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Comment tirer le meilleur parti de vos 10 minutes avec le/la grand(e) chef pour parler de votre projet

Comment tirer le meilleur parti de vos 10 minutes avec le/la grand(e) chef pour parler de votre projet
2012-02-062013-02-28management de projetfr
j'ai pu apprécier que l'un des points communs des dirigeants est qu'ils ont très peu de temps. Aussi, leur temps d'attention pour notre projet est-il très limité et il vaut mieux ne pas gâcher l'opportunité de s'adresser directement à eux si elle se présente. Cela dit, le temps de tout...
Publié le 6 Février 2012 par Michel Operto dans management de projet
comment tirer le meilleur parti de vos 10 minutes avec le/la grand(e) chef pour parler de votre projet

J’ai lu un article sur le blog de Ty Kiisel qui m’a fait penser aux quelques points à garder à l’esprit lorsque l’on a l'opportunité de présenter son projet à un ou plusieurs dirigeants.

L’article de Ty s’intitule: “When Presenting to Stakeholders—You’ve Only Got About a Minute".

Comme Ty, j’ai pu apprécier que l’un des points communs des dirigeants est qu’ils ont très peu de temps. Aussi, leur temps d’attention pour notre projet est très limité et il vaut mieux ne pas gâcher l’opportunité de s’adresser directement à eux si elle se présente. Cela dit, le temps de tout un chacun est précieux. Le temps est une denrée qui nous est donnée en quantité limitée à notre naissance. Donc, soyons concis, adaptons notre propos à notre interlocuteur, attisons son intérêt, soyons précis…

Les 10 points proposés par Ty méritent d’être lus. J’en retiendrais 3 qui sont réellement primordiaux selon mon expérience et j’en ajouterais un que je n’ai pas trouvé dans la liste:

1. faisons simple

Soyons directs. Exposons les faits et pourquoi son implication est nécessaire. Ne l’inondons pas d’informations, soyons concis, n’utilisons pas de jargon. Procéder différemment serait un gaspillage de temps et il aurait tous les droits de penser que nous sommes incapables de faire une synthèse efficace et de nous exprimer clairement.

2. proposons des solutions

Offrons une ou deux options (mais pas plus). Comme Ty l’indique dans son article, il ne sert à rien de présenter des problèmes sans propositions de solution. Il saura décider entre deux solutions mais c’est notre responsabilité de présenter des options cohérentes et documentées qui mettent en évidence avantages, inconvénients, coûts et impacts sur le projet.

3. soyons spécifiques sur ce que nous attendons d’eux

Un mémo ou un coup de fil pour débloquer une situation, plus d’argent, de temps ou de ressources, un arbitrage, une décision sur les priorités…

4. vue d’ensemble (ajout personnel)

Rappelons à notre grand(e) chef le contexte dans lequel s’inscrit notre projet. N’assumons pas qu’il/elle se souvient de qui nous sommes ni de l’objet de notre projet. Il/elle a beaucoup de choses à gérer en parallèle. Démarrons par revenir sur la manière dont notre projet supporte un ou plusieurs de ses objectifs stratégiques avant d’entrer dans les détails. Poursuivons ensuite par un résumé du contenu, coûts, délais, et jalons majeurs du projet. Et enfin, exposons où nous en sommes par rapport à ceux-ci.

Michel

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