Компания наизнанку

Крупные предприятия часто работают со сторонними компаниями практически во всех сферах деловой активности. Они признают, что невозможно заниматься всем внутри компании, и сотрудничают с фрилансерами, агентствами, партнёрами по каналам и учёными в сфере разработки продуктов, в продажах, маркетинге, логистике.

К услугам фрилансеров обычно прибегают, если необходим какой-то определённый навык или временное решение. Только в США на сегодняшний день насчитывается около 53 миллиона фрилансеров, что составляет 34% всего работающего населения. В других областях предприятия выглядывают за пределы «стен компании», для поиска помощи в разработке новых продуктов и услуг. Например, компании: GE, Unilever, Accenture и AstraZeneca приняли участие в программе Open Innovation.

Зачастую свободному сотрудничеству будто мешает непроницаемая стена, и имя ей — корпоративная сеть. Для того чтобы работать с внешними партнёрами, сотрудникам приходится пользоваться либо электронной почтой, либо несанкционированными мессенджерами и приложениями для управления проектами.

Улучшение совместной работы внутри компании

По оценкам исследовательской компании Gartner, к 2016 году уже половина предприятий внедрила корпоративные социальные сети и инструменты для совместной работы, чтобы повысить производительность и количество новых идей внутри компании. Согласно исследованиям McKinsey, программное обеспечение для совместной работы может сократить время, затрачиваемое на поиск информации на целых 35%, а также помочь отделам повысить эффективность на 20%.

Существует множество различных технологий для совместной работы: Webex и Citrix хороши для групповой конференц-связи; чат в почтовых клиентах содержит информацию о присутствии, помогает сократить электронную почту и задержки при ответе на простые запросы; Slack, Hipchat и с недавних пор Microsoft Teams совершили существенный скачок в технологиях для общения в чатах: они предназначены для групп, могут быть заказаны по проекту и полностью доступны для поиска. Облачные хранилища вроде Dropbox, Box и Google Drive упрощают синхронизацию файлов на нескольких устройствах и позволяют совместно использовать документы с членами команды. Корпоративные социальные сети, предлагаемые Jive и Yammer (часть Office 365), помогают виртуальным командам держаться вместе. Фактически Office 365 объединяет множество этих возможностей в одной среде — электронную почту, чат, доски, карты, совместное использование файлов, сайты, календарь, конференц-связь, и он полностью интегрирован в Skype для бизнеса.

Все эти инструменты станут отличным подспорьем для повышения эффективности. Но для компаний, которые во многом полагаются на работу с партнёрами, более разумным решением будет сделать свою систему для совместной работы открытой.

Теневое сотрудничество

Если партнёры и поставщики не могут получить доступ к корпоративным системам совместной работы, некоторые сотрудники просто игнорируют политику безопасности и устанавливают несанкционированные приложения или используют приложения собственного агентства. Необходимость работать с внештатными сотрудниками — один из факторов роста «теневого ИТ». Согласно опубликованному в 2016 году отчёту «Подключенные предприятия», выпущенным Dimension Data, приложения для личного пользования используются в половине компаний на рынке, и их количество растёт. Это наиболее популярно среди миллениалов: 60% из них уже используют Google Drive, Dropbox, Instagram и iCloud для совместной работы. При этом только 38% бэби-бумеров используют эти приложения.

ИТ-менеджменту необходимо признать, что продуктивность некоторых сотрудников выше, когда они могут самостоятельно выбирать инструменты для совместной работы. При этом надо искать баланс между свободой выбора и необходимостью снизить риск утечек, нарушений и взломов.

Итак, как же добиться этого? Очевидно, что предприятиям не нужно принимать или одобрять каждый доступный инструмент совместной работы. Такой подход приведёт к силосам информации, огромным риски безопасности и, возможно, окажется очень дорогостоящим решением, затраты на которое окажутся скрытыми на кредитных картах компании. Более контролируемым решением будет расширение собственных инструментов для совместной работы с корпоративными клиентами, чат-клиентов или приложений для хранения данных для третьих лиц вне фаерволла. К примеру, Jive-X — это инструмент, который фокусируется как раз на таком взаимодействии с партнерами. Открывая системы внутреннего взаимодействия доверенным третьим сторонам, например, фрилансерам на контрактах, чаты и файлы хранятся в защищенных местах, а безопасность — это ключевой вопрос управления доступом.

Получая преимущества

Использование тщательно внедрённых инструментов для повышения продуктивности работы корпоративного взаимодействия с партнерами и поставщиками поможет наладить более тесные рабочие отношения. Опираться на электронную почту как на единственный инструмент связи в разрыве между интернетом и интранетом — это шаг назад в 20 век. Сегодняшний цифровой пользователь, неважно, сотрудник компании или внешняя сторона, ожидает одного и того же опыта использования социальных приложений дома и в рабочем пространстве. И если важная часть вашего рабочего процесса создается внешним партнёром, почему бы не интегрировать его в вашу среду совместного работы?

Чтобы узнать больше о сотрудничестве и возможностях, которые могут предоставить социальные инструменты для предприятий, посетите http://www.orange-business.com/en/unleash-power-in-your-enterprise-with-social-collaboration