Этот сложный умный офис

Все вокруг говорят и пишут об умных офисах, но порой внедрять нововведения таких масштабов бывает страшно. Мы поговорили с нашим техническим архитектором Антоном Козловым, и оказалось, что все может быть гораздо проще, чем кажется на первый взгляд. Рассказываем, на что обратить внимание и с чего начать внедрение, и делимся инсайтами от Антона.

С чего начать

Определитесь, какие задачи должен решать умный офис

Для начала важно понять, что значит умный офис для вас. Для кого-то умный офис заключается в реализации системы бронирования переговорных комнат и бесшовного Wi-Fi на всей территории офиса, а для кого-то это настоящее умное здание с полной автоматизацией процессов, включая, например, жалюзи, которые автоматически закрываются от яркого солнца.

Затем следует определиться с целевой аудиторией пользователей — будут ли это сотрудники компании, или развернутая зона будет больше использоваться для демонстрации клиентам. В первом случае умный офис должен сделать удобнее жизнь работников компании, во втором — предложить соответствующий продукт клиентам и продемонстрировать технологическое лидерство компании. Обычно так поступают профильные ИТ- и телеком-компании, которым важно наглядно продемонстрировать свои разработки на реальном примере.

Инсайт: если умный офис предназначается для потребителей внутри компании, т. е. для сотрудников, опросите их: чего им не хватает в повседневной работе, что именно они хотели бы изменить или улучшить. Это поможет сделать офис по-настоящему удобным. Также можно организовать электронный опрос, однако практика показывает, что так большая часть сотрудников не выразит своего мнения.

Поэтому наиболее эффективным способом является очная встреча проектной команды с сотрудниками. Так быстрее и проще обсудить все идеи для умного офиса, понять, чего действительно не хватает, и повысить вовлеченность сотрудников.

Соберите команду

Как и при реализации других комплексных проектов, команда должна включать в себя специалистов из различных департаментов. В составе команды обязательно должен присутствовать архитектор решения — специалист, который разработает решение, оптимизирует трудозатраты и расходы на его реализацию, учитывая имеющиеся в наличии программно-аппаратные средства. Как и в любом другом проекте, нелишним будет и проектный менеджер, который будет контролировать сроки выполнения задач, презентовать решения внутреннему заказчику, решать организационные проблемы. Обязательно вовлечение представителей ИТ-службы. С реализацией кейсов по охране труда на предприятии поможет соответствующая служба по охране труда. Желательно, чтобы в команде проекта был кто-то из эйчаров, чтобы наладить эффективную коммуникацию с сотрудниками и грамотно их привлекать на нужном этапе проекта.

Инсайт: если умный офис все же предполагается как шоурум для клиента, потребуется привлечение специалистов: они лучше других знают, как эффективно презентовать продукт клиентам.

Проведите аудит существующего оборудования и программного обеспечения

Возможно, у вас уже есть подходящее оборудование и программы, которые можно использовать для создания базовых решений для умного офиса.

Получите разрешение от внешних организаций

Например, от собственника помещения или арендодателя, служб безопасности, пожарных — список согласующих зависит от того, какое конечное решение вы планируете внедрять.

Базовые решения

Достоинство умного офиса заключается в разнообразии кейсов, которые можно реализовать в его составе, поэтому целесообразно пойти по пути «от простого к сложному». Ниже представлено несколько базовых решений.

Бронирование переговорных

Если в компании используется Microsoft Exchange с Outlook, то для базового решения по бронированию достаточно встроенных функций Outlook, а именно «Поиска комнаты», помощника по планированию встреч.

Установка различных датчиков

Наличие датчиков присутствия в совокупности с системой управления светом способствуют экономии электричества. Это особенно выгодно, если в офисе ненормированный рабочий день и есть сотрудники, работающие в нестандартное рабочее время — например по ночам.

Датчики протечки воды экономят и воду, и средства на ремонт: если вовремя заметить протечку, тратиться на восстановление пострадавшего пола, стен или потолка не придется.

А установленные датчики по мониторингу расхода воды, газа и электричества позволят иметь точную информацию по тратам этих ресурсов для последующего планирования или оптимизации.

Видеонаблюдение и видеоаналитика

Камеры для видеонаблюдения можно использовать совместно с системами видеоаналитики с целью определения загруженности помещений, подсчета количества людей и для других случаев. Помимо анализа ситуации в реальном времени, такие системы позволяют получать картину максимальной загрузки помещений. Эти данные можно использовать, например, в столовой или в больших конференц-залах. В первом случае сотрудники смогут видеть, в какие часы образуется большая очередь, и выбрать другой удобный период для обеденного перерыва. А система анализа данных и трансляция картинки с видеокамеры поможет предотвратить ситуации, когда в попытках избежать очередей в рекомендуемый период приходят сразу все. Проверить заполненность столовой можно в любое время через специальную страничку в интранете. Похожим образом решение можно масштабировать, например, для парковки.

Эволюция базовых решений

Возьмем пример с умными переговорными. Функциональности Microsoft Exchange и Outlook достаточно для бронирования переговорных комнат через интерфейс Outlook. Если в офисе компании висят информационные экраны, можно создать простой информер или веб-интерфейс, который будет выводить на экраны общую информацию по бронированию. Так сотрудникам сразу будет видна ситуация с переговорными комнатами.

Затем можно создать страницу управления переговорными на корпоративном портале. Появится возможность осуществлять бронирование несколькими способами: посредством почтового клиента со стационарных и и мобильных устройств и со страницы в интранете. Данные о бронировании с разных источников будут консолидироваться на сервере и затем отображаться на информационных экранах и в интранете.

К системе бронирования можно подключить видеоаналитику или датчики движения, чтобы избежать ситуаций, когда забронированная переговорная пустует. Например, если в течение 15 минут со старта забронированного времени в переговорной комнате никто не появляется, бронь автоматически снимается.

И это далеко не предел — с нынешним уровнем развития технологий прокачивать умный офис можно до бесконечности.