Recrutement et fidélisation : face aux nouveaux enjeux RH, quels peuvent être les apports du digital ?

Attirer, engager et fidéliser les talents au service de l’entreprise. Si cette volonté n’est pas nouvelle, elle prend un sens particulier à l’heure de la grande démission et du mouvement du « quiet quitting », le désengagement silencieux des travailleurs en poste. Pour renforcer l’attractivité de l’entreprise et être en mesure de répondre aux attentes des collaborateurs et des futures recrues, les DRH s’appuient de plus en plus sur les outils numériques. Automatisation des process, accélération des recrutement… Voici comment le digital fait évoluer les pratiques RH.

Les nouveaux enjeux RH

Depuis quelques mois, les entreprises sont confrontées à une importante vague de démissions. En France, au premier trimestre 2022, pas moins d’un demi-million de travailleurs, pour majorité en CDI, ont quitté leur poste. Et cette tendance ne semble pas prêt de s’arrêter. Selon un sondage Opinion Way, 35% des dirigeants d’entreprise s’attendent à devoir gérer une hausse des démissions pour l’année 2023. En parallèle, les entreprises doivent faire face un phénomène de désengagement de leurs salariés. A l’échelle mondiale, 87% d’entre eux se considèrent « non engagés » dans leur travail, d’après une étude menée par Gallup.

Conscientes que la forte implication des forces au travail et la performance de l’organisation sont intimement liées, les entreprises sont tenues de redonner du sens et de la valeur aux missions de leurs salariés.Confrontés à cette double problématique de rétention et de réengagement des talents, les DRH sont, dans le même temps, en charge d’attirer de nouveaux collaborateurs. Alors qu’ils s’interrogent sur les leviers à activer pour relever le niveau d’engagement de leurs équipes et renforcer leur capacité d’attraction, ils sont nombreux à trouver dans le digital des ressources permettant de faire face à ces différentes problématiques.

Attirer des nouveaux talents

Dans le cadre de leurs recrutements. Après avoir expérimenté le déploiement des outils permettant le travail à distance pendant le confinement de mars 2020, les candidats n’imaginent plus devoir se déplacer systématiquement dans le cadre de leurs entretiens, puis devoir attendre la réception de leur contrat de travail par courrier. Grâce au numérique, l’entretien peut désormais se faire à distance, en visio et le contrat être partagé en temps réel et signé à distance grâce à un outil de signature électronique sécurisé. L’effacement de certaines contraintes, rendu possible grâce aux outils numériques, permet de réduire le délai de recrutement de plusieurs semaines à quelques jours et de sécuriser ses embauches.

L’on-boarding, le processus d’intégration du salarié, est également un moment clé pour l’entreprise. 20% de la rotation du personnel a lieu lors des 45 premiers jours de présence dans l’entreprise. Cette étape est donc cruciale pour fidéliser les nouveaux talents et assurer leur opérationnalité rapide à leur poste. Or, comment s’intégrer quand une partie de l’équipe se trouve en dehors des locaux de l’entreprise ? Où trouver les informations indispensables au bon déroulement des premières journées de travail (outils de travail, codes d’accès…) ? Là encore, le digital peut constituer une réponse permettant de fluidifier le parcours du collaborateur, en supprimant les irritants, et de simplifier la mission des différents services à l’œuvre (RH, informatique, sécurité…) dans une logique de workflow. Ce sera le cas, par exemple, avec une application téléchargeable sur son smartphone : la nouvelle recrue se verra communiquer son heure d’arrivée, pourra accéder aux locaux grâce à un accès sécurisé, sera guidée vers la bonne salle de réunion et échanger avec ses futurs collègues mieux identifiés grâce à un annuaire comportant leurs photos et leurs places dans les locaux.

Répondre aux besoins des collaborateurs

Si le ditigal est si attendu dans le monde du travail, c’est qu’il a totalement investi la sphère privée (réseaux sociaux, messagerie instantanée, streaming…). Ainsi, les travailleurs s’attendent à trouver dans le cadre professionnel des outils à la hauteur de leurs besoins, avec un niveau d’exigence particulièrement élevé, correspondant en fait aux expériences offertes dans d’autres domaines.

