégie d'attractivité. 80% des 18-34 ans considèrent aujourd'hui la digitalisation de leur espace de travail comme un critère important pour choisir un employeur. Les solutions proposées doivent donc répondre à ce nouvel enjeu, et permettre en parallèle au porteur de l’offre d'attester de l'impact économique et de la pertinence des investissements réalisés.

Un cœur de fonctionnalités devenues essentielles

Notre engagement auprès de grandes entreprises hexagonales du secteur de la distribution, de la construction ou encore des médias, met en lumière un cœur de fonctionnalités commun aux plateformes collaboratives actuellement déployées.

  • En premier lieu, les plateformes RSE jouent un rôle de communication interne, en remplacement ou en support de l'intranet. Elles permettent aux services RH, à la Communication et aux Directions métier de s'adresser à l'ensemble des équipes, tout en renforçant l'échange et l'autonomie des collaborateurs à travers un lieu d'expression horizontal.
     
  • Les outils RSE existants reposent sur le travail en communautés, où la co-édition de documents joue un rôle central. La structure transversale du réseau, hors des silos existants, favorise en ce sens le développement de la coopération entre services et de l'intraprenariat au sein des organisations.
     
  • En fin de compte, de nombreux cas d'ajouts de fonctionnalités métier spécifiques au secteur ont été relevées par nos consultants. Le portail RSE peut alors s’adapter à de nombreux cas d’usage, que ce soit par exemple pour fournir une revue des résultats commerciaux dans une entreprise de distribution ou le suivi des audiences dans un média national.

Cet ensemble de fonctionnalités clés, devenu le standard du secteur, ne masque pas les lacunes importantes des solutions étudiées. La connexion avec des applications existantes (outils RH, archivage et stockage Cloud) demande des efforts importants. Ce qui justifie le maintien de services distincts, freinant la possibilité de transformer le RSE en un hub central des outils digitaux dédiés aux collaborateurs.

Le développement des usages mobiles, et notamment la messagerie instantanée, n’est pas encore parfaitement pris en charge par les solutions actuelles. Des applications grand public (Whatsapp, Slack) servent alors de substituts, parfois à l'insu des Directions informatiques.

Prospective : vers un RSE plus intelligent ?

Les suites bureautiques (Office 365, G Suite) intègrent aujourd'hui un cœur de fonctionnalités orientées social collaboration. En parallèle, les leaders grands publics (Facebook avec Workplace ou encore Slack) challengent les acteurs historiques des outils collaboratifs.

Si le choix de solutions s’élargit de manière positive, les organisations qui interrogent l’existant ou préparent une migration ont intérêt à devancer le besoin de leurs équipes. Elles peuvent ainsi intensifier leur veille des technologies aujourd'hui en maturation sur le marché de la collaboration, dont voici quelques exemples :

  • Enterprise social graph : donner accès aux utilisateurs à un suivi en direct des relations tissées à travers le RSE pour renforcer les potentialités de mise en réseau des talents et des compétences, identifier les influenceurs et aller vers une marketplace des ressources internes ;
  • Plateforme de gestion des contenus : unifier les communications et collaborer sur un support unique, adapté à tous types de contenu, aux situations de mobilité et apte à supporter le traitement de données et l’automatisation de certaines tâches ;
  • Outils de suivi de l'activité professionnelle : adosser les solutions collaboratives à des outils de suivi, sur le modèle des technologies de "quantified self" personnel, pour aller vers une meilleure adaptation des temps de collaboration, de production et de repos des équipes.

Pour se placer au centre de la stratégie digitale des entreprises, le RSE a ainsi vocation à intégrer rapidement les technologies d’assistance virtuelle et d’intelligence artificielle, devenant à la fois un facilitateur du travail personnel et un catalyseur de la collaboration au sein des organisations

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Théo Verdier

Consultant en transformation digitale collaborateur, je travaille sur la transformation de l’espace de travail à travers des projets orientés immobiliers et social collaboration.