WebEx – организация web-конференций

Для визуальной поддержки аудио-конференции может быть задействована Web-конференция с расширенными возможностями на основе Webex.

Web-конференция обеспечивает участникам расширенные возможности совместной работы над документами, такие как: доступ к удаленному рабочему столу и показ рабочего стола своего компьютера, поддержка документов MS Office и других программных приложений, чат и обмен сообщениями, цифровая запись конференции, управление функциями конференции через web-интерфейс.

Web-конференция основана на продукте WebEx™ Meeting Center™.

Как работает web-конференция

Участникам конференции не требуется предварительно устанавливать программное обеспечение на свои компьютеры – установка необходимых модулей (в соответствии с использующимся браузером Интернет) произойдет автоматически при входе в конференцию.

После запуска, у каждого пользователя будет открыто окно приложения WebEx Meeting Manager, в котором отображается показываемый докладчиком документ, список участников, окно обмена мгновенными сообщениями, панель с отображением web-камер.

Одновременно с показом визуального материала, участники могут также общаться в аудио-конференции. При этом, аудио-конференция и web-конференция могут быть использованы как совместно, так и по отдельности, т.е. независимо друг от друга.

В web-конференции существует 3 различных роли: владелец, докладчик и участники.

Владелец – организует и запускает конференцию, имеет право управлять подключением и отключением участников, назначать докладчиком любого из участников, передавать временно свою роль другим участникам, а также завершать конференцию.

Докладчик – демонстрирует во время конференции материалы со своего компьютера. Такими материалами могут быть: презентации, документы, web-страницы, окна запущенных приложений и доски для рисования (whiteboards). Как более универсальный инструмент, существует возможность показа содержимого рабочего стола докладчика. Кроме этого, докладчик может рассылать файлы другим участникам, устраивать опросы, предоставлять другим участникам доступ к управлению своим рабочим столом или отдельным окном приложения.

Участники – выступают в конференции в основном в качестве пассивных зрителей, однако даже при этом имеют некоторые возможности для интерактивного общения. Участник может попросить слово (или просто привлечь внимание докладчика), подав сигнал с помощью «поднятой руки», может запросить у докладчика удаленный доступ к показываемому документу, может участвовать в опросах.

примеры применения web-конференций

проведение небольших интерактивных совещаний

Во время проведения дистанционных совещаний, в том числе и с помощью аудио-конференции, часто требуется не только донести до других участников аудиоинформацию, но и сопроводить ее визуальной поддержкой. Web-конференция позволяет докладчику демонстрировать со своего компьютера, например, презентацию PowerPoint. В отличие от обычного распространения файла презентации между участниками, использование Web-конференции гарантирует, что участники видят и обсуждают именно тот слайд, который показывает им докладчик.

демонстрация программного обеспечения

Продемонстрировать новое программное обеспечение, не передавая его удаленной стороне, можно, используя функции показа приложений web-конференции. Докладчиком, в данном случае, будет выступать участник, демонстрирующий это ПО со своего компьютера, а остальные участники будут наблюдать содержимое окна запущенной программы. Кроме этого докладчик может разрешить любому из участников удаленно поработать с программой с помощью функции удаленного доступа.

совместная работа над документами

Рабочие совещания часто бывают посвящены обсуждению и правке документов. Например, это может быть обсуждение текста договора между юристами партнеров. В случае, если такое совещание происходит дистанционно, существует проблема увеличения количества версий документа, пересылаемого по почте, за счет параллельного внесения правок различными участниками процесса. С помощью web-конференции возможно проводить правку единого документа прямо во время обсуждения, передавая права удаленного доступа поочередно инициаторам таких правок. В результате, после такой совместной работы всем участникам может быть разослан единый обновленный документ.

проведение дистанционного обучения, web-обзоров

Возможности web-конференций, такие как, показ презентаций, предоставление удаленного доступа к документам и демонстрация окон запущенных приложений, особенно, если их использование сопровождается аудио-конференцией, могут быть довольно гибко использованы для проведения курсов дистанционного обучения. Дополнительным функционалом, который может быть полезен для повышения эффективности таких сессий, является организация опросов участников, распространение между ними файлов, а также использование web-камер.

online-консультации специалистов

Функционал web-конференции на основе WebEx позволяет использовать его, в некоторых случаях, как средство для оказания дистанционной технической поддержки. Например, если в службу поддержки обращается клиент, которому требуется помощь с настройкой программного обеспечения на его компьютере, то специалист поддержки может инициировать с клиентом web-конференцию, передать клиенту права докладчика и попросить его открыть доступ к окну нужного приложения. После этого, специалист поддержки сможет настраивать и работать с ПО, запущенным непосредственно на компьютере клиента, а сам клиент будет наблюдать за процессом.