Je me propose dans ce billet de regarder de plus prés la manière dont chacun d'entre nous pourrait améliorer l'efficacité des formations auxquelles il/elle a la chance de participer. Il ne s'agit que d'un retour d'expérience personnel que je vous invite à enrichir de vos commentaires. Je prends l'exemple des formations en management de projet mais les principes peuvent être étendus à toute autre formation.
Une approche en trois temps, Avant, Pendant et Après la formation.
1. Avant: Une grande partie du succès réside dans la préparation
Pas de surprise pour les chefs de projet, la phase de préparation est en effet cruciale comme dans tout projet. Il s'agit tout d'abord de se poser quelques questions relativement simples:
Que voudrais-je apprendre?
Il faut ici s'efforcer d'être le plus précis possible compte tenu du fait qu'il est difficile d'avoir des certitudes sur un sujet que nous ne connaissons pas ou du moins pas suffisamment. Si nous allons en formation, c'est généralement pour découvrir un nouveau domaine, acquérir ou perfectionner une compétence, apprendre à se servir de nouveaux outils, processus ou méthodes.
Pourquoi? et suis-je prêt?
Quelles sont mes motivations pour cette formation? Me sera-t-elle réellement utile dans un futur relativement proche?
Personnellement, j'évite toute formation spécialisée dont je ne pense pas pouvoir utiliser les enseignements dans les 3 mois. Cette réflexion permet également de préparer l' "Après formation".
Autre critère important: les pré-requis. Ai-je l'expérience et les connaissances nécessaires pour que ce cours soit profitable? Aller à un cours avancé de préparation à l'examen PMP® sans avoir l'expérience requise (3 ans de PM minimum) et sans avoir suivi les formations préalables risque fort de n'être que de peu d'utilité.
Le moment est-il propice compte tenu de ma charge de travail pour suivre cette formation? J'ai eu la chance de participer à plusieurs programmes musclés de formation sur plusieurs mois : école de consulting en informatique, préparation au PMP®, Intrapreneurship University. Les trois furent très intenses et exigeants avec des périodes de plusieurs semaines hors du bureau et loin de la maison. Avec en sus, du travail personnel et d'équipe à réaliser entre les cours et exigeant disponibilité d'esprit et concentration. Une question à se poser pour une formation longue: Ma famille me supportera-t-elle?
Mon supérieur me soutiendra-t-il dans cette formation?
Ne perdons pas de temps à rechercher inutilement des formations qui vont être refusées (à moins que vous ne soyez décidés à les financer de votre poche ou à utiliser votre DIF pour les Français). Bien sûr, mon habileté à convaincre peut être primordiale ainsi que ma capacité à bien positionner la formation de manière logique par rapport à mon job et mes ambitions. Mais, les budgets n'étant pas extensibles et certaines formations très chères en argent et en temps: ne sautez pas cette étape. Autre aspect, mon boss sera-t-il prêt à m'aider à mettre en pratique ce que j'aurais appris : par de nouvelles tâches, responsabilités ou projets, en me coachant (ou identifiant un coach), en me donnant du temps pour préparer une certification.
Quelles sont les formations qui peuvent répondre à cette attente?
Divers vecteurs de recherche sont à exploiter: le département ressources humaines de l'entreprise, les collègues, le manager, le web avec en particulier les forums et blogs professionnels, les organismes de formation... Il est également intéressant de prendre en compte pour des formations supérieures ou plus longues : la réputation de l'organisme et du cursus de formation, le formateur (beaucoup d'infos sur internet si vous parvenez à obtenir son nom). Par exemple, certains formateurs à l'examen PMP® atteignent des taux de réussite de leurs élèves qui frisent les 100%. Autant choisir ceux-là!
