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Maintenir un équilibre dans le projet est impératif

Maintenir un équilibre dans le projet est impératif
2013-07-112014-09-19management de projetfr
Le chef de projet est soumis à une pression permanente et parfois divergente de la part de ses clients, équipiers et sponsors. Il lui est difficile de trouver le juste milieu entre la nécessaire réalisation des objectifs du projet et le maintien de la motivation de son équipe.
Publié le 11 Juillet 2013 par Michel Operto dans management de projet
maintenir un équilibre dans le projet est impératif

il est difficile de garder une bonne balance entre...

  • Atteindre les objectifs et maintenir la motivation de l’équipe
  • Écouter et avoir une grande discipline d’exécution
  • Marier les désirs des sponsors et les réalités du terrain
  • Prendre des risques calculés et sécuriser le projet
  • Prêter attention aux détails et garder une vue d’ensemble du projet
  • Persévérer en faisant preuve de flexibilité

le chef de projet est soumis à une pression permanente et parfois divergente de la part de ses clients, équipiers et sponsors

Il lui est difficile de trouver le juste milieu entre la nécessaire réalisation des objectifs du projet et le maintien de la motivation de son  équipe. Une dose importante d’écoute des membres de l’équipe est nécessaire et elle doit néanmoins accompagner une ferme discipline dans l’exécution des tâches et le passage des jalons du projet. Il faut donc discuter, écouter et expliquer (encore et encore) tout en maintenant la pression sur l’atteinte des résultats escomptés. Les passages de jalons du projet, la production de livrables intermédiaires/partiels, le partage de retours positifs des commanditaires du projet sont autant d’opportunités à exploiter pour motiver l’équipe en célébrant chacun de ces résultats.

Nous sommes souvent sur la corde raide entre la satisfaction des désirs de nos clients et notre compréhension (et celle de nos équipes) de ce qui est faisable ou pas. Les compromis sont nombreux au cours d’un grand projet pour tenir ce juste équilibre entre désir et réalité.

adaptation du management des risques à la tolérance aux risques

D’autre part, j’ai pu remarquer que toutes les organisations n’ont pas la même tolérance aux risques en général et à certains risques en particulier (environnementaux, légaux, sécurité…). Bien sûr, cela va influencer l’approche du management des inévitables risques du projet et nous inciter à favoriser des solutions de contournement, ou des plans de mitigation, ou bien contacter des assurances, ou encore effectuer des transferts de responsabilité si cela est faisable. Et avec, dans chaque cas, le besoin d’adapter la réponse à l’impact et à la probabilité que le risque se matérialise.

Un exemple concret m’a été rapporté par le chef de projet de la construction des Tramway de deux grandes villes en France. Ce chef de projet m’a expliqué avoir adopté des approches diamétralement opposées dans la communication et la réalisation de ces deux ouvrages.

Dans l’une des deux villes, le commanditaire principal, le maire de la ville, était extrêmement résolu à aller vite. Son raisonnement était que quelle que soit le degré de concertation et de communication, la construction du Tram allait être pénible pour les riverains et les commerçants. Donc, autant aller vite et passer ce cap difficile le plus vite possible. Dans l’autre ville, le maire et sponsor du projet était persuadé que la concertation était impérative, qu’il fallait prendre le temps de la discussion, prendre en compte les remarques…

Bien sûr, le second projet a pris 4 ou 5 fois plus de temps que le premier. Mais, est-ce pour autant un échec ? Peut-être pas pour la ville en question, mais le maire de la seconde ville n’est plus en poste pour en apprécier les retombées et les bénéfices…

une vue d'ensemble mais avec la capacité de zoomer sur les détails

De même, il faudra prêter très grande attention aux détails tout en gardant un peu de distance pour conserver la vue d’ensemble du projet et de ses objectifs finaux. Pas toujours facile de lever les yeux de son PC et regarder vers l’horizon quand les tâches quotidiennes nous accaparent et nous clouent à notre bureau.

persévérer sans être borné

Et pour finir sur ce sujet de la nécessité de maintenir un équilibre, je mentionnerais un point que je trouve particulièrement difficile à doser: la persévérance.

Celle-ci est très certainement une des qualités majeures demandée au chef de projet. Il a un objectif à atteindre et doit s’efforcer d’éliminer tout obstacle risquant de l’empêcher d’y parvenir en temps et heure et avec le budget défini. Pour autant, tout change tout le temps autour de nous et dans les projets en particulier. La gestion du changement demande une grande rigueur et aussi de la flexibilité pour éviter le jusqu’au-boutisme et livrer le meilleur produit ou service possible à ses clients.

Alors, avez-vous suffisamment d'équilibre ?

Michel

Crédit photo : © byheaven - Fotolia.com

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