Как справиться с потоком работ и все успеть

фокусируемся на задачах, настраиваем уведомления и бережем нервы

Менеджер крупной компании перегружен информацией. Написали в скайпе, позвонили по телефону, да еще и в «Инбоксе» лежит стопка из 50 непрочитанных писем. А помимо этого нужно концентрироваться на основной работе.

В статье расскажем, как справиться с бесконечными уведомлениями, уменьшить входящий поток вопросов и передать свой опыт коллегам.

Расставить приоритеты

Вспомните все «пожары», которые нужно потушить и запишите на листе, что нужно сделать. Но на бумаге удобно записывать только срочные задачи на день, а в остальных случаях лучше воспользоваться профессиональными решениями. Выберите из десятка приложений и веб-сервисов управлению задачами и проектами тот, который подходит именно вам.

Когда вы выписали все задачи, нужно определить порядок их выполнения. Рассмотрим два принципа распределения приоритетов.

Матрица Эйзенхауера предлагает четыре вектора приоритетов:

— «Важное, срочное». Самые «горящие» задачи. То, что нужно сделать здесь и сейчас, а не то кара небесная. Если сюда попадают задачи — значит, вы где-то ошиблись. Например, сайт клиента заражен вирусом или сотрудник не выходит на связь, а заменить его некем. Это очевидные просчеты в планировании.

— «Важное несрочное». Задачи, которые вот-вот переместятся в «горящие». Это еще не пожар, но заняться ими нужно. Закройте дыры в системе безопасности сайта и найдите замену сотруднику перед предстоящим важным делом.

— «Неважное, срочное». Дела, которые не приносят личной пользы, но сделать их нужно срочно. К ним относится информационный шум: долгие разговоры по телефону, встречи без конкретной цели и прочее.

— «Неважное, несрочное». Ненужные дела. Этот вектор нужно стараться держать пустым. Если видите, что переписка или встреча не принесет никакой пользы, убирайте ее из своего плана.

Матрица Эйзенхауэра наглядно

Принцип Парето заключается в том, что 20% усилий дают 80% результата. Это значит, что основные ресурсы нужно тратить на приоритетные задачи, а неприоритетные закрывать во вторую очередь.

Как использовать эту информацию на практике? Возьмем двух условных персонажей — Петю и Колю.

Петя не составляет планов на месяц и на день, а делает все задачи по мере их поступления. Про приоритеты он тоже не помнит. К Пете приходит коллега и говорит, что, кажется, допустил в отчете ошибку и просит его посмотреть. Петя был сфокусирован на приоритетной задаче, но отвлекся и принялся листать отчет. Через 15 минут в кабинет зашла Петина секретарша и сказала, что на телефоне его ждет клиент. Петя переключается на разговор и выясняет, что клиент просто хотел уточнить сроки проекта.

В результате на часах конец рабочего дня, а приоритетная задача из статуса «нужно сделать» превратилась в «нужно сделать, иначе все рухнет». В итоге Петя задерживается на работе, добивает задачу в спешке с кучей ошибок и срывает дедлайны. Затем происходит несколько итераций исправления ошибок и задача затягивается на месяц.  

Коля решил внедрить принципы планирования в работу. Чтобы определить срочность и важность задачи по Матрице Эйзенхауера, он выписал объективные критерии для оценки:

— дедлайн, когда задачу нужно выполнить,

— трудозатраты и сроки выполнения задачи,

— плановая задача или ситуативная,

— прибыль и ущерб от выполнения или невыполнения задачи.

Также он определил принципы по каждому критерию. Чем ближе дедлайн, меньше трудозатраты, чем больше прибыль — тем выше задача в списке. Теперь Коля успевает делать всё самое важное и соблюдает принцип Парето.

Например, если нужно решить вопрос с качеством видеосвязи в офисе, Коля подумает — что будет, если не сделать этого до завтрашнего дня. Может быть, на неделе запланирована видеоконференция с ключевым клиентом? Тогда Коля узнает, какие сотрудники нужны для выполнения задачи и доступны ли они сейчас. После этого распределит по ним обязанности и поставит себе напоминание, чтобы вернуться к этой задаче и проконтролировать. Если видеоконференцию компания сможет провести самостоятельно, а без финансового плана потеряет деньги, Коля переключится и закончит план.

