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Réussir sa réunion en visioconférence : les bons réflexes

Réussir sa réunion en visioconférence : les bons réflexes
11 Septembre 2014dans Tendances2014-09-112014-09-11tendancesfr
Vous avez opté pour la visioconférence pour organiser une séance de travail entre participants répartis sur plusieurs sites ou dotés d’agendas difficilement compatibles ? C’est déjà un bon réflexe ! Voici quelques bonnes idées supplémentaires pour que la réunion se déroule le mieux possible.
Vous avez opté pour la visioconférence pour organiser une séance de travail entre participants répartis sur plusieurs sites ou dotés d’agendas difficilement compatibles ? C’est déjà un bon réflexe ! Voici quelques bonnes idées supplémentaires pour que la réunion se déroule le mieux possible.
 

Avant la réunion

 
  • La veille de la réunion, envoyez un mail aux participants rappelant les coordonnées et la procédure de connexion.
  • Prêtez attention à l’environnement dans lequel vous apparaîtrez et assurez-vous que votre environnement ne sera pas perturbé par le bruit pendant la réunion (travaux, machine à café…).
  • Disposez votre caméra de façon qu’il vous soit facile et naturel de la fixer régulièrement du regard : le contact visuel entre les participants est important. Demandez aux autres d’en faire autant !
  • Quelques minutes avant le début, vérifiez le bon fonctionnement technique du dispositif.
  • En amont de la préparation de votre document de travail : si vous intégrez des éléments rich media à votre présentation (animations, vidéos…), assurez-vous que le dispositif technique est bien dimensionné et les diffuse en bonne qualité.
 

Pendant la réunion

 
  • Pendant la visioconférence, alternez présentation et images de caméra pour maintenir l'attention de l'auditoire.
  • Ne restez pas trop longuement sur une même diapositive pour gagner en dynamisme.
  • Lorsque vous vous adressez à un participant, précisez son nom. Cela remplacera le contact visuel que vous établissez en présentiel.
  • Lorsque les micros sont en marche, évitez de manipuler des feuilles de papier ou de déplacer des objets à proximité du dispositif.
  • Lorsqu’un autre participant prend la parole, coupez votre micro. Cela facilitera la compréhension du propos en évitant l’écho.
  • La visioconférence est particulièrement adaptée pour organiser des réunions qui ne s’étalent pas dans le temps. Il est recommandé de ne pas dépasser 1h30 pour conserver l’attention des participants.
 

Après la réunion 

 
  • Assurez-vous que votre système est coupé à la fin de la visioconférence
  • Envoyez aux participants un mail de remerciement ainsi que le support de présentation qu’ils ont vu lors de la réunion.

 

Les solutions de visioconférence


Pour accéder en mobilité : Open Videopresence Salle Virtuelle
 
Compatible quels que soient vos équipements : Open Videopresence Salle de Conférence
 
Visioconférence clés en main : Telepresence Essential
 
Gestion externalisable : Telepresence Management
 
 
 
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