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La digitalisation des modes de travail : quelle gouvernance ?

La digitalisation des modes de travail : quelle gouvernance ?
1 Avril 2014dans Tendances2014-04-012014-04-03tendancesfr
Mettre en œuvre des solutions de mobilité ou de collaboration nécessite la réunion de plusieurs éléments. Outre le respect d’une démarche projet, il est important de s’appuyer sur des solutions techniques garantissant le bon fonctionnement de ces outils et la sécurité des données échangées.

Mettre en œuvre des solutions de mobilité ou de collaboration nécessite la réunion de plusieurs éléments. Outre le respect d’une démarche projet, il est important de s’appuyer sur des solutions techniques garantissant le bon fonctionnement de ces outils et la sécurité des données échangées.

 

de l’audit au suivi
Pour mener à bien la digitalisation de l’environnement de travail, la mise en place d’une démarche projet et le respect des étapes qui la composent sont impératifs :
  • la phase d’audit au cours de laquelle les besoins des utilisateurs finaux vont être recueillis et analysés 
  • la phase de recommandation qui va permettre, en fonction des besoins et des contraintes techniques, d’élaborer des solutions et des préconisations 
  • la phase de définition d’une interface ergonomique et adaptée
  • la phase de construction proprement dite 
 
Enfin, une fois la solution bâtie et intégrée au système informatique de l’entreprise, une dernière phase de suivi destinée à garantir son bon fonctionnement au quotidien devra être lancée.
 
le device management
Difficile d’envisager le déploiement d’une flotte de terminaux mobiles sans disposer d’une solution dédiée à son pilotage. Baptisé (mobile) device management, cet outil va permettre à une DSI d’administrer à partir d’un seul point d’accès un très grand nombre de smartphones, de tablettes ou de phablettes. 
 
Si les fonctions proposées peuvent varier en fonction de la solution retenue, il offre le plus souvent la possibilité d’inventorier les machines ainsi que leur contenu applicatif. Des logiciels que l’administrateur pourra installer et actualiserà distance, ou mettre à disposition de certains utilisateurs. Interdire l’installation par l’utilisateur de certains logiciels sur des terminaux est également possible. 
 
Pour garantir la sécurité et la confidentialité des données qui transitent sur ces mobiles, ces solutions vont permettre de :
  • chiffrer les flux de données et les informations présentes sur les espaces de stockage de chacune d’elles
  • cloisonner les données présentes sur les terminaux afin d’intégrer dans les contraintes de sécurisation définies par l’entreprise. 
 
Par ailleurs, ces solutions de pilotage sont conçues pour surveiller « l’état de santé » de chaque terminal (état de la batterie, température du processeur, performances...) et permettre à l’administrateur de prendre la main sur n’importe quel terminal à distance. 
 
Un administrateur pourra également, en cas de perte ou de vol, bloquer un terminal, mais aussi copier les informations qu’il contient ou les détruire. 
 
Idéalement, une solution de device management doit être multiplateformes et multiréseaux, c’est-à-dire :
  • être en mesure d’administrer des terminaux fonctionnant sous différents systèmes d’exploitation
  • utiliser le Wi-Fi comme la 4G
  • être facilement interfaçable avec le système informatique de l’entreprise.
 
le cloud computing
Le cloud est une des solutions qui vont faciliter la transformation digitale des modes de travail. L’une des principales fonctions du cloud est d’offrir la possibilité de stocker en ligne différents types de données (images, textes, tableaux, vidéos...). 
 
L’espace ainsi mis à disposition peut être utilisé pour sauvegarder des informations, mais surtout pour en permettre l’accès à partir de n’importe quel terminal mobile ou fixe où qu’il soit dans le monde. Et cela en toute sécurité. 
Outre le stockage et le partage de données, le cloud peut également servir à externaliser des applications :
  • applications standard bureautiques ou collaboratives (traitement de texte, tableur, gestionnaire de bases de données, programme de présentation commerciale, visioconférence, messagerie unifiée...) 
  • programmes plus spécifiques qui permettront, par exemple, aux vendeurs d’utiliser à distance des solutions de gestion commerciale (devis et facturation, suivi client...).
 
Il est également possible d’accéder à des outils de développement que les informaticiens de l’entreprise utiliseront pour programmer des applications métiers spécifiques, elles-mêmes hébergées sur le cloud. 
 
Comme les données, ces logiciels sont accessibles et partageables par tous les collaborateurs de l’entreprise équipés d’un matériel connecté à Internet de façon sécurisée. 
 
D’un point de vue financier, le recours au cloud permet à l’entreprise de bénéficier de nouvelles ressources informatiques sans devoir réaliser de lourds investissements. En effet, l’entreprise n’aura plus à acheter ou à mettre à jour les logiciels souhaités, juste à s’acquitter d’un abonnement mensuel. 
 
Par ailleurs, cette solution accroît la flexibilité des services d’information et de communication, permettant de répondre plus rapidement à une attente. Le cloud représente un puissant levier de transformation qui pourra être utilisé en appui de projets organisationnels internes ou pour mieux répondre à une forte demande du marché. 
 
Plus qu’une solution technique, le cloud est un outil qui doit être pris en compte dans la stratégie des entreprises.
 
l’accompagnement du changement
Assurer une adhésion forte des utilisateurs finaux à un projet de digitalisation de leur environnement de travail est une des clés du succès. 
 
Pour y parvenir, il convient de bien intégrer à la conduite du projet des missions d’accompagnement du changement. Une démarche qui ne doit pas se résumer à des opérations de communication réalisées une fois la solution déployée, mais débuter très en amont : on veillera ainsi à associer dès le départ les utilisateurs et les directions des métiers pour que leurs idées, leurs suggestions puissent enrichir le projet. 
 
Une implication des utilisateurs qui devra être particulièrement renforcée lors de l’élaboration de l’interface des nouvelles applications pour éviter ensuite des comportements de rejet : l’accompagnement du changement ne doit plus être envisagé comme une mission ponctuelle, mais comme une opération continue.

 
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