Все поступающие задачи Коля пропустит через «фильтр» и рассортирует по приоритетам. От каких-то придется отказаться, что-то делегировать, но зато приоритетные проекты будут выполняться стабильно. Таким образом, Коля всегда успевает делать всё самое важное быстро и качественно. Будьте как Коля.

Работать отрезками

Есть задачи, которые требуют концентрации внимания. Если пишете отчет или работаете над финансовым планом, любая мелочь может отвлечь внимание и затянуть процесс. Чтобы этого не случилось, нужно разбить деятельность на промежутки.

«Помидорная техника» состоит из коротких рабочих отрезков — помидоров. 25 минут — «помидор», 5 минут — перерыв. В перерыве лучше выйти из-за компьютера, потянуться и выпить стакан воды. После этого можно приступать к прежней задаче, либо сменить вид деятельности. Когда накопится четыре помидора, уходите на 15-минутный перерыв и полностью отвлекитесь от работы. Можно перекусить или послушать спокойную музыку. Главное — полностью переключить внимание с задачи на отдых и разгрузить голову.

Нам понравилось приложение Forest. Оно помогает избавиться от привычки проверять мессенджеры и почту с помощью метода «Помидора». Принцип простой: выбираете удобный рабочий отрезок и сажаете виртуальное дерево. Если выйдите из приложения — дерево засохнет. Когда закончится отрезок, дерево вырастет и добавится в виртуальный лес. Чтобы погрузиться в рабочую атмосферу, в приложении можно включить звук дождя.

Инструкция: как посадить и вырастить дерево за 25 минут

Не отвлекаться на уведомления

Агрессивный поток информации губит не только продуктивность, но и интеллект. Опрос офисных сотрудников показал, что уровень IQ работников, которые отвлекаются на посторонние факторы, снижается за сутки на десять пунктов. В сравнении, от курения марихуаны уровень падает только на пять пунктов.

В том, что люди каждый раз проверяют почту, виновата психология. Мы слышим звук вибрации или значок оповещения и невольно проверяем: вдруг, что-то важное. И после этого нас затягивает. Из темы письма ничего непонятно, но отправитель важный — открываешь письмо. Вчитываешься и понимаешь, что собеседник хочет узнать, прочитал ли ты другие письма, которые он уже отправлял. Перечитываешь предыдущие письма, находишь то, что нужно прочитать, но забываешь, зачем вообще его искал. И все по кругу.

Лучше отключить все уведомления. Особенно из мессенджеров. Оставить только важные приложения

Чтобы привести в порядок поток рабочей информации, первым делом отключите уведомления на телефоне. После этого определите, какие уведомления вы должны видеть в первую очередь, и активируйте только их. Это может быть, например, оповещение от банка о зачислении денег.

Вынести пользу из опыта

Как только рассортировали все письма и отключили уведомления, нужно зафиксировать свой опыт и передать его коллегам и сотрудникам. Это можно сделать в виде руководства, на которое сотрудники будут ссылаться, когда возникнет спор.

Для этого в процессе переписки нужно подмечать, какое сообщение понятно с первой строчки, а где пришлось вчитываться и разбираться. Если смысл обращения не ясен с первых строк, нужно посмотреть, почему это случилось. Если все было понятно — сохранить письмо как шаблон и отметить в нем, что было написано хорошо. На основании таких наблюдений можно составить руководство для сотрудников.

Рекомендации относятся не только к переписке. Директор по маркетингу «Убер», чтобы уменьшить поток отвлекающих вопросов, после каждого завершенного проекта составляла небольшой документ. В нем прописывались этапы проекта, с какими проблемами столкнулась команда и как с этими трудностями справилась. На основании этого опыта предлагались варианты, как улучшить результат в следующий раз.

Поэтому, когда у сотрудника возникает похожая ситуация, он может посмотреть в документ и найти решение проблемы самостоятельно. К тому же, руководства можно свести в базу знаний и обучить сотрудников на основе реальных кейсов.