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Région Occitanie

Région Occitanie
Dématérialisation de la chaîne comptable et financière

(Crédit Photo : Adélaide Maisonabe / Arch. JP Estrampes et Munvez/Castel/Morel – Région Occitanie)

Enjeux

L’ancienne région Midi-Pyrénées, en avance de phase sur la législation pour la transmission des données budgétaires et comptables à la Direction Générale des Finances Publiques, avait débuté un processus de dématérialisation qu’elle a étendu en 2016 à toute la Région Occitanie. La nouvelle région s’est portée
« Région Pilote » au niveau national pour conduire un projet multi-sites incluant différents flux de dématérialisation :

  • Paie des agents du Conseil Régional
  • Paiement des subventions
  • Aides Individuelles
  • Paiement des factures marché

Les e-démarches en quelques chiffres : un projet qui touche environ 250 collaborateurs sur deux sites, un total de 120 000 mandats (paiements) par an, volume budgétaire de 3,4 milliards d’euros (factures et paiement des subventions)

Objectifs :répondre aux contraintes règlementaires : dématérialisation de la chaîne comptable d’ici à 2020, signature électronique à valeur probante
Simplifier et améliorer les procédures, développer l’e-administration entre les sites et les bénéficiaires
Réduire le volume des documents papier

La dématérialisation apporte un confort d’utilisation et un réel gain de temps dans le traitement des dossiers. Le travail est simplifié et harmonisé sur toute la chaîne : recherche, circuit de validation, accès et partage des documents…
Marc Andrieu, Directeur Adjoint - Direction des Affaires Financières et du Budget, La Région Occitanie

Solutions

La Région Occitanie a choisi Orange Business Services pour l’intégration de sa chaîne comptable, en incluant au sein d’un portail collaboratif sous SharePoint :

  • Une Gestion électronique documentaire et une plateforme d’acquisition de données
  • Un parapheur avec signature électronique à valeur probante
  • Une mise en paiement avec des workflows spécifiques
  • Un service d’archivage électronique
  • Un accompagnement de bout en bout avec des sessions de formation
 

Bénéfices

Harmonisation, simplification et efficacité

  • Optimisation des échanges entre les services de la Région, ses partenaires institutionnels, usagers et fournisseurs
  • Gains en termes d’organisation et confort pour les utilisateurs : partage des documents facilité, rapidité, documents harmonisés
  • Gains économiques et écologiques grâce à la réduction du volume papier : coûts d’archivage, respect de l’environnement

Modernisation et digitalisation

  • Opportunité de s’engager dans une démarche numérique, collaborative et pérenne qui modernise l’image de la collectivité auprès des agents et des citoyens
  • Projet structurant pour entamer une transformation digitale

Résultats

  • Relation Client Enrichie
  • Gain de temps pour les agents et les bénéficiaires : numérisation de 3500 bulletins de paie, états récapitulatifs, contrats qui transitaient entre les services RH et paie
  • Simplicité et fiabilité de la solution
  • Harmonisation des processus sur les sites
  • Meilleur suivi et meilleure traçabilité des documents
 

Voir digital applications development

 

Repères client

  • 2éme plus grande région de métropole avec 72 724 km² (regroupement des anciennes régions Midi-Pyrénées et Languedoc-Roussillon)
  • 5ème région la plus peuplée de France
  • 13 départements et 4 565 communes
 

Voir le site La région

 
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