Ainsi, la mise en place du travail hybride, qui concerne près de la moitié des travailleurs, a posé la question de la collaboration à distance. Si l’organisation du travail a évolué brutalement, les outils doivent pouvoir s’adapter et répondre aux nouveaux besoins : travail à plusieurs sur un document partagé, outils de gestion de projet, visioconférence…La cohésion passe également par la mise en place d’outils de communication top down (newsletter, intranet…) mais aussi d’outils de communication entre les salariés (réseaux sociaux d’entreprise).

Par ailleurs, les applications obsolètes, au temps d’attente anormalement long, exigeant de multiples ressaisies, et génèrant un degré élevé de frustration doivent être remplacées par des outils pensés pour optimiser l’expérience collaborateur. Dans le monde professionnel, un des principaux défis à relever est le respect des processus métier par les applications qui seront déployées et leur nécessaire adaptation à ces processus et aux habitudes des professionnels.

Simplifier le quotidien des DRH

Si le numérique est une source d’outils à mettre au service des différents métiers, ceux des ressources humaines sont également concernés. Pour les équipes RH, l’heure est à la simplification des outils et à l’automatisation de certaines tâches afin d’éviter les pertes de temps liées par exemple aux doubles saisies.

Voici quelques exemples de missions pouvant être automatisées ou dématérialisées :

  • La gestion des congés et des absences des salariés (arrêts maladie notamment)
  • L’édition et la signature des contrats de travail
  • La gestion des fiches de paie
  • La gestion des notes de frais
  • La génération d’une attestation employeur

La digitalisation présente plusieurs avantages :

  • Gain de temps, permettant aux équipes de se redéployer sur des missions à plus forte valeur-ajoutée ;
  • Délais de traitement de demandes raccourcis pour les salariés, augmentant la satisfaction interne des équipes ;
  • Suppression des erreurs liées à une action manuelle, supprimant les motifs de réclamation ;
  • Contrôle par l’intelligence artificielle, accroissant la qualité de certains processus et permettant des détections d’erreurs.

L’accompagnement, la pierre angulaire des projets de digitalisation

Le déploiement de ces nouveaux outils ne doit pas faire oublier la mission première de ces projets : améliorer l’expérience des collaborateurs et leur efficacité. Dès lors, l’enjeu à relever est celui de l’appropriation par tous des solutions mises à leur disposition, malgré des niveaux d’adoption du numérique hétérogènes. Le rôle des directions des ressources humaines est alors clef.

Pour s’assurer de l’adhésion de chaque collaborateur, l’accompagnement au changement est primordial. Plusieurs étapes doivent être mises en place :

  • 1. En amont du projet : l’identification et la prise en compte des besoins des utilisateurs pour que l’outil soit au plus proche de leurs attentes en termes d’ergonomie et de respect des processus existants, et pour favoriser l’adoption du futur outil.
  • 2. Lors du déploiement : la formation à l’outil.
  • 3. En aval : la mesure et l’ajustement, si nécessaire, des outils en lien avec les retours des utilisateurs (dysfonctionnements, optimisation…) en suivant la boucle vertueuse de la méthode agile.

Les principaux défis à relever

La principale difficulté rencontrée par les entreprises est l’incapacité à prioriser les actions à mener en raison d’une offre numérique pléthorique ou d’avis divergents. La collaboration entre RH et DSI est ainsi déterminante afin d’éviter que les projets de transformation soient bloqués. Les DSI, très sollicitées et positionnées au cœur des enjeux business, ne sont par ailleurs pas toujours à même de s’y atteler par manque de temps. C’est donc tout l’intérêt d’une bonne collaboration avec les RH.

Afin d’éviter ces ecueils, Orange Business Services intervient de deux façons :

  • En accompagnant DSI et DRH dans l’identification des actions prioritaires à mener et dans la construction d’une feuille de route commune (Missions de Conseil et AMOA), grâce aux méthodes exploratoires du Design Thinking.
  • En opérant en tant que conseil technique et technologique auprès des ressources humaines, afin de construire avec elle la solution sur mesure adaptée à son besoin de transformation.

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Pour aller plus loin

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Corentin Hamon

Consultant Digitalisation RH chez Orange Business Services, 20 ans d’expérience dans le conseil en transformation digitale des organisations