Les employés adaptent leur niveau d’exigence et leurs attentes sur leur lieu de travail selon leur expérience de consommateur. Ils veulent utiliser leurs appareils personnels et ne comprennent pas pourquoi ils ne peuvent pas collaborer, rechercher et se connecter à des applications d’entreprise pendant leurs déplacements.
Répondre à ces attentes est cependant compliqué.
Une enquête du salon Unified Communications Expo 2012, compilée par Bitdefender, montre qu’une majorité d’entreprises (64 %) pense que la plupart de leurs employés souhaitent utiliser leurs appareils personnels à des fins professionnelles dans le cadre d’un programme Bring Your Own Device.
L’enquête, qui réunit les attitudes et les opinions de plus de 100 cadres d’entreprise présents au salon, a conclu que si les employés souhaitaient utiliser leurs propres appareils au travail – un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone – c’était principalement parce qu’il est plus pratique d’utiliser le même appareil dans le cadre de l’usage personnel et professionnel.
Une seconde bonne raison réside dans le fait que les employés préfèrent l’aspect et le toucher de leur téléphone/appareil personnel.
Alors, que pouvez-vous faire pour y remédier ? Voici 10 astuces que j’ai retenues à la conférence et qui pourraient vous aider à mettre en place des politiques de BYOD ou de communications unifiées sur votre lieu de travail :
1. impliquer la direction
Les sociétés qui impliquent les dirigeants dès le début bénéficieront d’une meilleure compréhension des politiques et d’une voix d’autorité soutenant les règlements. S’ils comprennent comment cela fonctionne, ils peuvent encourager les employés à suivre le mouvement et proposer des formations et une assistance supplémentaire.
Au plus haut niveau, les cadres font pression en faveur de la culture BYOD. (50 % des PDG achèteront des tablettes pour leurs employés en 2012, selon Morgan Stanley).
2. permettre la présence des utilisateurs sur les appareils
Exploiter le potentiel des utilisateurs et intégrer les systèmes de présence dans les processus d’entreprise permettra de soutenir le moral des employés et d’encourager le partage d’idées. Toutefois, les sociétés doivent commencer par concevoir une étiquette pour que cela fonctionne de manière sécurisée et efficace.
3. mettre l’accent sur la facilité d’utilisation
Les entreprises doivent s’assurer que tous les outils liés au BYOD sont faciles à utiliser et intègrent une fonction fluide de migration des listes de contacts. L’objectif est de permettre aux utilisateurs de continuer à travailler et à communiquer facilement sans mettre en péril les actifs de la société. C’est facile ! Regardez simplement cette infographie.
4. organiser des transferts de connaissances virtuels
Les communications unifiées fonctionnent mieux si vous faites exactement cela : unifier. Les applications de connaissances virtuelles, comme WebEx, la formation vidéo, et les outils de bureau à distance peuvent réellement aider un employé d’une entreprise, à condition qu’il existe une protection adaptée avec des protocoles d’autorisation adéquats.
5. encourager le télétravail
Le personnel tire profit de la technologie, ce qui l’encourage à en faire profiter à son tour l’entreprise. La tendance au BYOD améliore la satisfaction, l’implication et la productivité au travail, car elle permet aux individus de prendre en charge un élément essentiel de leur existence sur le lieu de travail – les outils qu’ils utilisent pour faire leur travail.
D’après une enquête iPass sur 1 100 travailleurs mobiles, « les employés qui utilisent leurs appareils mobiles à la fois à des fins personnelles et professionnelles font 240 heures de plus par an que ceux qui ne les utilisent pas ainsi. »
6. créer des champions du changement
Le fait que quelqu’un explique les avantages des programmes UC/BYOD aux équipes aura le même effet que l’appui de la direction. Un bon champion sera capable d’encourager les changements de comportements par des initiatives comme l’organisation d’ateliers de projets, le développement de meilleures pratiques, etc.
7. tirer parti d’outils comme la Voix HD
Les programmes BYOD et UC permettront aux entreprises d’exploiter les dernières technologies et possibilités de la manière la plus appropriée. Ainsi, l’audio HD peut être utilisée pour les appels, assurant la clarté de toutes les communications, quel que soit l’endroit où se trouve l’utilisateur. DTS, un format audio obligatoire sur la norme Blu-ray Disc, cible le marché mobile suite au succès de son récent partenariat avec Huawei et LG.
Une étude récente de DTS et YouGov a montré que 74 % des personnes interrogées étaient convaincues que le DTS donnait aujourd’hui un meilleur son que les expériences audio classiques. Par ailleurs, près de la moitié (49 %) d’entre elles indiquaient que la meilleure qualité de son possible était un facteur important, avec 36 % d’entre elles prêtes à payer pour une application téléchargeable qui améliorerait considérablement l’expérience audio.
8. créer le buzz
Cela peut facilement être fait par des initiatives comme la création de communications internes, la diffusion d’une newsletter, la prise d’un créneau sur les réseaux sociaux, le fait d’être cité dans des réunions d’entreprises, ou même en écrivant tout simplement un blog comme celui-ci.
9. utiliser les appareils pour les réunions & les appels de mise à jour
Les entreprises peuvent créer et développer des procédures de réunion à l’aide de mécanismes d’UC qui peuvent fonctionner dans toute l’entreprise.
10. mettre en place une journée sans e-mail
Si vous souhaitez créer un environnement professionnel virtuel, essayez de rompre la dépendance développée chez les employés envers les e-mails avec une journée spécifique interdisant son utilisation. Cela encouragera ainsi le personnel à travailler différemment et à utiliser plutôt les outils de collaboration pour communiquer.
« D’ici 2016, au moins 50 % des utilisateurs d’e-mails en entreprise s’appuieront principalement sur un explorateur, une tablette ou un client mobile plutôt que sur un client de bureau », prédit Gartner.
Joe
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Joe Fernandez is a technology writer and blogger for Futurity Media. As a journalist, he was an editor on Computer Weekly and Microscope magazines and worked as a deputy editor for Marketing Week and its sister title Pitch covering online marketing and social media developments. Joe has also appeared in titles including New Media Age, Guardian Computing, Computing Magazine, The Inquirer and Mobile Magazine.