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Les leçons apprises, qui s'en soucie ?

Les leçons apprises, qui s'en soucie ?
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Pour progresser, les erreurs passées ne seront pas répétées alors que les succès deviendront une partie intégrante de notre manière de travailler. Cela semble tout à fait raisonnable, je l'espère. Cependant, nous ne dédions pas souvent un temps suffisant et de qualité pour apprendre...
Publié le 18 Février 2010 par Michel Operto dans management de projet

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sous-titre : une Proposition d'Approche pour partager efficacement les expériences de Management de projet

Pour progresser, les erreurs passées ne seront pas répétées alors que les succès deviendront une partie intégrante de notre manière de travailler. Cela semble tout à fait raisonnable, je l'espère. Cependant, nous ne dédions pas souvent un temps suffisant et de qualité pour apprendre des expériences passées. Nous avons besoin de sessions courtes dans la durée et denses dans leur contenu pour capturer l'intérêt d'autres chefs de projet et cadres. Nous avons besoin de documents courts, faciles à consulter.

Seules des sessions intenses peuvent assurer qu'un bon niveau d'attention est dédié à l'étude ce qui s'est bien déroulé ou pas sur le projet et permettre l'amélioration continue. Voici une approche simple que je voudrais proposer et qui est centrée  sur le management de projet.

Le travail préliminaire est bien sûr de recueillir les leçons apprises mais je ne couvrirai pas cet aspect dans cet article. L'élément essentiel est la manière dont vous communiquez sur celles-ci. Ma première suggestion est d'utiliser la formulation "Retour sur Expérience" (le REX) au lieu "des leçons apprises". Vous n'essayez pas de donner des leçons à vos collègues, mais vous pensez qu'ils pourraient être intéressés par votre expérience. La seconde est sur la  forme. Je propose de construire une présentation concise (15 diapositives Max). Et, comme vous le verrez l'ordre du jour de la présentation contient une introduction brève sur le projet lui-même, suivi d'une page par domaine clé de compétence de management de projet pour faciliter le partage. Ainsi, dans le REX d'un projet vous couvrirez tous les aspects dans une présentation simple à suivre. Deuxièmement, vous serez au bout de quelques temps dans la position de construire votre propre bibliothèque de meilleures pratiques par domaine de compétence (la gestion des risques, du contenu, des approvisionnements ...) à partir de plusieurs de vos projets et aussi avec les meilleures pratiques d'autres PMs. Troisièmement, si vous travaillez dans une organisation qui a un PMO (Project Management Office), tous les REX peuvent être classés dans un outil collaboratif par type de projet et avec des mots clés par domaine pour utilisation future et pour la formation de nouveaux PMs. Voyons maintenant à quoi ressemblera le contenu.

 

 

1. L'objectif business du Projet

Les participants ou lecteurs ne seront pas tous familiers avec le projet sur lequel vous partagez un retour d'expérience. Vous pouvez avoir invité des collègues chefs de projet, le PMO, des personnels de fonctions métiers qui n'ont pas été nécessairement impliqués dans les détails du projet, c'est-à-dire toute personne à laquelle vous pensez que ces leçons vont vraiment profiter. Aussi, vous avez besoin d'une présentation brève (3 à 5 diapositives) qui expose la situation avant projet. Mettez en évidence la motivation pour le changement, la raison d'être du projet, ses objectifs business. Limitez vous aux raisons majeures pour ne pas perdre l'auditoire dans les détails. Décrivez les bénéfices attendus du projet (de nouveau, limitez vous aux principaux).

 a) Description de haut niveau du projet

 Exposez le contenu du projet en quelques points essentiels :

  • Domaine du Business/Métier
  • Fonctions clés
  • Processus concernés
  • Parties prenantes

Fournissez un planning projet de haut niveau (une page) pour exposer les grandes phases/étapes et les livrables du projet. Donnez quelques éléments de dimensionnement pour que les personnes puissent établir une référence mentale avec d'autres projets qu'ils connaissent ou ont managés: Budget, Effort, Timing.

b) Les points remarquables dans les résultats obtenus

Quels résultats vous et votre équipe avez-vous réalisés sur le triangle de contraintes du management de projet : Temps, coût, contenu ? Il doit être court et précis : dans les temps ou pas, résultats financiers, livrables. Continuez par un bref exposé des réactions sur le projet et ses livrables de la part des différentes parties prenantes : Direction, Équipe, Client. Mettez en évidence quelques problèmes-clés rencontrés pendant le projet.

