O retorno gradual aos escritórios já é uma realidade, assim como também é real que a forma predominante de trabalhar não voltará a ser a consagrada antes da pandemia. O home office se mostrou positivo em vários aspectos e a presencialidade realmente fez falta durante a pandemia. Juntando as constatações, o modelo híbrido tem tudo para ser o futuro e o presente na maioria das empresas.
Mas, entre a teoria e a prática, há um hiato a ser superado. A grande questão é saber se os escritórios já estão aptos a incorporar o novo esquema. Afinal, com tantas mudanças que a pandemia trouxe, que englobam comportamento de pessoas, transformação digital acelerada, necessidade de diferentes espaços físicos, entre outras, a estrutura dos escritórios, bem como seu gerenciamento, deverão ser revistos.
A adaptação
Quando a pandemia começou, resiliência foi a palavra de ordem na prática. A transformação digital acelerada foi consequência deste período difícil. Quem aprendeu antes e respondeu primeiro aproveitou melhor. “Em menos de uma semana, colocamos todos os nossos colaboradores do escritório central em home office. A pandemia trouxe esse benefício para o Makro [uma empresa que não tinha o trabalho remoto implantado]. Aceleramos o plano de transformação digital da companhia. Disponibilizamos laptops para todos, com acesso seguro e remoto”, diz Patrícia Câmara, CIO do Makro Atacadista.
Hoje, a empresa está pronta para operar em modo híbrido. “Investimos em WiFi para cobrir toda a área do escritório e garantir que os profissionais possam se sentar em qualquer local, respeitando o distanciamento e se adaptando à redução de espaços disponíveis. A empresa tem realizado rodízio de profissionais no escritório e os que estão remotos participam das reuniões por meio de ferramentas de colaboração. Não sabemos mais onde o colaborador está e não faz diferença, pois usamos as ferramentas de TI para a comunicação”, explica.
No entanto, nem todos os empregadores têm a mesma realidade. Muitos ainda estão em processo de evolução. “Existem vários níveis de amadurecimento, porém, ouso dizer que nem todos estão 100% preparados para o trabalho híbrido. Ainda há muito a ser feito, tanto em relação à adoção de tecnologias que facilitem o gerenciamento da rotatividade de pessoas nos escritórios, como no aprendizado do que é a medida certa para cada perfil de profissional”, conta Eduardo Dacorso, Channel Manager da New Wave Workspace.
Investimentos essenciais
Preparar um escritório para operar em modelo híbrido requer alguns pontos de atenção:
- Computadores para os colaboradores: Patrícia Câmara conta que, no Makro, foi necessário mudar o padrão da companhia, que passou a fornecer laptops para 100% dos funcionários administrativos. “Pensando no modelo híbrido, vimos que o investimento mais eficiente seria em laptops.”
- Ferramentas para acesso de forma remota: a utilização de ferramentas de acesso, como VPN, são importantes para garantir não somente segurança da informação, como, também, para não comprometer a produtividade.
- Ferramentas de colaboração: hoje, é impossível pensar em um modelo de trabalho que englobe home office sem elas, mas Dacorso diz que é importante utilizar ferramentas que façam monitoramento. Com elas, é possível visualizar como o funcionário está trabalhando e avaliar a distribuição de cargas de tarefas. “Por exemplo, o colaborador A está com uma carga de 120%, enquanto o B está com 70%, ambos com o mesmo perfil e capacidade. Não seria melhor redistribuir tarefas?”
- Espaço físico adequado: para garantir a segurança de todos, é necessário adaptar os ambientes do escritório a fim de manter o distanciamento. Podem ser utilizadas soluções como proteção de acrílico, maior espaço entre baias, melhor cobertura de WiFi e sinalizações sobre cuidados específicos.
- Móveis para Home Office: ao trabalhar em casa, colaboradores podem executar melhor suas atividades quando têm móveis decentes, com todos os cuidados ergonômicos. E as empresas devem se preparar para ajudar quem não dispõe de mobiliário adequado.
Eficiência garantida
Fazer grandes investimentos apenas para “apagar incêndio” pode ser arriscado. Por isso, é importante ter um planejamento de longo prazo, afinal, o modo híbrido veio para ficar.
“Fazer um bom estudo de caso com parceiros de tecnologia ajuda muito. Trocamos muitas experiências, principalmente para decisão de compra ou locação de ativos. No Makro, otimizamos nosso plano de investimento anual para atuar nas tecnologias necessárias para o trabalho híbrido”, conta Patrícia Câmara.
A questão da rotatividade de colaboradores é fundamental nesse planejamento. Segundo Eduardo, pode-se iniciar com uma análise criteriosa de quais profissionais têm mais ou menos flexibilidade dependendo da função. Realizar uma enquete com os funcionários ajuda a entender quem quer ou precisa ficar em casa, ou quem quer ir ao escritório e por que.
A cultura da empresa também deve ser considerada. Uma vez que estes pontos são analisados, é possível elencar os quesitos mais importantes para a aplicação de tecnologias que suportem as medidas adotadas de imediato, a médio e a longo prazo, diz Eduardo Dacorso. Por exemplo: na primeira fase, ordenar o retorno de forma estruturada e segura. Na segunda, permitir análise profunda de como os escritórios estão sendo utilizados e, na terceira, avaliar o que mais pode ser integrado à solução de gerenciamento do espaço.
Superando as adversidades
Adotar o padrão híbrido de trabalho como novo normal também traz desafios que vão além da questão logística. A resistência à mudança de hábito, para Eduardo Dacorso, é um dos maiores obstáculos a serem ultrapassados. Ele completa: “As empresas que propiciarem a melhor experiência para seus colaboradores tendem a colher os melhores frutos. Elas devem buscar tecnologias que possam ser aliadas dos colaboradores, para que eles se sintam bem assistidos pelo empregador.”
O fortalecimento do vínculo entre os colegas de trabalho também é um desafio a ser encarado nesse novo modelo. Para Patrícia, é importante o equilíbrio entre o presencial e o remoto. Ela lembra, ainda, do cuidado com a saúde mental. Afinal, tocar a vida em uma pandemia não foi fácil para ninguém e os efeitos da crise sanitária mundial deverão permanecer nas nossas vidas por um bom tempo.
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