Os perigos da sobrecarga digital no home office

Empresas de todo o mundo que adotaram o home office como arma para o combate ao novo coronavírus vivem um momento completamente diferente de tudo o que já foi visto. Com a comunicação entre as equipes 100% remota e todo o trabalho realizado em ambientes digitais, o bem estar dos colaboradores precisa ser levado em conta, especialmente para evitar uma sobrecarga digital.

O relatório State of Mobile 2020, da AppAnnie, mostra que usuários de smartphones passam, em média, 3,7 horas por dia no celular. E uma pesquisa do Harvard Business aponta que os trabalhadores recebem 350 mensagens relevantes por semana. No caso de executivos, são 300 mensagens por dia. Pensando que todo o trabalho no home office está concentrado em meios digitais, esse volume de informações certamente aumentará. Como lidar com isso?

Antes de tudo, é preciso entender os problemas que a sobrecarga gera no bem estar do colaborador, refletindo também na sua produtividade. Assim como um computador, nosso cérebro possui uma capacidade determinada para armazenar informações e estímulos. No caso de um dispositivo eletrônico, ao atingir esse limite de memória, ele passa a funcionar com menos eficiência. Com a mente humana não é diferente. Quanto mais informações nos bombardearem, menor será a nossa capacidade de atenção e criatividade.

Em uma pesquisa de quase dois anos, o professor Nicholas Bloom, da Universidade de Stanford (EUA), chegou à conclusão de que o home office melhora a saúde mental e física dos colaboradores, reduz as emissões de carbono e, para as empresas, gera uma considerável economia mensal. Portanto, nesse período de quarentena, é fundamental que as empresas promovam ações para evitar esse tipo de problema e colham os bons frutos do trabalho remoto.

1. Definir horas de folga e respeitar a vida pessoal dos funcionários

Ao trabalhar de casa, vida pessoal e profissional podem se confundir. Com isso, é muito comum que funcionários acabhhhem ultrapassando o expediente estipulado ou deixem de fazer o tradicional horário de almoço no meio do dia. O gestor precisa entender que horários de folga são livres, logo, o funcionário tem todo o direito de se desconectar e fazer o que bem entender. O expediente combinado em contrato deve ser respeitado em qualquer hipótese, incluindo o registro de horas extras caso essas sejam necessárias.

2. Incentivar o uso de respostas automáticas de e-mail

O respondedor automático de e-mail é uma ferramenta muito simples, mas essencial para evitar que o colaborador se sinta pressionado a olhar sua caixa de mensagens durante os períodos de folga. Ela também atua como um elemento de “educação” de clientes e gestores, reforçando os horários em que o colaborador está disponível para tratar de assuntos referentes ao trabalho e os horários em que não está.

3. Substituir e-mail por redes sociais corporativas

Durante o home office, é natural que o volume de e-mails aumente. A troca de e-mails em excesso, com longas threads para tratar de assuntos rotineiros, atrapalha a produtividade e pode causar atritos de comunicação. Por isso, o ideal é utilizar redes sociais corporativas, que permitem que colaboradores e gestores se comuniquem de forma mais fluida e rápida. Isso facilita a sinergia entre todo o time e mantém a proximidade entre todos os membros, mesmo que fisicamente distantes uns dos outros. Sem o tradicional almoço em grupo ou o cafezinho da tarde, essas redes se tornam o ambiente no qual os colaboradores vão interagir uns com os outros não só em assuntos relacionados a trabalho, mas também vão compartilhar suas experiências e sensações.

4. Utilizar a tecnologia a favor da produtividade e bem estar

Por incrível que pareça, a tecnologia é uma aliada no combate à sobrecarga digital. A inteligência artificial e a automação de processos robóticos (RPA) podem ajudar colaboradores a administrarem suas rotinas de forma mais eficiente. Algumas ferramentas, por exemplo, têm a capacidade de identificar e-mails prioritários, colocando os funcionários no controle do fluxo digital recebido.

Além de tudo isso, é importante ressaltar que uma situação como a que vivemos é completamente atípica e pode ser assustadora para algumas pessoas. Por isso, cabe ao gestor ter a sensibilidade de entender o limite dos seus liderados e se mostrar presente para ouvir suas dores e receios. Para os colaboradores, é essencial se ocupar de tarefas prazerosas durante as folgas, evitando o bombardeio de informações e tornando o período de quarentena menos estressante.

George Paiva
George Paiva

George Paiva é gerente de Recursos Humanos para América Latina na Orange Business Services.