2. Les Domaines de connaissance (et compétence) en management de projet

Nous sommes maintenant prêts à entrer dans le vif du sujet, c'est-à-dire les leçons apprises et plus spécifiquement les leçons en management de projet. Je suggère de suivre la décomposition proposée par PMI ® par domaine de connaissance du management de projet car cela fournit une structure simple et logique à la présentation. Commencez par une liste des 9 domaines dans votre ordre du jour de la session et indiquez les points forts et les points d'amélioration en utilisant des couleurs différentes.

Dans chacune des sections suivantes, identifiez autant que possible les avantages à retirer de votre expérience sur ce projet.

a) Intégration / Planification : Planning, Réunions, Problèmes, processus du Project Office

Qu'avez-vous bien réussi et que voudriez-vous améliorer dans le secteur de la planification ? Voici quelques idées et items à considérer qui peuvent ou pas s'appliquer à votre situation :

  • Plan : Complétude, Exactitude, Qualité et fréquence des mises à jour, Suivi, Niveau de détail, Lisibilité, Jalons et Visibilité des livrables, Suivi et Management du Chemin Critique, interdépendances entre les tâches
  • Réunions d'équipe/projet : efficacité, régularité, participation, ordres du jour, minutes, décisions, résultats
  • Suivi des Problèmes : capture et catégorisation, réactivité, complétude. Y-a-t-il eu des problèmes qui n'avez pas été élevés auparavant (et que vous n'avez donc jamais pu adresser) et qui vous ont pris par surprise ? Avez-vous manqué de réactivité sur quelques questions ou problèmes portés à votre attention ?
  • Efficacité du Project Office : stockage de documents (facilité d'accès, contrôle, contenu), Conventions de nommage, Stockage Physique, Suivi Administratif (Bons de commande, Vacances, Feuilles de présence)

 b) Contenu

 Qu'avez-vous réussi et que voudriez-vous améliorer dans le secteur du management du contenu ? De nouveau voici quelques idées sur lesquelles construire:

  • Clarté du contenu documenté
  • Complétude du contenu documenté
  • Niveau de détail du contenu, sur le projet que vous avez juste achevé, y-a-t-il quoi que ce soit de remarquable à propos de la définition du contenu ? Quelque chose qui a aidé à faire du projet un succès.
  • Clarté et efficacité de votre processus de management des modifications. Vous pouvez vouloir examiner le nombre de changements, l'ampleur des changements, l'impact des changements (positifs), la réactivité, la satisfaction du client avec le processus.
  •  Efficacité : la Capacité à limiter les déviations, la sur-qualité ou "placage à l'or fin"...

 c) Délais

 Qu'avez-vous réussi et ce que vous voudriez améliorer dans le domaine du Management des délais ? Voici une liste rapide pour commencer à réfléchir :

  • Respect des plans originaux (engagements de date, jalons, livrables)
  • Qualité des estimations et des méthodes d'évaluation de charge qui ont marché efficacement pour votre projet
  • Management de la "réserve budgétaire"
  • Agressivité du planning (pourrions-nous avoir été plus rapides? Comment ?)
  • Flexibilité
  • Clarté sur les délais pour les membres de l'équipe et les clients

 d) Coûts

 Qu'avez-vous réussi et ce que voudriez-vous améliorer dans le secteur du management des coûts ?

  • Évaluation globale (par rapport au budget, dépassements, économies)
  • Raisons des variances positives et négatives
  • Efficacité des procédures mises en place pour suivre et anticiper les variances de dépenses (Bons de commande, factures, feuilles de présence, dépenses, voyages...)
  • Actions spécifiques pour réduire ou contenir les dépenses
  • Actions correctives pour manager les variances
  • Rétrospectivement, qu'auriez-vous pu réaliser aussi bien t à moindre coût?

 e) Qualité

 D'un point de vue Management de la Qualité, qu'est-ce qui a marché ou pas ?

Processus et ressources de test, et aussi, qualité des plans de test, complétude, efficacité, y-a-t-il eu quoi que ce soit de remarquable pour votre projet dans ce domaine?

  • Tests d'intégration et tests utilisateurs ainsi que processus d'acceptation
  • Revues intermédiaires
  •  Formations

 f) Ressources

 Considérez toutes les différentes étapes de construction de l'équipe, y compris la mixité entre ressources internes et externes, quelles expériences pouvez-vous partager sur le management des ressources humaines ?

