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Responsables RH : emparez-vous du BYOD !

Responsables RH : emparez-vous du BYOD !
1 Avril 2014dans Regards métiers2014-04-012014-04-03regards métiersfr
La déferlante des terminaux personnels dans l’entreprise n’est plus une seule question de sécurité informatique. Ses implications juridiques, managériales, financières… en font un sujet de choix pour les responsables RH.

La déferlante des terminaux personnels dans l’entreprise n’est plus une seule question de sécurité informatique. Ses implications juridiques, managériales, financières… en font un sujet de choix pour les responsables RH.

 

Le BYOD : du comportement isolé à la norme généralisée
Le BYOD (Bring Your Own Device) désigne la pratique des salariés d’importer leurs propres terminaux (ordinateurs portables, smartphones ou tablettes personnels) dans l’entreprise et de les utiliser dans leurs usages professionnels. Après une dizaine d’années d’existence, pendant lesquelles ce phénomène a été appréhendé appréhendé seulement comme une menace à la sécurité du SI, le BYOD apparaît de plus en plus comme une nouvelle réalité du travail et une source d’opportunités
 
Les RH doivent intégrer une nouvelle façon de concevoir le travail
La sécurité de l’information n’est que l’un des aspects du BYOD. Les responsables RH sont à leur tour concernés au premier chef par ce sujet qui fait bouger plusieurs frontières de la gestion du travail. 
 
D’un point de vue juridique tout d’abord : où s’arrête le temps de travail lorsqu’un collaborateur reçoit des e-mails « urgents » à une heure tardive et sur son smartphone personnel ? BYOD ou pas, la législation en vigueur ne change pas quant à la durée du temps de travail. Le rôle du RH est de rappeler et de faire appliquer ces règles, pour que l’entreprise et les collaborateurs respectent le cadre légal. 
 
Autre question : le coût des équipements et des forfaits. Si le collaborateur est propriétaire de son terminal, doit-il payer l’intégralité de son forfait téléphonique ? L’entreprise doit-elle, de son côté, en payer la totalité alors que l’utilisation est aussi personnelle ? Pour l’instant, il n’existe pas de règles claires en la matière. Par usage, de nombreuses entreprises s’inspirent du système de défraiement des véhicules personnels. Elles prennent en charge une partie du forfait, soit tous les mois, soit à l’année. 
 
Enfin, le BYOD finit par devenir un atout d’attractivité pour l’entreprise, surtout aux yeux des plus jeunes collaborateurs. Souvent mieux équipés dans leur vie personnelle que dans leur vie professionnelle, ils ne veulent pas renoncer à leurs terminaux et applications préférés. L’intégration du BYOD permet enfin aux nouveaux arrivants d’être immédiatement équipés et opérationnels, sans période d’adaptation. 
 
Mettre en place un « projet BYOD » : qu’est-ce que ça veut dire ?
Le 1er projet BYOD d’entreprise est né en 2009 chez Intel, avec la mise en place d’une charte dédiée. La formalisation d’un tel projet peut se faire selon plusieurs approches.
 
Garder la main sur les terminaux…
Certaines entreprises mettent en œuvre le CYOD (Choose your Own Device) ou le COPE (Corporate Owned, Personaly Enabled). Dans le 1er cas, l’entreprise permet au collaborateur de choisir son terminal parmi une gamme pré-validée par la DSI. Le terminal appartient ensuite au collaborateur mais l’entreprise s’occupe de la maintenance et du renouvellement. Si cette option laisse au collaborateur une certaine liberté, l’entreprise reste maître des applications accessibles depuis le terminal. À l’opposé, le COPE permet à l’utilisateur de choisir les applications, même s’il n’est pas propriétaire de l’outil. Cette solution présente des avantages pour les 2 parties. L’utilisateur n’est pas limité dans ses usages. L’entreprise dispose d’une flotte homogène et garde la main sur la sécurité. 
 
Notons que ces options n’empêchent pas les collaborateurs de continuer à apporter leurs terminaux personnels. 
 
… Ou miser sur l’engagement des collaborateurs
Aux entreprises qui souhaitent intégrer le BYOD sans restriction, il est possible de mettre en place une charte qui va permettre d’encadrer cette pratique. Il s’agit d’un document complet qui énumère les règles informatiques, légales et juridiques du BYOD. Il apporte, par exemple, des réponses concrètes aux questions suivantes :
  • Quels logiciels l’entreprise  met-elle à disposition des collaborateurs ?
  • Quels types de connexion autoriser ?
  • Quelles guidelines données aux collaborateurs pour encadrer le temps de travail ? …
 
Dans ce projet global, le rôle des RH consiste à définir :
  • les objectifs de cette politique,
  • les besoins des collaborateurs,
  • les bénéfices que l’entreprise peut en retirer en termes organisationnels,
  • les règles de la charte, en collaboration avec les autres équipes concernées.
 
La charte permet de trouver le point d’équilibre entre les besoins des collaborateurs et ceux de l’entreprise. Puisque la liberté est une brique essentielle du BYOD, la charte définit des bonnes pratiques plus que de véritables règles. Le rôle du RH est de sensibiliser à ces bonnes pratiques en en expliquant la légitimité. Les grandes entreprises IT américaines  ont été les premières à s'y mettre : Intel, Cisco, IBM, Dell ou VMware. La pratique est encore nouvelle pour les autres : seulement 20 % des collaborateurs dans le monde ont à ce jour signé une charte. Elle est nécessairement appelée à se répandre avec l’expansion du BYOD. Ainsi, 38 % des entreprises prévoient de ne plus fournir de terminaux à leurs collaborateurs d’ici 2016*. 
 
* Enquête mondiale menée par Gartner, Inc’s Executive programs, 2013
 
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