Как работать с партнерами, чтобы было удобно и безопасно

Поделиться

Почему компании должны открывать свои внутренние системы для партнеров

Крупные предприятия все чаще работают со сторонними компаниями практически во всех сферах бизнеса. Признавая, что не справляются со всем самостоятельно, они подключают внештатников, аутсорс-агентства, партнеров, продажи, маркетинг, логистику и прочее.

Фрилансеры обычно используются для временной работы, требующей определенных навыков. Только в США насчитывается 53 миллиона фрилансеров, что составляет 34% от всей рабочей силы. Но в других областях предприятиям нужны сторонние компании для помощи в разработке новых продуктов и услуг. GE, Unilever, Accenture и AstraZeneca, например, уже внедрили принцип открытых коммуникаций. И все же, часто сотрудничеству компаний мешает непреодолимое препятствие — корпоративная сеть.

Чтобы взаимодействовать с внешними партнерами, сотрудники предприятия должны либо отказаться от электронной почты как основного формата совместной работы, либо внедрить несанкционированные приложения для управления проектами и обмена сообщениями.

 

Настроить внутренние коммуникации

Согласно Gartner, к 2016 году около 50% предприятий использовали социальные и корпоративные инструменты для улучшения внутренней эффективности и формирования идей. По данным McKinsey, софт для совместной работы сокращает время на поиск информации (на 35%), а также повышает эффективность команд (на 20%).

Существует множество технологий, предназначенных для совместной работы внутри компании:

  • Webex и Citrix для групповой конференц-связи;

  • Чаты внутри email-клиентов оповещают о доступности адресата, что снижает число писем и время ожидания ответа на простые запросы;

  • Slack, Hipchat и Microsoft Teams — шаг вперед в технологии чатов, поскольку они предназначены для групп, могут быть настроены по вашему проекту и полностью доступны для поиска;

  • Такие хранилища, как Dropbox, Box и Google Drive упрощают синхронизацию файлов на нескольких устройствах и совместную работу с документами в команде;

  • Корпоративные социальные сети от Jive и Yammer (часть Office 365) помогают удаленным командам держать контакт.

 

Фактически, Office 365 объединяет многие из этих возможностей в одной среде: электронную почту, чат, доски, карты, общий доступ к файлам, сайты, календарь, конференции и полностью интегрирован в Skype для бизнеса. Эти инструменты заметно повысят производительность вашей команды. Но предприятиям, которые сильно полагаются на работу с партнерами, стоит открыть среды этих приложений для совместной работы.

 

Обеспечить безопасность

Если партнеры и поставщики не пользуются доступом к корпоративным системам для совместной работы, то некоторые сотрудники станут игнорировать политику безопасности и настраивать или использовать приложения для общения с внешними компаниями. Необходимость коммуникации с посторонними — основной фактор роста теневого ИТ. Согласно отчету Dimension Data’s 2016, сторонние приложения для совместной работы используются в половине компаний — и эта цифра растет. Среди миллениалов показатель более выражен: 60% из них уже используют такие решения, как Google Drive, Dropbox и iCloud для совместной работы (против 38% поколения бэби-бумеров).

ИТ-менеджменту стоит признать, что некоторые сотрудники будут более продуктивными, если смогут выбирать собственные инструменты совместной работы. Но здесь должен быть баланс между удобством работы и риском утечек, взломов и хаков.

Как ИТ-специалисту достичь этого? Очевидно, компаниям не стоит одобрять каждый доступный инструмент для совместной работы. Ведь неконтролируемое распределение информации создает серьезные риски для безопасности, и возможно, повлечет большие расходы. Более контролируемый подход заключается в открытии доступа к собственным инструментам коллективной работы, чат-клиентам и приложениям для третьих сторон.

Например, Jive-X — один из инструментов, уделяющих центральное внимание активизации партнеров. Открывая системы корпоративных коммуникаций доверенным третьим сторонам, таким как фрилансеры, вы сохраняете файлы и чаты в безопасности. А безопасность — это вопрос управления доступом.

 

Получение преимуществ

Инструменты совместной работы помогут наладить более тесные отношения с партнерами и поставщиками. Нельзя полагаться только на электронную почту, проводя мост между интернетом и корпоративной сетью, так как мы давно вышли из 20-го века.

Современный пользователь, будь то сотрудник или аутсорс-компания, ожидает получить опыт от социальных приложений на рабочем месте, релевантный опыту в остальных сферах жизни. И если существенная часть работ выполняется внешними партнерами, почему не интегрировать их в совместную социальную среду?

Команда Orange

We are a bunch of people sharing the latest news news with our customers and users. We love to write about technologies that are changing our daily life for better. Have a question? Feel free to drop a line to one of us — alexandra.tolokonnikova@orange.com