2. Pendant: focus et concentration
Ca y est, nous y sommes, la formation tant attendue débute.
la logistique
Je coupe le téléphone, les emails, et je prends mes précautions pour éviter toute interruption non réellement critique. Les périodes de formation sont suffisamment rares pour bien en profiter en s'y consacrant à 100%. Je m'assure donc que tous ceux qui peuvent avoir besoin de me joindre en urgence sachent qui joindre à ma place ou à quelle heure je serai joignable. Je me définis des créneaux pour vérifier de manière asynchrone (quand c'est le bon moment pour moi) les emails, répondeurs téléphoniques, SMS... et je n'en déroge pas.
le contenu
Je m'efforce de faire le parallèle entre ce que j'apprends et des situations concrètes de ma vie professionnelle et personnelle. Cela me permet très souvent de mieux mémoriser et de valider ma compréhension. Par exemple, lorsque j'ai suivi les formations préparant à la certification Project Management Professional PMP®, j'avais déjà pas mal d'expérience de management de projet et plusieurs projets en cours. Lorsque nous abordions un nouveau domaine de compétence de PMI® avec ses techniques et outils, je réfléchissais à un projet sur lequel je pensais avoir observé (ou exécuté) de bonnes pratiques sur le sujet et un autre où les choses s'étaient mal passées. Ces points de références me permettaient d'associer très rapidement la théorie du cours avec mon expérience pratique et essayer de mieux comprendre les raisons de ces succès ou difficultés.
l'ouverture d'esprit
Il n'est pas rare lors de formations d'apprendre des choses auxquelles on ne s'attendait pas: Ce que je retiens n'est peut-être pas directement l'objet de la formation. Par exemple, il est fréquent de rencontrer en formation des personnes que l'on ne connait absolument pas et de devoir réaliser des exercices en petites équipes. Il y a souvent des personnes provenant d'autres pays, cultures, métiers, expériences. Lors d'une formation sur les méthodes de préparation d'un business plan, j'ai pu apprendre à déminer certains conflits qui surviennent lors de la création d'une équipe grâce à l'alignement des objectifs de chacun et le dialogue. Ce n'était pas directement ce que je m'attendais à apprendre, mais cela s'est avéré extrêmement utile de retour dans mon job et pour prendre de nouvelles responsabilités!
3. Après: en tirer les bénéfices
Nous avons appris, maintenant appliquons ce nouveau savoir pour que cela devienne une réelle compétence.
la pratique
Il faut se créer les opportunités de pratiquer ce que nous avons récemment acquis sous peine de l'oublier très rapidement. Si l'étape de préparation a bien été suivie, j'ai défini mes motivations pour cette formation et convaincu mon chef d'investir sur moi. Il est nécessaire au retour de formation de reprendre cette liste de motivations et d'en faire une liste d'objectifs concrets à mettre en œuvre pour réellement maitriser cette nouvelle compétence. Par exemple, si j'ai assisté à un cours sur le management des risques, je m'engage au retour à revoir sous quinzaine l'étude des risques de mon projet principal aux lumières de la nouvelle méthodologie et de produire les livrables correspondants: registre des risques, évaluation, priorités, plan de management, méthode de suivi périodique. Si c'était un cours sur les techniques de présentation, j'essaierai de me créer une opportunité de présenter à une large audience dans le mois qui suit.
le travail personnel
Il est assez rare qu'une formation puisse me donner toutes les méthodes, techniques, savoir-faire. Par contre, j'ai maintenant les pointeurs, le vocabulaire, les compétences de base pour aller plus loin (livres, études, sites internet). Si le sujet m'intéresse réellement, je peux rester informé des évolutions. Par exemple, les chefs de projet certifiés avant 2009 étudieront les changements apportés par PMI dans la nouvelle version du standard PMBOK. Participerons aux forums et blogs sur le sujet. Suivrons les évolutions du domaine. Si mon supérieur a accepté de me coacher ou de me fournir un coach expérimenté, je vais établir des objectifs concrets avec lui.
le réseau
J'ai rencontré de nouvelles personnes (dont le formateur). Certaines très intéressantes et avec lesquelles j'ai des affinités. Je garde le contact. J'envoie un message après le cours à ces personnes, suggérant de rester connectés sur un réseau professionnel (Linkedin, Viadeo ou autres), j'envoie régulièrement de mes nouvelles et des articles intéressants sur le sujet étudié ensemble, si possible j'organise des rencontres pour garder le lien.
Comme indiqué en introduction, il ne s'agit ici que de mon retour personnel d'expérience que je vous invite à enrichir de vos commentaires.
I've been leading IT projects for more than 20 years at telecom and computer manufacturers: Thomson Sintra, Digital Equipment, NCR, Nortel Networks, Orange Business. My passion is Project Management and leadership and I run a blog on the PM best practices at http://dantotsupm.com/