Цифровое рабочее место: принцип одного окна

Цифровое рабочее место — область сотрудничества, где достигается баланс между личным контактом и персональным пространством, необходимым, чтобы как следует сосредоточиться. Это в идеале. На деле же множество источников информации — мессенджеры, системы видеоконференций, электронная почта, звонки — постоянно отвлекает работников и в конечном счете снижает продуктивность. Рассказываем, как не потерять, а обрести дополнительные возможности и ускорить выполнение задач с помощью унифицированных коммуникаций.

Потеря времени и смысла

По данным различных исследований, просмотр электронной почты снижает концентрацию внимания, а звук оповещения по телефону вредит продуктивности, вызывая посторонние мысли. После того как работник отвлекся, ему требуется в среднем 15 минут, чтобы должным образом сфокусироваться на рабочей задаче. Опрос Spiceworks 2017 года показал, что организации в среднем используют 4,4 различных сервиса от трех разных провайдеров. Так называемая теневая ИТ-инфраструктура, включающая популярные В2С-приложения — мессенджеры, бесплатные облачные файловые хранилища типа Dropbox и Яндекс-Диск, — не контролируется службой безопасности компании и не гарантирует неуязвимость коммуникации. Доверие к таким сервисам может привести к нарушению коммерческой тайны и утечке интеллектуальной собственности. Информация, поступающая по этим каналам, не отсортирована: сотрудник, получивший рабочий файл в мессенджере, переключается на сообщения от друзей и родных.

Тем не менее очень сложно убедить сотрудников использовать вместо этих привычных средств коммуникации корпоративные аналоги, если они устроены чуть сложнее. Поэтому один из последних трендов развития корпоративных систем — минимализм и упрощение. Сервисы максимально приближают к привычным, например, за счет дизайна интерфейса. Но даже если вам удалось пересадить сотрудников на корпоративный коммуникатор, проблема потери продуктивности остается, так как такие рабочие инструменты часто все равно не связаны между собой. Необходим защищенный и контролируемый службой безопасности ресурс, совмещающий все возможные виды коммуникации.

Шаги к минимизации хаоса

Современное цифровое рабочее место должно обеспечивать продуктивность, не отвлекать сотрудников, при этом быть простым в применении, обеспечивать безопасную передачу данных и мобильность — быть доступным на любых имеющихся устройствах (компьютерах, смартфонах, планшетах). А также легко интегрироваться в бизнес-процессы и инструменты, используемые на предприятии.
Вот несколько основных тенденций, в соответствии с которыми развиваются современные платформы для унифицированных коммуникаций.

■    Миграция в облако

Чтобы платформа была мобильной и глобально доступной, она должна находиться в публичном облаке. Многих все еще пугает такое положение вещей, ведь бизнес-информация, пусть и зашифрованная, попадает через публичные сети в чужое хранилище. Правда, этот страх не мешает тем же людям использовать B2C-приложения для обмена файлами, чатов и звонков по рабочим вопросам или облачные версии популярных CRM.

Облачные системы проще внедрять и обслуживать, они предлагают более гибкие модели использования и оплаты по сравнению с on-premise-системами. При этом все основные вендоры обеспечивают безопасность с помощью сквозного шифрования. Для тех, кто не готов или по каким-то причинам не может полностью переходить в облако, существуют гибридные схемы.

■    Интеграция унифицированных коммуникаций в бизнес-процессы

Современным компаниям нужны решения, способные встраиваться в используемые на предприятии приложения, обеспечивая непрерывность бизнес-процессов. С помощью программных интерфейсов и средств разработки унифицированные коммуникации интегрируются в ERP- и CRM-системы (такие как SAP, SalesForce, 1C), внешние и внутренние web-порталы и мобильные приложения. При помощи платформ с богатым набором API и SDK можно также разрабатывать приложения на заказ.

■    Концепция Meeting Solutions

В основе систем унифицированных коммуникаций сегодня лежат конкретные задачи и проекты. Если раньше во главу угла ставились исполнители, то теперь триггером возникновения коммуникации стал процесс, что больше соответствует потребностям современного бизнеса. По аналогии с группой в мессенджере, пользователи объединяются для выполнения определенной активности и получают расширенные возможности для обмена информацией. По этому принципу построены продукты Cisco, Microsoft, Alcatel-Lucent, Unify и ряда других компаний.

Пример решения на базе Microsoft Teams

Одно из возможных решений организации цифрового взаимодействия по упомянутым принципам — Teams от Microsoft, входящий в экосистему облачного сервиса Office 365. Концепция Teams — в объединении как можно большего количества средств обмена информацией и ее хранения в одном сервисе. Здесь и многопользовательские чаты, и безопасный обмен файлами, и совместная работа над документами, и демонстрация рабочего стола, и видеоконференции и традиционная телефония. В рамках нашей комплексной услуги мы предлагаем подключение сервиса Teams к телефонной сети Orange, что включает в себя:

■    местные телефонные номера и номера бесплатного доступа в России и многих других странах мира;

■    доступ к телефонной сети общего пользования;

■    услуги организации и поддержки сетей VPN.

При необходимости мы обеспечиваем поставку клиентского оборудования, программного обеспечения, а также подписок на облачные сервисы Microsoft 365. Благодаря нашей услуге VPN Galerie вы получаете прямой доступ в облако Microsoft, минуя публичный интернет, что наилучшим образом скажется на качестве, надежности и безопасности.

Сравним стандартный сценарий использования сервисов Office 365 через интернет и через VPN Galerie.

■    Корпоративный облачный сервис Microsoft Teams с SLA 99,95%.

■    Контролируемая синхронизация адресной книги организации.

■    Возможность полноценной, контролируемой совместной работы внутри компании и с внешними организациями.

■    Развитый инструментарий чат-ботов.

■    Возможности аудио- и видеоконференций.

■    Полный контроль действий пользователей с помощью Office 365 Security&Compliance Center.

■    Возможность классификации и шифрования выгружаемых файлов.