La dématérialisation de documents : quels enjeux pour les entreprises ?

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A l’heure du tout numérique, le nombre de documents en circulation et de supports contenant de l’information dans les entreprises explose. Quelles fonctionnalités les solutions de Gestion Electronique des Documents (GED) permettent-elles de mettre en place pour éviter aux entreprises des pertes de temps et d’argent conséquentes ? Quelles sont les étapes à respecter pour une gestion des documents et de l’information efficace ? Tour d’horizon.

Rationaliser les efforts de tous sur un support de travail unique

Qui n’a pas un jour envoyé un mail avec la mauvaise version d’une pièce jointe? Ou encore effectué des modifications sur un document en même temps qu’un collaborateur et perdu celles-ci après l’enregistrement ? Les sources d’erreur dans l’envoi et l’usage des documents sont multiples, d’où la nécessité pour les usagers de disposer d’un référentiel documentaire unique.

C’est l’objet premier des solutions de GED (Gestion Electronique de Documents) ou des ECM (Enterprise Content Management). La GED s’intéresse principalement aux documents de l’organisation, alors que l’ECM se concentre sur l’information en général et a donc un domaine beaucoup plus vaste que la GED.

Or aujourd’hui encore, la « GED » la plus utilisée dans l’entreprise demeure… notre boîte mail ! Le réflexe est coriace : on tord Outlook pour le « transformer » en GED, on organise des répertoires, on associe des tags. Mais tout ceci n’est destiné qu’à notre propre usage. Et, dès qu’on a besoin de collaborer, on envoie par mail une nouvelle copie du document. Il faut savoir qu’un collaborateur envoie et reçoit en moyenne 133 mails par jour*. On estime également que le nombre moyen de copies d’un même document est environ d’une vingtaine.

La solution pour économiser son temps et s’assurer que chacun dispose de la bonne version d’un document, sans risque de perte de données ? Disposer d’espaces collaboratifs et travailler sur une unique version partagée par les contributeurs, permettant ainsi de réduire les risques de perte de documents et les coûts associés à la reproduction. Car, pour reproduire un document définitivement perdu, une entreprise dépense en moyenne 165€ en temps de travail. Ce coût peut s’avérer très important si l’on considère que 7.5% des documents sont perdus…

La GED, un outil de sécurisation de l’accès aux informations de l’entreprise

La diffusion d’un document par mail pose également des problèmes de sécurité. Une fois une copie d’un document envoyée, pas de retour arrière possible. Partager un lien vers un document au sein d’un ECM permet de garder la main sur les habilitations. Seules les personnes autorisées peuvent accéder à la ressource.

Alors qu’un document envoyé par mail peut être transféré au monde entier, l’accès à des ressources sur une GED est nominatif et donc restreint. Ce n’est plus le document qui est envoyé par mail mais un lien vers la ressource, permettant ainsi de s’assurer que seules les personnes habilitées pourront lire et en modifier le contenu. Et si une version erronée est envoyée, il suffit de corriger le référentiel pour que tout le monde bénéficie de la mise à jour, en temps réel.

Savoir organiser et rechercher l’information de façon efficace en interne : un enjeu de taille

Il existe aujourd’hui des espaces documentaires contenant plusieurs centaines de millions de documents. Savoir penser son « plan de classement » est donc essentiel. Imaginez une bibliothèque contenant des millions de livres : il serait inenvisageable de ne pas organiser un minimum le rangement des ressources disponibles ?

La difficulté est extrêmement similaire pour de nombreuses entreprises. Les outils sont les mêmes : classement arborescent par dossiers, mais aussi étiquettes (tags) qui permettent d’affecter à chaque document une « clé de recherche ». Car l’enjeu de la mise en place d’un plan de classement rejoint celui de la bibliothèque : retrouver efficacement la ressource dont on a besoin. Et de ce fait, gagner un temps précieux, car on passe, en général, la moitié de notre temps à chercher de l’information*.

Il existe des solutions qui permettent d’apposer de nombreux tags sur des documents dès la phase d’acquisition de manière automatique (ex : scan avec lecture automatique, analyse de contenu d’un fax/mail …) avant de les envoyer dans le bon répertoire de stockage.

L’usage d’une solution ECM prend tout son sens avec l’augmentation du volume de documents stockés. Elle devient nécessaire si on considère qu’environ 27% des sociétés ont subi une perte d’affaires ou une perte d’images suite à de mauvaises pratiques de gestion des données*.

Accéder et gérer ses documents, quel que soit le lieu où le moment

L’accessibilité aux ressources est au cœur des usages. Parce qu’elles sont stockées de manière centralisées, parce que les accès sont sécurisés, il devient possible de travailler sur ces ressources partout et tout le temps.

La plupart des solutions ECM permettent de gérer des processus associés aux documents pour gérer leur cycle de vie (ex : draf/ à approuver/ approuvé/ publié). La plupart du temps les « workflows » sont basiques et limités à des mécanismes de validation.

Toutefois, la plupart des solutions permettent le cas échéant de s’adosser à une brique dédiée de BPM (Business Process Management) si le processus à implémenter est plus complexe ou nécessite une intégration totale dans le SI de l’entreprise.

Ainsi un manager peut valider un workflow depuis son mobile grâce aux fonctionnalités de mobilités des solutions ECM et consulter la liste de ses tâches en attente. De la même manière, les ressources peuvent être partagées avec des clients, fournisseurs pour collaborer comme en présentiel.

Les usages sont multiples :

  • Consultation de documentation technique
  • Elaboration de dossiers avec pièces
  • Signature de contrats
  • Diffusion de catalogues produits

L’archivage : une étape essentielle, répondant à des contraintes légales

Enfin les contraintes légales de plus en plus nombreuses poussent les directions informatiques à s’interroger sur le contenu de leurs bases documentaires et à décider du sort final des ressources. Deux scénarios sont alors possibles : la purge ou l’archivage.

L’archivage légal doit aujourd’hui répondre à des normes strictes régies au niveau international (ISO 14641-1) et qui permettent de s’assurer des points suivants :

  • Intégrité du document
  • Accessibilité dans le temps
  • Traçabilité des accès
  • Accès en consultation
  • Durée légale de rétention
  • Sort final

L’enjeu des systèmes d’archivage électroniques est donc la conformité légale, le stockage et la fourniture de documents à valeur probatoire (la valeur probante restant à l’appréciation de la justice). Dans ce contexte, repenser ses outils de GED ou d’ECM revêt une importance bien plus stratégique qu’une « simple » question d’amélioration des process internes.

*Source : http://www.aiim.org/

Pour aller plus loin

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Gaël Herve

Responsable Centre de compétences GED / BPM - Orange Applications for Business