Умный офис

Умный офис упрощает жизнь бизнесу: цифровые технологии создают комфортную среду для работы и творчества и сохраняют ресурсы сотрудников. В зависимости от потребностей компании умный офис может включать базовые решения, такие как система бронирования переговорок и видеонаблюдение, а может подразумевать полную автоматизацию всех процессов. Умным офисом можно управлять с помощью мобильного приложения, в котором у каждого пользователя есть свой профиль и доступ к различным функциям, которыми можно легко управлять. Приложение может быть установлено на любой мобильный гаджет.

Умный офис – это сложная телекоммуникационная экосистема, состоящая из оборудования (сервера, датчики, считыватели карт и др.) и программного обеспечения. Всевозможные устройства, оснащенные датчиками, камеры видеонаблюдения и другие системы внутри офисных помещений связаны между собой и управляются из единого центра – сервера или компьютера, – на который установлено специальное программное обеспечение.

Доступ в помещения

Системы контроля доступа в помещения позволяют контролировать доступ к различным локациям, будь то офисные помещения или парковка. Например, у сотрудников появляется возможность использовать вместо пропуска мобильный телефон или альтернативные решения. Системы также помогут определять местонахождение людей при экстренных ситуациях в офисе, например, во время эвакуации.

Управление переговорными комнатами

Единая система управления переговорной комнатой интегрируется со справочниками компании, приложениями для связи, сторонними подразделениями, обслуживающими организациями, а также коммуникаторами, с помощью которых собрание в переговорной может транслироваться в интернет. Управление всеми процессами производится с помощью планшета, расположенного в переговорной. При необходимости через его интерфейс можно передать сообщение о неисправности специалистам техподдержки, вызвать сотрудника клининговой службы для уборки или кофе-леди, отрегулировать климат и уровень освещения в помещении, а также забронировать комнату на нужное время. Теперь все это возможно делать, не выходя из переговорки. 

Управление жизнью офиса

Управление всем офисом также подразумевает много возможностей, таких как зонирование климатики или использование систем энергосбережения. В офисе устанавливаются различные датчики для измерения уровня углекислого газа, уровня шума, температуры, освещенности. На основании полученных с их помощью данных можно реализовывать различные сценарии: открывать окна, использовать систему подавления шума, включать кондиционеры и менять уровень освещенности в соответствии с текущими потребностями. Такая функция позволяет в режиме онлайн мониторить показатели офиса и управлять ими при необходимости.

Хозяйственной жизнью офиса можно управлять с помощью системы quick response. В различных офисных локациях устанавливаются планшеты или QR-коды, дающие доступ к интерфейсу, с помощью которого можно вызвать нужного специалиста. Например, сообщить о том, что на кухне закончился кофе или вода в кулере. Можно настроить систему так, чтобы по завершении уборки или другого необходимого действия исполнитель мог отчитаться о выполнении задачи.

Еще одна полезная система – умная печать. Благодаря ей можно исключить ситуации, когда документ отправлен на печать по ошибке. У всех сотрудников настроен доступ к одному виртуальному принтеру, а необходимые документы они могут распечатать, подойдя к ближайшему удобному устройству и приложив к нему специальную карточку. Такая система также поможет избежать ситуаций, когда конфиденциальные бумаги отправляются на печать в другое подразделение, а также просматривать данные аналитики по печати документов в организации, чтобы оптимизировать расположение принтеров и затраты на бумагу. 

Навигация

Любую локацию можно оснастить системой распознавания местоположения и последующего отслеживания объектов в рамках этой зоны с помощью мобильного приложения. Если сотрудник или посетитель офиса включит на своем мобильном Bluetooth, датчики в помещении будут отслеживать его местоположение, а на экране телефона пользователь увидит, где находятся различные локации и как туда добраться. По схожему принципу система может работать через wi-fi, используя офисные точки доступа.

Hot desking

Рационально использовать рабочие места помогает система hot desking, через которую можно забронировать временно пустующий стол. Она актуальна, например, в отделе продавцов, где сотрудники имеют разъездной характер  работы и используют свое место примерно на 20% от всего рабочего времени. Также она поможет освоиться в офиса иногородними сотрудниками, приехавшим в командировку. Временные команды могут бронировать рабочие места, расположенные рядом, для более удобной внутрикомандной коммуникации.

В связи с текущей эпидемиологической ситуацией мы также разработали алгоритм, который позволяет при бронировании рабочего места блокировать соседние места, находящиеся ближе 1,5 метров. Благодаря этой функции работникам, находящимся в офисе, проще соблюдать предписанные меры безопасности.

Интерфейс системы бронирования рабочих мест для удобства реализован сразу на двух языках – русском и английском. Ею удобно пользоваться удаленно с мобильных устройств, чтобы забронировать место заранее. 

На основе логируемых данных в системе руководители могут строить отчетность по посещениям своих сотрудников. Это поможет отслеживать пересечения смен сотрудников  и контролировать максимально разрешенный уровень присутствия в офисе.