  • Construction de l'équipe
  • Recrutement de l'équipe
  • Définition des rôles et responsabilités
  • Mixité entre ressources externes et internes
  • Construire la compétence en interne dans le cas où beaucoup de ressources externes sont utilisées sur le projet qui partiront à son achèvement du projet alors que des internes devront fournir des services de maintenance et le support des livrables.
  • Emploi de consultants pour les tâches appropriées.
  • Ressources contractuelles, décisions sur la balance entre "Onshore" et "Offshore", l'Externalisation, le transfert de connaissances de la fin du projet si applicable
  • Management de la Performance tout au long du projet, à la fin de chaque jalon majeur ou livrable...
  • Fidélisation des collaborateurs clés et réallocation des autres ressources du projet si nécessaire
  •  Reconnaissance envers les membres de l'équipe
  • Redéploiement des membres de l'équipe à d'autres projets intéressants à la fin du votre

 g) Communications

 Qu'avez-vous réussi et que voudriez-vous améliorer dans le secteur de la communication ?

  •  Clarté du processus et du plan de communication. Chacun savait-il ce sur quoi communiquer quand à qui ? Comment avez-vous réussi ce tour de force ?
  •  Coordination des Communications, ou contrôle, ou facilitation selon le projet.
  •  Newsletter et les communications régulières qui ont été clefs à la réussite.
  •  Outils collaboratifs utilisés par l'équipe
  •  Information vers les clients tels que perçue de leurs yeux et avec leurs témoignages si possible.
  •  La gestion des parties prenantes du projet, depuis l'identification jusqu'aux communications régulières pour que tous se sentent à l'aise avec les objectifs du projet et les résultats.

 h) Risques

 S'il y a des choses spécifiques sur ce projet qui ont aidé dans une ou plus des 5 étapes de gestion des risques, quelles sont-elles ?

          1. Identification

         2. Quantification

         3. Classement/Établissement des priorités

         4. Qualité et efficacité des plans de management des risques

         5. Suivi/revues

 Cela peut concerner la manière dont vous avez impliqué le comité de direction du projet dans le management des risques et les avez gardés actifs sur le sujet tout au long du projet.

 i) Approvisionnement

 Qu'avez-vous réussi et ce que vous voudriez améliorer le secteur des approvisionnements du projet?

     * Contrôles des approbations de dépenses : Ceci, dans mon expérience, exige une centralisation et des processus volontairement rigides avec des règles claires et des directives établies et communiquées dès le départ.

    * Efficacité du processus d'approbation : si vous travaillez dans une grosse boite, le temps nécessaire pour faire approuver quelque dépense que ce soit (en particulier avec un fournisseur occasionnel) est souvent un cauchemar. Donc, si vous avez trouvé une approche ou une solution de miracle, tous auront plaisir à vous écouter.

    * Qualité des termes contractuels négociés : si vous avez introduit quelque chose d'intelligent dans le contrat ou bien si certaines clauses ont bien marché pour vous, faites en profiter vos collègues.

    * Management des litiges (Taux de change au jour le jour par exemple...). Celui-ci peut être fatal étant donné la volatilité des devises et ce tout particulièrement sur un projet qui dure plusieurs années. J'ai rencontré cette situation il y a quelques années sur un contrat établi en dollars pour des services livrés au Royaume Uni par des ressources locales. Nous aurions été sévèrement atteints si nous n'avions pas placé dans le contrat une limitation sur le montant maximal des prestations en devises locales que le fournisseur ne pouvait excéder.

    * Maintenir les fournisseurs au niveau approuvé de dépenses. Vous devrez certainement vous assurer que le projet reste dans une enveloppe globale. Aussi, il est critique que vous ne laissiez pas passer de dépense excédentaire de votre fournisseur par rapport à ce que vous avez approuvé. Ils auront appris que s'ils travaillent au-delà des autorisations de travail vous avez délivrées, ils peuvent ne pas être payés.

    * Maximisez le pouvoir de négociations de l'acheteur : si vous êtes dans une position forte ou si vous faites partie d'un conglomérat plus large qui a un pouvoir d'achat plus important, il faut vous en servir sur votre projet. Essayez de comprendre combien au total votre société (ou conglomérat) dépense avec chaque fournisseur et utilisez cette information dans votre intérêt.

 

 3. En conclusion (provisoire car on apprend tous les jours)

 Bien sûr, il se peut que vous n'ayez pas de retour d'expérience intéressant à mettre en évidence dans chacun des secteurs mentionnés. N'essayez pas de remplir toutes les rubriques. Limitez vous à celles qui ajoutent une vraie valeur pour votre auditoire et celles que vous voulez personnellement retenir pour des projets futurs.

J'espère que cette liste vous aidera à réussir le partage de votre retour d'expérience: Des leçons apprises dont de plus en plus de personnes autour de vous se soucieront!

 

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